Hoe factureer ik aan een externe instelling?

Dit artikel gebruik je als je wilt factureren aan een externe instelling, zoals een bedrijf, school, gemeente, zorgkantoor of regio.

Maak eerst de externe instelling aan. Kies daarna de gewenste werkwijze om de factuur te genereren.

1. Instellingsfactuur aanmaken via consult: gebruik deze werkwijze standaard als je regelmatig aan een instelling factureert. Je maakt een tarieflijst en een contract aan. Daarnaast koppel je de externe instelling aan de patiëntenkaart.
2. Instellingsfactuur aanmaken via een losse factuur: gebruik deze werkwijze alleen bij incidentele facturatie of als er geen consult is. Bij deze werkwijze sla je de prestatie over en kun je de factuur alleen aanmaken via het Financieel > Facturen overzicht.

Externe instelling aanmaken

1. Ga naar "Praktijk > Verzekeraars"
2. Klik op [Voeg toe].
3. Selecteer bij 'Type': Instelling.
4. Geef de instelling een 'Naam'.
5. Betreft het een gemeente, zorgkantoor of regio? Vul dan het bijbehorende 'Type instelling' in, inclusief de 4-cijferige regiocode.
6. Vul de adres- en contactgegevens in. De volgende gegevens hebben invloed op de factuur:
   • Postcode
   • Straat
   • Huisnummer
   • Woonplaats
   • E-mailadres
7. Sla de instelling op.

Bovenstaand zijn de verplichte velden die ingevuld moeten worden. Klik hier voor een uitleg van alle functies die bij Praktijk > Verzekeraars ingesteld kunnen worden. Zo kun je er bijvoorbeeld voor zorgen dat de patiënt alleen met het patiëntnummer op de factuur komt te staan.

Nadat je de externe instelling hebt aangemaakt, kun je een factuur maken via een van de onderstaande werkwijzen.
Klik op de titel om de uitleg zichtbaar te maken.

1. Instellingsfactuur aanmaken via een consult

1. Maak een tarieflijst die je gaat gebruiken voor bedrijven.
   1. Gebruik codelijst 999.
   2. De declaratiestandaard is GDS801.
   3. Zet de optie 'Tarieven op contracten' op 'Gebruik interne tarieven op contracten'.
   4. Voeg de prestaties toe.
      Tip: Je kunt een kopie maken van een bestaande tarieflijst en vervolgens bovenstaande aanpassingen doorvoeren.
2. Maak een contract aan waarin je de tarieflijst en de instelling koppelt. Klik op 'Instructie instellingscontract aanmaken' voor de volledige instructie.
3. Vink in de patiëntenkaart > algemeen de aangemaakte instelling aan. In het veld 'Uw kenmerk' kun je een code invullen die de instelling op de factuur moet zien.

Nadat je deze stappen hebt gevolgd, kun je consulten doorboeken zoals je gewend bent. Wanneer de juiste tarieflijst wordt gebruikt, zie je dat de externe instelling de debiteur van de factuur is.

Instructie instellingscontract aanmaken

1. Ga naar "Praktijk > Contracten".
2. Klik op [Voeg toe].
3. Declarant: selecteer hier een willekeurige medewerker, bijvoorbeeld de praktijkhouder. Voor een instellingscontract maakt de declarant niet uit, maar dit veld moet wel ingevuld worden.
4. Type organisatie: selecteer hier 'Instelling'.
5. Declareer als: selecteer hier 'Praktijk'.
6. Verzekeraars: selecteer hier de instelling(en) waarvoor de contractuele tarieven in dit contract moeten gelden.
7. Tarieflijst: selecteer hier de tarieflijst met particuliere zorg die je aan de instelling wilt factureren.
8. Status: pas de status aan naar 'Actief'. Wil je het contract nog niet definitief opslaan, laat de status dan op 'Concept' staan.
9. Startdatum: vul hier de startdatum van het contract in.
10. (optioneel) Einddatum: je kunt dit veld leeglaten. Dit kan op een later moment alsnog worden ingevuld.
11. (optioneel) Uw kenmerken: de kenmerken die op facturen worden weergegeven.
12. Voeg een contractueel tarief toe.
    Zijn de tarieven automatisch ingevuld met de interne tarieven? Dan kun je deze stap overslaan.
13. [Opslaan]: sla het contract op.
    Let op: als bij status (stap 8) nog 'Concept' staat, heeft het contract nog geen effect. Dit gebeurt pas wanneer je het contract opslaat met de status 'Actief'.

2. Instellingsfactuur aanmaken via een losse factuur

Stappen

1. Ga naar "Financieel > Facturen".
2. Klik op [Voeg factuur instelling toe].
3. Selecteer de externe instelling.
   Je kunt zoeken op de naam van de externe instelling of de contactpersoon.
4. Klik op [Selecteer].
5. Voeg een factuurregel toe:
   • [Voeg toe]: voor een vrije factuurregel.
   • [Voeg artikel toe]: voor een artikel uit de artikellijst.
6. (Optioneel) Pas de betalingsconditie aan.
7. (Optioneel) Vul kenmerken in. Deze worden op de factuur weergegeven.
8. (Optioneel) Pas de factuurdatum aan.
   Let op: zodra je de factuur factureert, wordt de datum aangepast naar de facturatiedatum.

Resultaat

De losse factuur is nu aangemaakt voor de instelling. Je kunt deze nu factureren.

Zo herken je een losse factuur:

• De naam van de debiteur is zwart.
• Er is geen consultnummer gekoppeld.