Voor de communicatie tussen James en Vecozo wordt het centrale systeemcertificaat van James gebruikt, hiervoor dien je een toestemmingsveklaring(en) af te geven.
Let op! James ondersteunt niet (meer) praktijken hun eigen systeemcerticaten. Mocht je nog een eigen systeemcertificaat hebben, kun je deze laten verlopen.
Door in te loggen bij Vecozo met je persoonlijke Vecozo certificaat kun je toestemmingsverklaringen afgeven voor de volgende services:
- COV: Voor het gebruik van de COV check, hiermee kun je de verzekeringsgegevens van een patiënt ophalen. Bij het declareren en factureren van declarabele (officiële) zorg is dit verplicht.
- Zvw en Wlz declaraties: Voor het kunnen versturen van declaraties naar de zorgverzekeraars vanuit James.
- VSP-JW: Stelt jeugd- en Wmo-hulpverleners in staat nieuwe toewijzingen (JW301/WMO301) en retourberichten op te halen onder Home > Berichten en vanuit de patiëntenkaart > Berichten verzoeken om toewijzing (JW315/WMO315) en wijziging (JW317/WMO317) te versturen.
Toestemmingsveklaringen zijn maar tijdelijk geldig. Mocht een toestemmingsveklaring zijn verlopen, dan kun je deze verlengen of een nieuwe toestemmingsveklaring afgeven. Verlengen is niet altijd mogelijk.
Tip: Voor het verlengen van de toestemmingsverklaring navigeer je in Vecozo naar de toestemmingsverklaring en pas je de einddatum van de toestemmingsverklaring aan.
1. Toestemmingsverklaring afgeven/ verlengen
- Log in bij Vecozo. Klik rechts bovenin op het gebruikersnummer van jouw certificaat (onder jouw naam) en klik op ‘Mijn gegevens’.
- Kies voor 'Algemene instellingen'.
- Klik op de knop [Mijn (externe) toestemmingsverklaringen].
- Voeg een toestemmingsverklaring toe of werk deze bij:
- Wil je een nieuwe toestemmingsveklaring toevoegen? Klik dan op [Voeg toestemmingsverklaring toe]
- Wil je je toestemmingsveklaring verlengen? Klik dan op [Bijwerken], pas de einddatum aan en sla op. In dit geval kun je de volgende stappen overslaan.
- Selecteer bij ‘Applicatie’ de dienst waarvoor je een toestemmingsverklaring wilt afgeven: 'COV', 'Zvw en Wlz declaraties' of 'VSP-JW'.
- Selecteer 'Type instantie': 'Tussenpartij software'.
- Selecteer bij ‘Geeft toestemmingsverklaring aan’: 'James Software'.
- Pas indien nodig de einddatum van de toestemmingsverklaring aan.
Let op! De einddatum mag maximaal 2 jaar in de toekomst liggen. - Klik op de knop [Doorgaan].
- Vink ‘Ik ga akkoord' aan
- Klik op [Opslaan].
- (Optioneel) Herhaal stappen 1.4 t/m 1.11 voor de overige gewenste Vecozo diensten: 'COV', 'Zvw en Wlz declaraties' en/of 'VSP-JW'.
Je hebt de toestemmingsverklaring(en) afgegeven!
2. Online Dienst toevoegen.
Om de koppeling met Vecozo af te ronden dient er één online dienst toegevoegd te worden aan je praktijkomgeving. Heb je er al één toegevoegd? Dan hoef je deze stap niet te herhalen bij het verlengen of afgeven van een tweede toestemmingsverklaring.
- Log in bij James.
- Navigeer naar "Praktijk > Online diensten".
- Klik op de knop [Voeg online dienst toe].
- Geef de online dienst een naam, bijvoorbeeld: "COV/Vecozo"
- Selecteer bij 'Type': ‘COV/Vecozo (Centraal certificaat)’.
- Controleer dat bij 'Praktijk AGB code' het juiste beroep en praktijk AGB is geselecteerd en pas dit zo nodig aan.
Tip: Het aanpassen van een praktijk AGB code doe je onder "Praktijk > Algemeen". - Sla de online dienst op.
Afhankelijk van de toestemmingsverklaringen die je hebt afgegeven kun je nu de verzekeringsgegevens van een patiënt ophalen, declaraties versturen naar Vecozo of JW-berichten uitwisselen met de gemeentes.
Troubleshooting
- Gaat je toestemmingsverklaring verlopen? Dan kun je de toestemmingsverklaring vroegtijdig verlengen. Je hoeft niet te wachten tot deze daadwerkelijk is verlopen.
- Heb je geen mail ontvangen van Vecozo over het verlopen van je toestemmingsverklaringen? Pas dan de mail instellingen aan op de website van Vecozo.
- Werkt de koppeling niet meteen? Houd er dan rekening mee dat Vecozo een korte verwerkingstijd nodig heeft om de toestemmingsverklaring te activeren.
- Ben je nieuw bij James? Dan kan het zijn dat je eerder een toestemmingsverklaring hebt afgegeven voor een andere tussenpartij: je oude EPD. Je zult deze eerst moeten annuleren alvorens je een toestemmingsverklaring kan afgeven voor James Software.
- Heb je meerdere praktijken in de James omgeving? In dit geval moet je voor beiden praktijken de toestemmingsverklaring tekenen, maar koppel je de Online dienst aan één van de twee AGB-codes.