Door een verzamelfactuur te maken kun je meerdere 'Te factureren' facturen tegelijk factureren aan een patiënt of instelling als één factuur met één factuurnummer. Je kunt verzamelfacturen maken vanuit het facturenoverzicht of via een patiëntafspraak in de agenda.
Wanneer je een verzamelfactuur maakt voegt dit een nieuwe factuurregel toe aan het facturenoverzicht met type 'Verzamelfactuur', hieraan worden de facturen die je hebt samengevoegd in feite gekoppeld. Deze verzamelfactuurregel kun je factureren zoals een normaal factuur, dit factureert dan de onderliggende factuurregels.
Welke factuurregels aan de verzamelfactuur zijn gekoppeld weet je op basis van de overeenkomende factuurnummers en/of consultnummers door de verzamelfactuur openen.
Vanuit het facturenoverzicht
- Open het facturenoverzicht onder Financieel > Facturen.
- Klik rechtsboven het facturenoverzicht op [Verzamelfactuur]
- Vul een 'Patiënt' of 'Instelling' in.
Tip! Laat deze velden leeg om voor alle patiënten en instellingen aparte verzamelfacturen te genereren, daar waar de debiteur 2 of meer 'Te factureren' facturen heeft. - Vul bij 'Startdatum' en 'Einddatum' de datums in van de facturen die je samen wilt voegen.
De factuurdatum is gelijk aan de consultdatum voor 'Te factureren' facturen.
Tip! Laat deze velden leeg om tot een verzamelfactuur te komen voor állé 'Te factureren' facturen. - (Alleen als je bij stap 3 een instelling hebt ingevuld) (De)activeer 'Per patiënt' om t.a.v. de instelling:
- Aan: aparte verzamelfacturen te genereren per patiënt.
- Uit: één verzamelfactuur te genereren.
- Klik op [Genereer]
Je hebt één of meerdere verzamelfacturen gegenereerd! Je kunt deze nu nog wijzigen of factureren door te printen en/of e-mailen naar de betreffende debiteur.
Tip: Op ingezoomde of kleinere schermen kan het zijn dat de knop [Verzamelfactuur] wegvalt. Door uit te zoomen komt de knop weer in beeld. (toets combinatie CTRL + Muis scrollwiel scrollen zoomt in en uit)
Via een patiëntafspraak in de agenda
Let op! De consulten voor de afspraken van de patiënt moeten zijn gemaakt vóór je een verzamelfactuur maakt vanuit de agenda.
Let op! Deze methode werkt alleen wanneer de patiënt de debiteur is van de facturen
- Open de agenda
- Klik met de rechtermuisknop op de patiëntafspraak waarvoor je een verzamelfactuur wilt maken
- Kies voor de optie 'Maak verzamelfactuur'.
- (Optioneel) Wijzig de verzamelfactuur
- Klik op [Print], [E-mail] of [Opslaan].
Let op! Print en E-mail doen meteen factureren. Opslaan bewaart de verzamelfactuur zonder te factureren.
Troubleshooting
- Je kunt alleen verzamelfacturen maken voor debiteuren die 2 of méér 'Te factureren' facturen hebben.
- Het selecteren van facturen in het facturenoverzicht heeft geen effect. De genereren van de verzamelfactuur(en) wordt volledige gebaseerd op de informatie die je invult na op [Verzamelfactuur] te hebben geklikt.
- De foutmelding 'Er zijn minstens twee facturen benodigd voor het maken van een verzamelfactuur' geeft aan dat er voor de patiënt, de instelling en/of de ingevulde periode onvoldoende 'Te factureren' facturen zijn voor de debiteur(en) om samen te voegen in een verzamelfactuur
- Facturen die al zijn samengevoegd in een verzamelfactuur kunnen niet opnieuw worden samenvoegd in een verzamelfactuur. Je kunt dit eventueel oplossen door ofwel:
- de bestaande verzamelfactuur(en) te verwijderen en een nieuwe verzamelfactuur te maken.
- de verzamelfactuur te openen, de ongewenste regels daaruit te verwijderen en dit op te slaan.
- Bij het crediteren van een verzamelfactuur hoef je niet meer de onderliggende facturen één voor één te crediteren. Je kunt nu in één keer creditfacturen maken voor alle onderliggende facturen door de factuur met het type 'Verzamelfactuur' te selecteren en op [Creditfactuur] te klikken. Alle creditfacturen worden direct samengevoegd tot één nieuwe verzamelfactuur die meteen kan worden gefactureerd.
- Verzamelfacturen worden niet automatisch aangemaakt. Alle verzamelfacturen worden hantmatig gemaakt.