Om een factuur of declaratie te maken voor een patiëntafspraak, maak je voor die afspraak een consult. Dit noemen we ook wel het 'doorboeken van de afspraak'.
Je kunt een afspraak op verschillende manieren doorboeken. Meestal doe je dit via het consult zelf. Je kunt het doorboeken soms ook combineren met administratie, zoals het invullen van het dagjournaal of dossier. Bij vervolgafspraken kun je sneller werken met 'Boek consult', omdat de benodigde gegevens vaak al bekend zijn.
Let op: het boeken van consulten kent aparte werkwijzen voor de GGZ, voor officiële zorgprestatiemodelprestaties, de JW/Wmo, voor het registreren van tijd op JW-/Wmo-zorgtrajecten, de cliëntondersteuning en mantelzorgmakelaars.
Afspraak doorboeken via het consult
De standaardmanier om een afspraak door te boeken is via het consult op de afspraak.
- Klik met de rechtermuisknop op de afspraak.
- Kies 'Nieuw consult' of 'Open consult'. In feite doen beide opties hetzelfde.
- Voeg een prestatie toe. Dit kan automatisch of handmatig:
- Automatisch: koppel het afspraaktype aan een prestatie. De gekoppelde prestatie wordt dan automatisch toegevoegd.
- Handmatig: klik op [Voeg prestatie toe], selecteer de gewenste tarieflijst en prestatie(s), en klik op [Voeg toe].
- Vul, indien verplicht, de 'Ruimte op de polis' en/of de velden onder 'Indicaties' in. Denk aan diagnose, paramedische diagnose, aandoening, aanspraakcode, lichaamslocatie of reden einde zorg.
- Sla het consult op.
Tip: de velden onder 'Indicaties' en 'Ruimte op de polis' hoef je meestal alleen bij de eerste afspraak in te vullen. Bij volgende afspraken worden deze gegevens automatisch ingevuld.
De inrichting van de tarieflijst en de daarvoor toegevoegde of geïmporteerde contracten bepalen of James bij het opslaan van het consult een factuur of declaratie genereert.
Afspraak doorboeken combineren met administratie
Je kunt het doorboeken van een afspraak ook combineren met het invullen van administratie, zoals het dagjournaal of het behandeldossier.
Bij doorboeken via het dagjournaal of dossier gebruikt James de prestatie(s) die zijn gekoppeld aan het afspraaktype. Na het opslaan wordt op basis daarvan een consult gemaakt en kan er een factuur of declaratie ontstaan. Na afloop kom je weer terug in de agenda.
Let op: ontbreken er verplichte gegevens in het consult? Dan kan er een pop-up verschijnen met de melding dat er een conceptconsult wordt aangemaakt. Open het consult en vul de ontbrekende gegevens alsnog in. Doe je dit niet, dan wordt de declaratie niet toegevoegd aan het declaratieoverzicht en krijgt de afspraak een rode bies. Je vindt deze consulten terug onder Financieel > Consulten.
Dagjournaal invullen en afspraak doorboeken
Werk je standaard met het dagjournaal tijdens of na een afspraak? Dan kun je het invullen van het dagjournaal combineren met het doorboeken van de afspraak. Deze werkwijze wordt bijvoorbeeld veel gebruikt door logopedisten.
- Klik met de rechtermuisknop op de patiëntafspraak in de agenda.
- Kies 'Dagjournaal'.
- Vul het dagjournaal in.
- Sla het dagjournaal op.
Let op: de prestatie die aan het afspraaktype is gekoppeld, wordt automatisch toegevoegd aan het dagjournaal. Je kunt deze prestatie hier eventueel nog wijzigen of verwijderen.
Behandeldossier invullen en afspraak doorboeken
Vul je tijdens of na een afspraak standaard het dossier in? Dan kun je het werken in het dossier combineren met het doorboeken van de afspraak.
- Klik met de rechtermuisknop op de afspraak.
- Kies 'Nieuw dossier' of 'Open dossier'.
- Vul het dossier in of pas het dossier aan.
- Klik op [Opslaan en sluiten] of op het groene vinkje.
Snel doorboeken bij vervolgafspraken
Bij vervolgafspraken zijn de benodigde gegevens vaak al bekend. In dat geval kun je de afspraak sneller doorboeken met 'Boek consult'.
Met 'Boek consult' gebruikt James de prestatie(s) die zijn gekoppeld aan het afspraaktype. Op basis daarvan wordt een consult gemaakt en kan er een factuur of declaratie ontstaan.
- Klik met de rechtermuisknop op de patiëntafspraak in de agenda.
- Kies 'Boek consult'.
Los consult maken zonder afspraak
Je kunt ook een los consult toevoegen zonder eerst een afspraak te maken. Dit is geen manier om een bestaande afspraak door te boeken, maar een aparte werkwijze om een consult te registreren.
Heb je al een afspraak ingepland voor de behandeling? Dan adviseren we om die afspraak door te boeken via het consult, het dagjournaal, het dossier of, bij een vervolgafspraak, met 'Boek consult'.
Heeft de afspraak geen bies doordat er per ongeluk een los consult is aangemaakt? Lees dan hoe je een afspraak zonder bies door een los consult corrigeert.
Na het doorboeken
Na het doorboeken krijgt de afspraak meestal een oranje bies. Dit betekent dat er een factuur of declaratie is aangemaakt, maar dat er nog een openstaand bedrag bij het consult hoort.
Je kunt de factuur of declaratie meteen verwerken, of dit later doen, bijvoorbeeld aan het einde van de maand. Verstuur de factuur via Financieel > Facturen of dien de declaratie in via Financieel > Declaraties.
Let op: een doorgeboekt consult kun je niet meer verwijderen wanneer de bijbehorende factuur of declaratie al is verstuurd.