Om een nieuwe patiëntafspraak in te plannen bij een behandelaar, moet de medewerker eerst aan de volgende voorwaarden voldoen:
- in hun algemene medewerkersgegevens een gebruikersgroep met de rol Behandelaar zijn toegewezen, anders heeft de behandelaar geen eigen agenda.
- in hun agenda-instellingen het afspraaktype aangevinkt hebben dat je wilt inplannen.
- een actief rooster hebben in de periode wanneer, en op de locatie waar je de patiëntafspraak wilt inplannen.
Er zijn andere werkwijzen voor het inplannen van algemene afspraken en groepafspraken zijn
Patiëntafspraak maken in het kort
Hieronder lees je hoe je in de basis een patiëntafspraak maakt:
- Open de agenda
- Dubbelklik met je linkermuisknop op een leeg tijdvak in de agenda, of klik met je rechtermuisknop en kies 'Nieuwe patiëntafspraak'.
- Zoek de patiënt op.
Tip: Je kunt na het openen van de patiëntafspraak meteen beginnen met typen, omdat de invoegcursor standaard in het veld 'Zoek patiëntnaam' staat. - Selecteer de patiënt om deze toe te voegen aan de patiëntafspraak.
Let op! Is de tekst in de patiëntregel rood? Dan zijn nog niet alle verplichte NAW-gegevens ingevuld en kun je voor deze patiënt dus nog geen consulten maken. Open de patiënt, pas de status aan naar 'Actief', vul de velden in waarbij een groen sterretje staat en sla de patiënt op. - Selecteer het afspraaktype (de behandeling) waarvoor de patiënt komt.
Tip: Plan je vaak hetzelfde afspraaktype in? Dan kun je het afspraaktype van de vorige afspraak van de patiënt automatisch laten invullen. Hiervoor activeer je de instelling 'Kopieer vorige afspraakgegevens van patiënt' onder "Praktijk > Voorkeuren > Agenda - Algemeen". - Sla de patiëntafspraak op.
De patiëntafspraak is ingepland. Heb je ingesteld afspraakbevestigingen te versturen? Dan wordt deze direct verstuurd bij het opslaan van de patiëntafspraak.
Optionele patiëntafspraak instellingen
- Activeer 'Herhaling' om van deze individuele patiëntafspraak een reeks patiëntafspraken te maken. Heb je ingesteld afspraakbevestigingen te versturen? Na het opslaan van de patiëntafspraak wordt er eenmalig een afspraakbevestiging verstuurd waarin de datums van alle afspraken staan.
- Voeg een 'Toelichting' toe. Afspraken met een toelichting zijn te herkennin aan het informatie-icoon ( i ).
- Pas de 'Locatie' aan. Wordt automatisch ingevuld op basis van de locatie van het rooster van de in de agenda geselecteerde tijdvak.
- Pas de 'Begintijd' aan. Wordt automatisch ingevuld op basis van de tijd van de in de agenda geselecteerde tijdvak.
- Pas de 'Eindtijd' aan. Wordt automatisch ingevuld op basis van de ingevulde begintijd en de duur van het geselecteerde afspraaktype.
- Vul een 'Indirecte tijd' in. Deze tijd kan worden getoond in de agenda door 'Ind. tijd tonen' te activeren. Indirecte tijd wordt niet getoond op eventuele afspraakbevestigingen en/of -herinneringen.
- Pas de 'Behandelaar' aan. Wordt automatisch ingevuld op basis van de eigenaar van in de agenda waarin de patiëntafspraak wordt gepland.
- Selecteer een 'Afspraakvoorstel' na het toevoegen van een patiënt en afspraaktype. Deze optie is alleen beschikbaar voor medewerkers die in de agenda-instelling 'Gebruik voorstellen van patiëntafspraken' hebben geactiveerd.
Opties na het maken van de patiëntafspraak
- Eenmaal de patiënt is behandeld, wil je de afspraak doorboeken om zo een factuur of declaratie te genereren.
- Rust met je muis op de afspraak, voor een tekstballon met een samenvatting van de patiëntafspraak. Links tref je informatie over de afspraak, en rechts over de patiënt.
- Een afspraak kan worden verplaatst door deze vast te pakken en slepen naar een ander tijdvak, medewerker of locatie, afhankelijk van de agendaweergave.
- De duur van een afspraak kan worden verlengd door de onderrand en met de verticale dubbel pijl cursor (
) vast te pakken en slepen.
- Klik met je rechtermuisknop op de afspraak om hem te kopiëren, knippen of verwijderen. Eenmaal gekopiëerd of geknipt, kun je deze in een ander gewenst tijdvak in een (andere) agenda plakken. Stond het hokje 'E-mail verst.' aan in de gekopiëerde afspraak? Dan wordt bij het plakken van de afspraak ook een afspraakbevestiging verstuurd, indien deze instelling is geactiveerd.