In dit artikel lees je hoe je de praktijkomgeving inricht zodat er automatisch e-mails worden verstuurd na het maken, wijzigen en verwijderen van een afspraak.
Afspraakbevestigingen en -herinneringen worden automatisch verstuurd na het maken van een patiëntafspraak. De afspraakbevestiging wordt binnen enkele minuten verstuurd en de herinnering een ingesteld aantal uren vóór de afspraak. Bij het verwijderen van een afspraak wordt een annuleringsbevestiging verstuurd en bij het wijzigen van een afspraak een wijzigingsbevestiging.
Instellen voor het versturen
Om afspraakbevestigingen en/of -herinneringen te versturen, moet de instelling ‘E-mailbevestiging aan patiënt’ en/of ‘E-mailherinnering aan patiënt’ zijn geactiveerd onder Praktijk > Voorkeuren > Agenda - Algemeen.
Voor e-mailherinneringen stel je ook in hoeveel uur vooraf de herinnering wordt verstuurd.
Om afspraakbevestigingen en/of -herinneringen naar een patiënt te kunnen versturen, moet de instelling ‘Verstuur mails’ in de algemene gegevens van de patiënt op ‘Ja’ staan. Hier bepaal je ook of deze mails in het Nederlands of Engels worden verstuurd.
Tip: Je kunt de inhoud van de mails aanpassen door het bijbehorende e-mailsjabloon te wijzigen en voorwaardelijke teksten toe te voegen.
Versturen
Je verstuurt een afspraakbevestiging en/of -herinnering door bij het maken van de patiëntafspraak het hokje ‘E-mail verst’ aan te vinken.
Let op! Om afspraakbevestigingen en/of -herinneringen te versturen, moet dit zowel op praktijkniveau als bij de patiënt zijn ingeschakeld. Als dit niet het geval is, heeft het aanvinken van ‘E-mail verst’ in de afspraak geen effect.
- Maak een patiëntafspraak aan.
- Voeg een patiënt toe.
- Selecteer een afspraaktype.
- Vink het hokje ‘E-mail verst’ aan.
- Sla de patiëntafspraak op.
De afspraakbevestiging wordt binnen enkele minuten verstuurd en de herinnering een ingesteld aantal uren vóór de afspraak.
Let op! Heb je een herhaling toegevoegd aan een patiëntafspraak? Dan wordt er één afspraakbevestiging verstuurd waarin alle datums zijn opgenomen.
Twijfel je of een e-mail is verstuurd? Controleer het overzicht onder Home > E-mail logging.
Tip: Je kunt ook een vragenlijst meesturen met de afspraakbevestiging.
‘E-mail verst’ automatisch laten aanvinken (opt-out)
Je kunt instellen dat het hokje ‘E-mail verst’ automatisch wordt aangevinkt bij het maken van een patiëntafspraak. In dat geval werkt het versturen van e-mails als opt-out.
Let op! Ook bij deze instelling moeten de e-mailinstellingen op praktijkniveau en patiëntniveau actief zijn.
- Ga naar Praktijk > Afspraaktypes.
- Open het afspraaktype waarvoor je dit wilt instellen.
- Vink de instelling ‘E-mail bevestiging en herinnering aan patiënt’ aan.
- Klik op [Opslaan].
Het hokje ‘E-mail verst’ staat nu standaard aangevinkt bij afspraken met dit afspraaktype.
Uitschrijven door de patiënt (automatische e-mails)
In iedere afspraakbevestiging en -herinnering staat standaard een link waarmee de patiënt zich kan uitschrijven voor automatische e-mails.
Wanneer een patiënt zich via deze link uitschrijft, wordt in de patiëntenkaart > Algemeen het veld ‘Verstuur mails’ automatisch aangepast van ‘Ja’ naar ‘Facturen’. Dit betekent dat de patiënt geen afspraakbevestigingen en -herinneringen meer ontvangt, maar nog wel automatische e-mails over facturen.
Wil de patiënt dit ongedaan maken, dan kun je dit als behandelaar aanpassen door in de patiëntenkaart > Algemeen het veld ‘Verstuur mails’ weer op ‘Ja’ te zetten en op te slaan.
Troubleshooting
- Het is niet mogelijk om een afspraakbevestiging of -herinnering handmatig (opnieuw) te versturen. Deze e-mails kunnen niet via ZorgMail of Zivver worden verstuurd. Pas de afspraak eventueel licht aan om een wijzigingsbevestiging te versturen.
- Automatische e-mails worden standaard verstuurd via de e-mailhosting van James met als afzender ‘antwoord@james-software.nl’. Gebruik je een SMTP-koppeling met je eigen e-mailhosting, dan worden deze e-mails verstuurd via je eigen e-mailhosting met als afzender het ingestelde e-mailadres onder Praktijk > Algemeen.
```