Wanneer je een nieuwe praktijk AGB-code krijgt, bijvoorbeeld na een praktijkovername of rechtsvormwijziging, moet je met de volgende punten rekening houden:
- Toestemmingsverklaringen afgeven bij Vecozo
- Alle facturen en declaraties vinden, versturen en verbeteren
- Praktijk AGB-code wijzigen in James
- Gewijzigde contracten en/of contractuele tarieven doorgeven
Toestemmingsverklaringen afgeven bij Vecozo
Voor je nieuwe praktijk AGB-code moet je nieuwe toestemmingsverklaringen afgeven voor het gebruik van ons centrale systeemcertificaat. Hierdoor kun je patiënten controleren op hun verzekeringsgegevens en declaraties naar Vecozo versturen, ook nadat de nieuwe AGB-code aan je praktijkomgeving is gekoppeld. Hoe je de toestemmingsverklaringen afgeeft, lees je hier.
Alle facturen en declaraties vinden, versturen en verbeteren
Verwerk eerst alle facturen en declaraties van de oude praktijk-AGB voordat je van AGB-code wisselt. Zo voorkom je dat je declaraties moet verbeteren terwijl je tussentijds wisselt van AGB-code. Volg hiervoor de onderstaande stappen:
1. Niet doorgeboekte afspraken doorboeken
Ga naar Home > To-Do Home > To-Do en filter op 'Niet doorgeboekte afspraak' en alle medewerkers. Dit zijn afspraken zonder gekoppelde factuur of declaratie. Open de to-do en boek het consult. Het consult verdwijnt uit de to-do zodra je het opslaat.
Tip: Staan er afspraaktypes tussen die geen factuur of declaratie moeten maken? Zoek het afspraaktype dan op bij Praktijk > afspraaktypes en vink 'Geen consult' aan. Dit heeft effect op de to-do's.
Bij een erg lange lijst zou je kunnen beginnen met het handmatig doorboeken van je agenda via het rechtermuisknop menu [Nieuw consult] of [Boek consult], pak daarna de overgeslagen afspraken via de to-do op.
2. Alle hangende consulten verwerken
Ga naar Financieel > Consulten en verbeter de consulten op basis van hun status. (Meer info)
Tip: De to-do categorie 'Declaratie onvolledig consult' toont dezelfde consulten, zodat behandelaren deze zelf kunnen oppakken.
3. Afgewezen declaraties verbeteren
Stel de filters in het declaratieoverzicht zoals in de screenshot en verbeter alle afgewezen declaraties. Het overzicht moet volledig leeg zijn.
4. Te declareren declaraties vinden en versturen
Zet dezelfde filters in het declaratieoverzicht en verstuur alle declaraties. Sorteer op datum (punt 2) van oud naar nieuw zodat intakes eerst verstuurd worden.
5. Te factureren facturen vinden en versturen
Zet onderstaand filter in het facturenoverzicht en verstuur alle openstaande facturen.
Tip: Vergeet niet dat je facturen kan bundelen in verzamelfacturen.
6. Wachten op retourinformatie
Wacht tot alle declaraties retourinformatie hebben en herhaal stap 3 en 4 totdat er geen afgewezen declaraties meer zijn.
Pas daarna kun je de praktijk AGB-code wijzigen. Boek geen afspraken met de nieuwe AGB-code totdat deze stappen voltooid zijn.
Praktijk AGB-code wijzigen in James
Voeg de nieuwe praktijk AGB-code toe bij de bijbehorende professie via "Praktijk > Algemeen > Professies > Toegewezen professie - regel". Let op: de ingevulde AGB-code verschijnt op je facturen en declaraties. Als je nog declaraties met de oude AGB-code wilt versturen of downloaden, pas de AGB-code tijdelijk terug voordat je de declaratie verstuurt/downloadt. Zet daarna de AGB-code terug naar de nieuwe code. Zie ook stappenplan praktijk AGB-code aanpassen.
Let op: voeg geen nieuwe professie toe, pas alleen de praktijk AGB-code van de reeds toegewezen professie aan.
Gewijzigde contracten en/of contractuele tarieven doorgeven
Bij een nieuwe praktijkeigenaar kan het nodig zijn een andere declarant op de contracten te vermelden, of andere contracten met gewijzigde tarieven.
Bij een overname rond de jaarwissel kun je de nieuwe contracten (met nieuwe declarant) importeren. Bij overnames op andere momenten geef je wijzigingen (declarant & contracten) door aan support@james-software.nl. Vermeld daarbij wie de declarant is, de startdatum van de contracten en het type contracten. Wij verwerken deze in je praktijkomgeving.