Met een patiëntafspraak plan je een afspraak voor één patiënt bij een behandelaar. In dit artikel lees je welke inrichting nodig is, hoe je een patiëntafspraak maakt en welke extra opties je tijdens en na het inplannen kunt gebruiken.
Wil je geen patiëntafspraak maken? Lees dan hoe je een algemene afspraak of groepafspraak maakt.
Voorwaarden voor het maken van een patiëntafspraak
Voordat je een patiëntafspraak kunt inplannen, moet de behandelaar goed zijn ingericht. De behandelaar moet:
- in de algemene medewerkersgegevens een gebruikersgroep met de rol Behandelaar hebben. Zonder deze rol heeft de behandelaar geen eigen agenda.
- in de agenda-instellingen het afspraaktype aangevinkt hebben dat je wilt inplannen.
- een actief rooster hebben op de locatie waar je de afspraak wilt inplannen.
Patiëntafspraak maken
- Open de agenda.
- Dubbelklik op een leeg tijdvak in de agenda of het rooster. Je kunt ook met de rechtermuisknop op een leeg tijdvak klikken en 'Nieuwe patiëntafspraak' kiezen.
- Zoek de patiënt op of voeg een nieuwe patiënt toe.
Tip: na het openen van de patiëntafspraak kun je direct beginnen met typen. De invoegcursor staat standaard in het veld 'Zoek patiëntnaam'. - Selecteer de patiënt om deze toe te voegen aan de patiëntafspraak.
Let op: is de tekst in de patiëntenregel rood? Dan zijn nog niet alle verplichte NAW-gegevens ingevuld en kun je voor deze patiënt nog geen consulten maken. Open de patiëntenkaart, zet de status op 'Actief', vul de velden met een groen sterretje in en sla de patiënt op. - Selecteer het afspraaktype waarvoor de patiënt komt.
Tip: plan je vaak hetzelfde afspraaktype in? Dan kun je het afspraaktype van de vorige afspraak van de patiënt automatisch laten invullen. Activeer hiervoor de instelling 'Kopieer vorige afspraakgegevens van patiënt' via Praktijk > Voorkeuren > 'Agenda - Algemeen'. - Controleer de locatie. Als je in een rooster hebt geklikt, is de locatie van dat rooster al ingevuld.
- Controleer eventueel de begintijd, eindtijd en behandelaar.
- Sla de patiëntafspraak op.
De patiëntafspraak is ingepland. Heb je ingesteld dat afspraakbevestigingen worden verstuurd? Dan wordt de afspraakbevestiging direct verzonden wanneer je de patiëntafspraak opslaat. Met de afspraakbevestiging kan je een vragenlijst mee laten sturen. Deze functie wordt vaak gebruikt om de patiënt alvast een start te laten maken aan de intake dossiervoering
Extra opties tijdens het maken van de patiëntafspraak
Tijdens het maken van de patiëntafspraak kun je aanvullende gegevens invullen of bestaande gegevens aanpassen.
Herhaling
Activeer 'Herhaling' om van de individuele patiëntafspraak een reeks patiëntafspraken te maken. Hiermee plan je meerdere afspraken in volgens een vast ritme.
Heb je ingesteld dat afspraakbevestigingen worden verstuurd? Dan wordt na het opslaan één afspraakbevestiging verstuurd met daarin de datums van alle afspraken. Verwijder of verplaats je één afspraak uit de reeks? Dan komt die afspraak los te staan van de herhaalreeks.
Indirecte tijd
Vul indirecte tijd in als je tijd wilt registreren die bij de afspraak hoort, maar geen directe behandeltijd is. Deze tijd kan in de agenda worden getoond door 'Ind. tijd tonen' te activeren. Als deze functie aanstaat, wordt de indirecte tijd ook meegenomen bij de BIG-herregistratie. Indirecte tijd is ook standaard in te stellen in het afspraaktype
Indirecte tijd wordt niet opgenomen in afspraakbevestigingen en/of -herinneringen.
Aan huis bezoek
Vink 'Aan huis bezoek' aan als de afspraak aan huis plaatsvindt. Op de afspraakbevestiging en -herinnering wordt dan het adres van de patiënt weergegeven.
Afspraakvoorstellen
Selecteer een afspraakvoorstel nadat je een patiënt en afspraaktype hebt toegevoegd. De datum en tijd van de afspraak worden dan aangepast naar het geselecteerde voorstel.
Afspraakvoorstellen zijn momenten waarop de geselecteerde behandelaar beschikbaar is op de gekozen locatie en waarop het geselecteerde afspraaktype past. Voorstellen worden alleen getoond voor roosters waarin het geselecteerde afspraaktype is toegestaan en waar genoeg ruimte is voor de volledige afspraak. Andere patiëntafspraken, groepafspraken en algemene afspraken kunnen voorstellen blokkeren.
Let op: deze optie is alleen beschikbaar voor medewerkers die in hun agenda-instellingen de instelling 'Gebruik voorstellen van patiëntafspraken' hebben geactiveerd.
Na het maken van de patiëntafspraak
- Na afloop van de behandeling kun je de afspraak doorboeken om een factuur of declaratie te genereren.
- Plaats je muis boven de afspraak om een tekstballon met een samenvatting van de patiëntafspraak te tonen. Links zie je informatie over de afspraak en rechts informatie over de patiënt.
- Je kunt een afspraak verplaatsen door deze te verslepen naar een ander tijdvak, een andere medewerker of een andere locatie. Welke opties je hebt, hangt af van de agendaweergave.
- Je kunt de duur van een afspraak aanpassen door de onderrand vast te pakken en te slepen met de verticale dubbelpijlcursor (
).
- Klik met de rechtermuisknop op de afspraak om deze te kopiëren, knippen of verwijderen. Na kopiëren of knippen kun je de afspraak in een ander tijdvak of in een andere agenda plakken. Stond 'E-mail verst.' aan in de oorspronkelijke afspraak? Dan wordt bij het plakken ook een afspraakbevestiging verstuurd, als deze instelling is geactiveerd.
- Dubbelklik op de afspraak en klik onderaan op 'Afspraakhistorie'. Hier zie je welke medewerker de afspraak heeft aangemaakt of gewijzigd.