In dit artikel lees je hoe je je praktijkomgeving inricht zodat er automatisch mails worden verstuurd na het maken, wijzigen en verwijderen van een afspraak.
Afspraakbevestigingen en -herinneringen worden automatisch verstuurd na het maken van een patiëntafspraak. De bevestiging wordt binnen enkele minuten verstuurd en de herinnering een ingesteld aantal uren voor de afspraak. Voor deze afspraken wordt bij het verwijderen een annuleringsbevestiging verstuurd en bij het wijzigen van de afspraak een wijzigingsbevestiging.
Instellen voor het versturen
Om afspraakbevestigingen en/of -herinneringen te kunnen versturen, moet de instelling 'E-mailbevestiging aan patiënt' en/of 'E-mailherinnering aan patiënt' zijn geactiveerd onder "Praktijk > Voorkeuren > Agenda - Algemeen".
In het geval van de e-mailherinnering dien je ook aan te geven hoeveel uur vooraf de herinnering moet worden verstuurd.
Om naar een patiënt afspraakbevestigingen en/of -herinneringen te kunnen versturen, moet de instelling ‘Verstuur mails‘ in de algemene gegevens van de patiënt op 'Ja' staan. Je kunt hier ook bepalen of deze in het Nederlands of Engels worden verstuurd.
Tip: Je kunt de inhoud van de mails aanpassen door het bijbehorende e-mailsjabloon te wijzigen en voorwaardelijke teksten toe te voegen.
Versturen
Je verstuurt een afspraakbevestiging en/of -herinnering door bij het maken van de patiëntafspraak het hokje 'E-mail verst' aan te vinken.
Let op! Om überhaupt afspraakbevestigingen en/of -herinneringen te kunnen versturen, moet dit aan staan op praktijkniveau én bij de patiënt. Als dit niet aan staat, heeft het aanvinken van 'E-mail verst' in de afspraak geen effect.
- Maak een patiëntafspraak aan.
- Voeg een patiënt toe.
- Selecteer een afspraaktype.
- Vink het hokje 'E-mail verst' aan (of laat dit aangevinkt staan als dit automatisch wordt aangevinkt).
- Sla de patiëntafspraak op.
Je hebt nu een patiëntafspraak opgeslagen met 'E-mail verst' aangevinkt. De afspraakbevestiging wordt binnen enkele minuten verstuurd en de herinnering een ingesteld aantal uren voor de afspraak.
Let op! Heb je een herhaling toegevoegd aan een patiëntafspraak? Dan wordt er maar één keer een afspraakbevestiging verstuurd waarin de datums van alle afspraken staan.
Twijfel je of een mail is verstuurd? Controleer dan het overzicht onder "Home > E-mail logging".
Tip: Je kunt ook een vragenlijst versturen met de afspraakbevestiging.
'E-mail verst' automatisch laten aanvinken (opt-out)
Je kunt instellen dat het hokje 'E-mail verst' automatisch wordt aangevinkt bij het maken van een patiëntafspraak. In dat geval wordt het versturen een opt-out: het vinkje staat standaard aan, en je vinkt het uit als je geen e-mail wilt versturen.
Let op! Ook als je dit automatiseert, moeten de instellingen op praktijkniveau en patiëntniveau aan staan. Anders worden er alsnog geen afspraakbevestigingen en/of -herinneringen verstuurd.
- Ga naar Praktijk > Afspraaktypes.
- Open het afspraaktype waarvoor je dit wilt instellen.
- Vink de instelling ‘E-mail bevestiging en herinnering aan patiënt’ aan.
- Klik op [Opslaan].
Je hebt nu ingesteld dat bij het maken van een patiëntafspraak met dit afspraaktype het hokje 'E-mail verst' automatisch wordt aangevinkt. Je kunt het vinkje in de afspraak altijd uitzetten als je voor die afspraak geen afspraakbevestiging en/of -herinnering wilt versturen.
Troubleshooting
- Het is niet mogelijk om een afspraakbevestiging of -herinnering handmatig (opnieuw) te versturen. Afspraakbevestigingen en -herinneringen kunnen niet via ZorgMail of Zivver worden verstuurd. Pas zo nodig de afspraak ietwat aan om zo een bevestiging te versturen van de wijziging.
- Automatische mails, waaronder afspraakbevestigingen en -herinneringen, worden standaard verstuurd via de e-mailhosting van James met als afzender 'antwoord@james-software.nl'. Heb je een SMTP-koppeling gemaakt met je eigen e-mailhosting? Dan worden deze automatische mails verstuurd via je eigen e-mailhosting met als afzender het e-mailadres dat je hebt ingevuld onder Praktijk > Algemeen.