In dit artikel lees je hoe je automatische e-mails instelt voor patiëntafspraken. Denk hierbij aan afspraakbevestigingen, afspraakherinneringen, wijzigingsbevestigingen en annuleringsbevestigingen.
Automatische afspraakmails worden alleen verstuurd als de instellingen goed staan. Deze instellingen werken van algemeen naar specifiek. De instellingen op praktijkniveau vormen de basis. Daarna bepalen het afspraaktype en de patiëntinstellingen of de e-mails standaard aan of uit staan. In de afspraak zelf kun je dit per afspraak nog aanpassen.
Welke automatische afspraakmails zijn er?
- Een afspraakbevestiging wordt binnen enkele minuten na het maken van de afspraak verstuurd.
- Een afspraakherinnering wordt een ingesteld aantal uren vóór de afspraak verstuurd.
- Een wijzigingsbevestiging wordt verstuurd als je een afspraak wijzigt.
- Een annuleringsbevestiging wordt verstuurd als je een afspraak verwijdert.
Patiënt later uitnodigen voor controle
Wil je een patiënt later uitnodigen voor een controleafspraak, bijvoorbeeld voor een jaarlijkse controle of zolencontrole? Gebruik dan geen afspraakherinnering, maar een oproep.
Met een oproep kun je een uitnodiging voor een controleafspraak inplannen zonder direct een patiëntafspraak te maken. Op of rond de oproepdatum stuur je de oproep per e-mail of post vanuit Home > Oproepen. Verstuur je de oproep per e-mail? Dan kan de patiënt via de oproeplink online een afspraak inplannen.
Let op: Een afspraakherinnering hoort bij een afspraak die al in de agenda staat. Een oproep gebruik je juist om een patiënt later uit te nodigen om een nieuwe controleafspraak te maken.
Controleer e-mailinstellingen op praktijkniveau
Ga naar Praktijk > Voorkeuren > Agenda - Algemeen.
De instellingen op praktijkniveau zijn de basisinstellingen voor automatische afspraakmails. Als deze instellingen uit staan, worden de afspraakmails niet verstuurd. Ook niet als de instellingen bij het afspraaktype, de patiënt of de afspraak zelf aan staan.
Controleer of de gewenste instellingen aan staan:
- 'E-mailbevestiging aan patiënt'
- 'E-mailherinnering aan patiënt'
Gebruik je afspraakherinneringen? Stel dan ook in hoeveel uur vóór de afspraak de herinnering verstuurd moet worden.
Controleer de instellingen bij het afspraaktype
Per patiënt afspraaktype kun je instellen of er een e-mail wordt verstuurd. Deze functie staat automatisch al aan.
De instelling bij het afspraaktype gaat vóór de instelling op praktijkniveau, maar kan nog worden aangepast door de instellingen bij de patiënt en in de afspraak zelf.
Je kunt daarnaast extra informatie toevoegen aan de e-mail. Gebruik hiervoor het veld 'Afspraak informatie e-mail'. Bij een intake kun je hier bijvoorbeeld aangeven dat de patiënt een handdoek moet meenemen.
Je kunt ook op praktijk- en locatieniveau tekst toevoegen aan de bevestigings- en herinneringsmail.
Controleer e-mails bij de patiënt
Per patiëntenkaart kun je instellen of er een e-mail wordt verstuurd. Deze functie staat automatisch al aan.
Open de algemene gegevens van de patiënt.
Zet het veld 'Verstuur mails' op 'Ja'.
De instelling bij de patiënt gaat vóór de instellingen bij het afspraaktype en op praktijkniveau, maar kan in de afspraak zelf nog worden aangepast.
In deze instelling bepaal je ook of de patiënt de e-mails in het Nederlands of Engels ontvangt.
Tip: Je kunt de inhoud van de e-mails aanpassen door het bijbehorende e-mailsjabloon te wijzigen en voorwaardelijke teksten toe te voegen.
Controleer de instelling in de afspraak
Bij het maken van een patiëntafspraak staat 'E-mail verst' aan of uit op basis van de instellingen op praktijkniveau, bij het afspraaktype en bij de patiënt.
De instelling in de afspraak zelf heeft de hoogste prioriteit. Hiermee kun je per afspraak bepalen of er een afspraakbevestiging en/of afspraakherinnering wordt verstuurd.
- Maak een patiëntafspraak aan.
- Voeg een patiënt toe.
- Selecteer een afspraaktype.
- Controleer of het hokje 'E-mail verst' aan staat.
- Sla de patiëntafspraak op.
De afspraakbevestiging wordt binnen enkele minuten verstuurd. De herinnering wordt verstuurd op het moment dat je in de praktijkvoorkeuren hebt ingesteld.
Let op: Heb je een herhaling toegevoegd aan een patiëntafspraak? Dan wordt er één afspraakbevestiging verstuurd waarin alle datums zijn opgenomen.
Afspraakbevestiging opnieuw versturen
Het is niet mogelijk om een afspraakbevestiging handmatig opnieuw te versturen. Ook het opnieuw opslaan van dezelfde afspraak verstuurt geen nieuwe afspraakbevestiging.
Wil je toch opnieuw een afspraakbevestiging versturen? Dan moet je de afspraak opnieuw inplannen:
- Open de bestaande afspraak.
- Zet het vinkje bij 'E-mail verst' uit.
- Sla de afspraak op.
- Verwijder de afspraak.
- Plan dezelfde afspraak opnieuw in de agenda.
Bij het opslaan van de nieuwe afspraak wordt automatisch een nieuwe afspraakbevestiging verstuurd.
Let op: Zet eerst 'E-mail verst' uit en sla de afspraak op voordat je de afspraak verwijdert. Zo voorkom je dat er een annuleringsbevestiging naar de patiënt wordt verstuurd.
Controleren of een e-mail is verstuurd
Wil je controleren of een e-mail is verstuurd? Ga dan naar Home > E-mail logging.
Uitschrijven voor automatische afspraakmails
In iedere afspraakbevestiging en afspraakherinnering staat standaard een link waarmee de patiënt zich kan uitschrijven voor automatische e-mails.
Schrijft een patiënt zich via deze link uit? Dan wordt in de patiëntenkaart > Algemeen het veld 'Verstuur mails' automatisch gewijzigd van 'Ja' naar 'Facturen'.
De patiënt ontvangt dan geen afspraakbevestigingen en afspraakherinneringen meer, maar nog wel automatische e-mails over facturen.
Wil de patiënt zich later weer aanmelden voor automatische afspraakmails? Zet dan in de patiëntenkaart > Algemeen het veld 'Verstuur mails' weer op 'Ja' en sla de wijziging op.