Praktijk > Algemeen

Op deze pagina tref je de belangrijkste instellingen voor je praktijkomgeving. Ze zijn standaard afgestemd tijdens de inrichting van de praktijk en hoeven alleen aangepast te worden als er iets verandert in de praktijk. Van algemene gegevens en het patiëntportaal tot financiële details en beveiliging: hier lees je per onderdeel wat je kunt instellen en hoe het werkt.
 

Algemeen [Praktijknummer]

• Naam praktijk: De praktijknaam zoals bekend in James. In afspraakbevestigingen en -herinneringen wordt hier standaard naar verwezen met automatische (samenvoeg)velden.
• Status: De status van de praktijkomgeving. Bij 'Actief' kan de praktijkomgeving gebruikt worden. Bij 'Geannuleerd' is de omgeving voor alle medewerkers niet meer bereikbaar.
• Adresgegevens: Adres van de praktijk. In tekstsjablonen kan naar deze info worden verwezen met automatische (samenvoeg)velden. Hier wordt niet standaard naar verwezen. 
• Email: Dit e-mailadres wordt praktijk-breed gebruikt voor het versturen van e-mails, ook met een SMTP-koppeling.
• Website: De landingspagina waar patiënten naartoe worden geleidt na het maken van een afspraak op het afsprakenportaal en na het registreren via de link patiëntportaal directe registratie. De URL moet beginnen met "https://"
• Alg. voorw. link: Bij registratie op het patiëntportaal wordt naar deze webpagina verwezen als de "algemene voorwaarden van de praktijk". De patiënt moet hiermee akkoord gaan om de registratie te kunnen voltooien. 
• Vereniging: Toont de verenigingnaam of -nummer op de factuur, maar alleen op facturen met prestaties uit tarieflijsten met codelijst 999 en 054.
• Telefoonnummer/mobiel: In tekstsjablonen kan naar deze telefoonnummers worden verwezen met automatische (samenvoeg)velden. Hier wordt niet standaard naar verwezen. 
• Patiënt begroeting: De standaard begroeting die voor nieuwe patiënten wordt gehanteerd. Dit kan later worden aangepast via Patiëntenkaart > Algemeen.
  Opties zijn: 'Geachte meneer/ mevrouw achternaam', 'Beste meneer/ mevrouw achternaam of 'Beste voornaam'
  Tip: mocht jouw voorkeur hier niet tussen staan kan je het <<patiënt begroeting>> veld in het mail/ tekstsjabloon aanpassen naar exact de gegevens die je wilt.
• Instellingscode: Instellingen vullen hier hun AGB code in, niet praktijken.
• Additionele praktijkinformatie: De informatie die je hier invult wordt toegevoegd aan alle afspraakbevestigingen en -herinneringen. Vink het hokje aan om de informatie te kunnen bewerken. 
• Oproep e-mail onderwerp: Het onderwerp van de oproepmail als in het mail sjabloon bestemd voor oproep geen onderwerp is opgenomen. 
• Vragenlijst e-mail standaard onderwerp: Het onderwerp van de handmatig verstuurde vragenlijstmail als in het mail sjabloon bestemd voor vragenlijst geen onderwerp is opgenomen. 

Patiëntenportaal

• Patiënt portaal tekst: Het welkomstbericht dat wordt weergegeven op de inlogpagina van jouw patiëntportaal. Vul je hier niets in? Dan wordt er een standaard bericht getoond. 
• Bepaal de 'Vraag'..., Voeg antwoord toe, Dossiersjablonen & Voorgedefinieerde antwoorden: Als je verschillende dossiersjablonen hebt gepubliceerd voor de registratie op het patiëntportaal, dan kun je hier regelen dat het dossier van de nieuwe patiënt wordt gebaseerd op het juiste dossiersjabloon, en de patiënt de juiste vragen krijgt om te beantwoorden. 
• Afbeelding WebApp achtergrond: De afbeelding die je hier uploadt wordt weergegeven op de horizontale weergave van jouw afsprakenportaal en de inlogpagina van jouw patiëntportaal.
• Praktijk logo voor patiëntportaal: Het praktijklogo dat je hier uploadt is zichtbaar na inloggen op jouw patiëntportaal.
• Onderwerp - voeg drop-down waarde toe & Onderwerpen: Deze velden hebben geen functie meer.
• Ouderlijk gezag tekst: De stelling van de ja-nee-vraag die wordt getoond wanneer een (ouder van een) patiënt zich registreert op het patiëntportaal <18 (met ouderlijk gezag) om te bepalen of er sprake is van bewind voering. Zo ja, dan kunnen één of meer contactpersonen zich tegelijk registreren. 
• Email bij registratie patiënt & Email ontvangen: Het e-mailadres waarnaar automatisch een e-mail wordt verstuurd wanneer een patiënt zich registreert. 'Email ontvangen' moet hiervoor zijn aangevinkt. 
  Tip: Je kunt patiëntregistraties ook bijhouden onder Home > To-do, zie categorie 'Patiëntregistratie'. 
• Patiënt mag afspraak verwijderen: Bepaalt of de patiënt zelf een afspraak mag verwijderen, zij dat 'Altijd', 'Alleen buiten No-Show periode' of 'Nooit'.
  Tip: de No-Show periode kan je instellen bij Praktijk > Voorkeuren.

Financiële details

• Bankrekeningnummer: Vul hier het 'bankrekeningnummer t.n.v. bankrekeninghouder' in. Deze informatie verschijnt onderaan de factuur bij de meeste betalingscondities.
  Let op: dit veld heeft een maximum aantal tekens van 56.
• Bankrekeninghouder: Komt niet op de factuur te staan.
• Valuta: Kies de munteenheid die praktijk-breed gehanteerd wordt. Dit kun je ook per tarieflijst aanpassen.
• Betalingscondities: De standaard betalingsconditie voor je facturen.
• BTW nummer: Dit veld is voor de eigen administratie en komt verder nergens in James terug.
• BTW percentages: Alleen de geselecteerde percentages kunnen gebruikt worden (0%, 6% België, 9% en 21%).
• Gebruik voor facturen en declaraties:
  • Bij 'Bankrekening praktijk' wordt het ingevulde rekeningnummer bij 'Bankrekeningnummer' gebruikt.
  • Bij 'Bankrekening declarant' wordt het rekeningnummer uit het medewerkeraccount van de declarant van een contract gebruikt.
• Toon: Kies of de betalingsconditie op de factuur getoond mag worden.
• Grootboekrekening debiteuren: Wanneer de facturen de declaraties automatisch gesynchroniseerd worden met de boekhouding vul je hier het grootboekrekening nummer in voor de debiteuren. 
  Tip: standaard nummer is 1300.
• BTW aanwezig op factuur: Geef aan of de BTW op de factuur komt te staan.
  Let op: facturen op basis van de GDS801-standaard tonen standaard geen BTW.
• Volgende debiteurnummer: Hier bepaal je vanaf welk nummer James nieuwe debiteur/patiëntnummers uitgeeft. Nummers die al gekoppeld zijn aan patiëntenkaarten worden overgeslagen.
• E-mailadres kopie facturen/declaraties: Het opgegeven e-mailadres ontvangt een kopie zodra facturen of declaraties zijn gefactureerd of geaccepteerd door de verzekeraar.
• Prefix facturen: Functie die binnenkort beschikbaar komt.
  Vanaf 19-12-25 heet dit veld ‘Prefix/opmaak facturen’: Bepaalt de prefix en de lengte van het factuurnummer.

Instellingen voor factoringservices zoals Infomedics:

• Factoring service: Kies 'Ja' als James rekening moet houden met factoring. Kies 'Nee' voor reguliere verwerking.
• Stuur declaraties naar: Kies 'Alleen patiënt' voor alleen factoring via patiënt, of 'Patiënten en verzekeraars' voor verwerking via factoring voor beide.
• Factoring servicenaam: Kies de gebruikte factoring service: 'Famed', 'VIP Calculus' of 'Infomedics', met of zonder BSN.
• Factoring facturen primair per e-mail: Stel in dat de factoring service facturen primair per mail verstuurt.

Professies

• Praktijk AGB-code aanpassen en professies toevoegen: Via de velden 'Professie' en 'AGB-code' kun je nieuwe professies toevoegen en de praktijk AGB aanpassen.
  Belangrijk:

  • Voeg professies alleen toe in overleg met de supportdesk.

  • Pas de praktijk AGB alleen aan nadat alles rondom deze AGB-code financieel is afgehandeld. 

  • Een toegevoegde professie kan niet meer verwijderd worden.

• Factuurachtergrond aanpassen en toevoegen: Via de velden 'Professie', 'Factuursjabloon type', 'Gebruik factuurachtergrond' en 'Gebruik voor tarieflijst(en)' stel je in wanneer een factuurachtergrond wel of niet gebruikt wordt.

Beveiliging

• Gebruik twee factor authenticatie (2FA) met een authenticatie app (bijv. Google authenticator, Authy, Microsoft authenticator): Moet worden geactiveerd om met twee factor authenticatie (2FA) in te inloggen en toegang te krijgen tot alle exportmogelijkheden in James.
  Tip: Zonder 2FA beveiliging kan je alleen een 'Afspraken' export uitdraaien.
• Vertrouw dit apparaat: Bepaalt hoe lang het duurt voor James de medewerker vraagt om opnieuw een authenticatiecode in te vullen bij het inloggen vanaf hetzelfde apparaat en op hetzelfde internet. 
  Keuze uit 'Nooit', '24 uur' en '7 dagen'

Machtiging

• Beperkte inzage voor behandelaren: Beperkt behandelaren tot hun eigen agenda’s en patiënten. Zij zien patiënten van collega’s nog wel in zoekresultaten, maar kunnen de patiëntenkaart niet openen. Alleen patiënten waarbij zij zelf als behandelaar staan ingevuld blijven toegankelijk.

Patiënten delen

Deze functie is alleen zichtbaar wanneer je praktijk deel uitmaakt van een zorgcentrum.

• Voeg toe: Voeg een onderdeel van de patiëntenkaart toe dat je wilt delen met een andere praktijk. In eerste instantie is alleen 'Patiënt' beschikbaar. Daarna zijn ook 'Dossier', 'Document', 'Dagjournaal', 'Rapport' en 'Email' te kiezen. De aanpassing wordt op alle gedeelde patiënten toegepast.
• Prullenbak: Verwijder het geselecteerde onderdeel van de gedeelde patiëntenkaart. De wijziging geldt voor alle gedeelde patiënten.
• Deel patiënten automatisch: Met deze instelling worden alle patiënten automatisch gedeeld.

Modules

In dit gedeelte zie je welke modules voor je praktijk zijn ingeschakeld, waaronder de callcenters en het patiëntportaal en afsprakenportaal.
Wil je hier iets in laten wijzigen, neem dan contact op met de supportdesk.