Systeem emails zijn de mails die automatisch vanuit James verstuurd worden bij het constateren van bepaalde triggers, zoals het maken van een patiëntafspraak, het herstellen van een wachtwoord of de registratie van een patiënt op je patiëntenportaal.
Systeem email-sjabolonen zijn aan te passen onder "Praktijk' > 'Tekstsjablonen > Systeem email-sjablonen", op dezelfde wijze als een normaal mailsjabloon. Hieronder een overzicht van alle systeem email-sjablonen die je kunt aanpassen.
Indien gewenst, kun je aan deze systeem email-sjablonen een praktijklogo toevoegen, zowel als je eigen huisstijl toepassen (lettertypes en -kleuren).
Nieuwe patiënt account (Categorie: Nieuwe account voor patiënt):
Wordt naar de patiënt verstuurd bij registratie op het patiëntenportaal, of wanneer in de algemene gegevens van de patiëntenkaart op de knop [Inloggegevens verzenden] wordt geklikt, niet [Inloggegevens opnieuw verzenden].
Bevat standaard de gebruikersnaam, een link om het wachtwoord in te stellen, en een link naar de inlogpagina van het patiëntenportaal, zodat patiënten toegang kunnen krijgen tot het portaal.
Gebruik je het patiëntenportaal alleen voor registratiedoeleinden en laat je je patiënten dus niet inloggen? Dan kun dit sjabloon gebruiken als enkel een bevestiging van registratie, door de samenvoegvelden <<Gebruikersnaam>>, <<Login link>> en <<Herstel wachtwoord link>> te verwijderen.
Wachtwoord reset voor patiënt (Categorie: Herstel wachtwoord voor patiënt):
Wordt naar de patiënt verstuurd als deze in het patiëntenportaal de knop 'Wachtwoord vergeten' gebruikt, of wanneer er in de algemene gegevens van de patiëntenkaart op de knop [Inloggegevens opnieuw verzenden] wordt geklikt, niet [Inloggegevens verzenden].
Bevat standaard de gebruikersnaam en een link om het wachtwoord opnieuw in te stellen.
Bij het verzenden van deze mail worden herstellinks in voorgaande mails onbruikbaar gemaakt; alleen de nieuwste link zal kunnen worden gebruikt.
Registratie nieuwe patiënt (Categorie: Patiënt geregistreerd):
Wordt bij de registratie van een patiënt in het patiëntenportaal naar het e-mailadres verstuurd wat in 'Praktijk' > 'Algemeen' > 'Patiëntenportaal' is ingevuld in het veld 'E-mail bij registratie patiënt', als de instelling 'Email ontvangen' daar is aangevinkt.
Bevat standaard de aanmelddatum en de naam van de patiënt die zich geregistreerd heeft, en verwijst hierbij ook naar 'Home' > 'To-Do'.
Het is bedoeld om je op de hoogte te houden van de nieuwe registraties.
Afspraakbevestiging voor patiënt (Categorie: Afspraakbevestiging voor patiënt):
Wordt naar de patiënt verstuurd wanneer een patiëntafspraak wordt ingepland, mits afspraakbevestigingen aan staan.
Bevat standaard de datum, tijd, locatie, behandelaar en het eventuele herhaalpatroon van de patiëntafspraak, zowel als enige andere informatie die aan de betreffende praktijk, locatie en/of afspraaktype zijn toegevoegd.
Je kunt aan de afspraakbevestigingsmail een link toevoegen naar een vragenlijst, zodat de patiënt direct de door jou gewenste vragen in het nieuwe dossier kan beantwoorden.
Afspraakherinnering (Categorie: Afspraakherinnering voor patiënt):
Wordt een bepaald aantal uren voor een ingeplande afspraak verstuurd naar de patiënt, afhankelijk van de tijd die hiervoor is aangegeven in 'Praktijk' > 'Voorkeuren', mits afspraakherinneringen aan staan.
Bevat standaard de datum, tijd, locatie, behandelaar en het eventuele herhaalpatroon van de patiëntafspraak, zowel als enige andere informatie die aan de betreffende praktijk, locatie en/of afspraaktype zijn toegevoegd.
Afspraakwijziging voor patiënt (Categorie: Afspraak gewijzigd voor patiënt):
Wordt naar de patiënt verstuurd wanneer de datum, tijd, locatie of behandelaar in een bestaande afspraak gewijzigd wordt, mits afspraakbevestigingen aan staan.
Bevat standaard de datum, tijd, locatie, behandelaar en het eventuele herhaalpatroon van de oude én nieuwe patiëntafspraak, zowel als enige andere informatie die aan de betreffende praktijk, locatie en/of afspraaktype zijn toegevoegd.
Afspraak geannuleerd voor patiënt (Categorie: Afspraak verwijderd voor patiënt):
Wordt naar de patiënt verstuurd wanneer een afspraak verwijderd wordt in de agenda, mits afspraakbevestigingen aan staan.
Bevat standaard de datum, tijd, locatie, behandelaar en het eventuele herhaalpatroon van de oude én nieuwe patiëntafspraak.
Je kunt hier eventueel instructies en gegevens aan toevoegen voor het maken van een nieuwe afspraak indien nodig.
Factuur voor patiënt (Categorie: Factuur voor patiënt):
De begeleidende mail die naar de patiënt wordt verstuurd wanneer je hen een factuur per mail stuurt.
Bevat standaard de datum, het factuurnummer en de factuur als .pdf bestand in de bijlage, zowel als een eventuele link naar Mollie om de factuur via iDeal te betalen, mits de koppeling is gelegd.
Factuur voor instelling (Factuur voor instelling):
De begeleidende mail die naar de instelling wordt verstuurd wanneer je hen een factuur per mail stuurt.
Bevat standaard de datum, het factuurnummer en de factuur als .pdf bestand in de bijlage.
Nieuwe actie voor patiënt (Categorie: Actie beschikbaar):
Wordt naar de patiënt verstuurd wanneer voor hen een nieuwe actie is aangemaakt in het patiëntenportaal.
Geeft aan dat er een nieuwe actie openstaat voor de patiënt en bevat standaard een link naar het portaal.
Ter verduidelijking kun je de term 'Actie' aanpassen of een toelichting geven wat van de patiënt verwacht wordt. Als je een standaardtermijn hebt voor het voltooien van acties kun je dit hier aangeven.
Actie voltooid (Categorie: Actie voltooid):
Wordt naar de behandelaar gestuurd die een actie heeft aangemaakt voor een patiënt wanneer deze voltooid is in het patiëntenportaal.
Bevat standaard de naam en het nummer van de patiënt die de actie voltooid heeft.
Het is niet mogelijk om in de mail zien welke actie precies voltooid is. Je kunt hier eventueel nog instructies voor de behandelaar aan toe voegen als vervolgstappen, of aangeven waar de acties te vinden zijn in James (Patiëntenkaart > Dossiers > Acties).
Uitnodiging videogesprek (Categorie: Videobel uitnodiging):
Wordt verstuurd naar de patiënt wanneer er via de patiëntenkaart een videogesprek wordt gestart.
Bevat standaard een link naar het videogesprek en er wordt aangegeven dat er mogelijk toegang tot de microfoon en webcam moet worden verleend.
Je kunt hier bijvoorbeeld verdere informatie of instructies voor het videogesprek aan toevoegen, zoals het hebben van een stabiele internetverbinding, een up-to-date besturingssysteem en browser.
Test email instellingen (Categorie: Test email credentials):
Deze mail wordt naar het e-mailadres van de praktijk gestuurd wanneer je onder "Praktijk > Voorkeuren > E-mailinstellingen" op de knop [Test] klikt.
Dit betreft een testbericht om te controleren of de SMTP koppeling is gelukt.
Gebruikersnaam voor patiënt (Categorie: Patiënt is gebruikersnaam vergeten):
Wordt naar de patiënt verstuurd als zij op de inlogpagina van jouw patiëntenportaal op de knop 'Gebruikersnaam vergeten' klikken om hun gebruikersnaam op te halen.
Bevat standaard alléén de gebruikersnaam van de patiënt voor het inloggen op het portaal, en geeft aan dat deze gebruikersnaam eventueel gebruikt kan worden om het wachtwoord ook opnieuw op te vragen.
Herinnering factuur voor patiënt (Categorie: Herinnering factuur voor patiënt):
Wordt naar de patiënt verstuurd als een herinneringsfactuur wordt verstuurd onder 'Financieel' > 'Facturen'.
Hier wordt benadrukt dat het een herinneringe betreft. Bevat standaard de factuurdatum, het factuurnummer en de factuur als .pdf bestand in de bijlage, zowel als een eventuele link naar Mollie om de factuur via iDeal te betalen, mits de koppeling is gelegd.
Overzicht patiëntafspraken (Categorie: Afsprakenoverzicht voor patiënt):
Wordt naar de patiënt gestuurd wanneer in de "Patiëntenkaart > Afspraken" de knop [E-mail] gebruikt wordt om afspraken door te sturen.
Bevat standaard een lijst van de door de medewerker geselecteerde afspraken in .pdf-formaat.
Je kunt de tekst en inhoud van de mail aanpassen, maar niet de data die in het .pdf-bestand staat.