Om een factuur of declaratie te maken voor een patiëntafspraak, maak je voor die afspraak een consult. Dit noemen we ook wel het doorboeken van de afspraak.
In de meeste situaties boek je een afspraak het handigst door via de administratie die je toch al invult: het dagjournaal of het behandeldossier. James maakt dan bij het opslaan automatisch een consult aan op basis van de prestatie die aan het afspraaktype is gekoppeld.
Werk je met podotherapie, of verschilt de prestatie per afspraak sterk? Dan is het vaak logischer om het consult zelf te openen. Je kunt de prestatie dan direct controleren, aanpassen of handmatig toevoegen voordat je het consult opslaat.
Let op: het boeken van consulten kent aparte werkwijzen voor de GGZ, voor officiële zorgprestatiemodelprestaties, de JW/Wmo, voor het registreren van tijd op JW-/Wmo-zorgtrajecten, de cliëntondersteuning en mantelzorgmakelaars.
Voorkeursroutes voor doorboeken
Gebruik bij voorkeur het dagjournaal of het behandeldossier om een afspraak door te boeken. Deze routes sluiten aan op de administratie die je tijdens of na de behandeling al vastlegt.
Bij deze werkwijzen gebruikt James de prestatie(s) die zijn gekoppeld aan het afspraaktype. Na het opslaan maakt James op basis daarvan een consult aan en kan er een factuur of declaratie ontstaan. Na afloop kom je weer terug in de agenda.
Let op: ontbreken er verplichte gegevens in het consult? Dan kan er een pop-up verschijnen met de melding dat er een conceptconsult wordt aangemaakt. Open het consult en vul de ontbrekende gegevens alsnog in. Doe je dit niet, dan wordt de declaratie niet toegevoegd aan het declaratieoverzicht en krijgt de afspraak een rode bies. Je vindt deze consulten terug onder Financieel > Consulten.
Dagjournaal invullen en afspraak doorboeken
Werk je standaard met het dagjournaal tijdens of na een afspraak? Dan is dit meestal de meest logische manier om de afspraak door te boeken.
- Klik met de rechtermuisknop op de patiëntafspraak in de agenda.
- Kies 'Dagjournaal'.
- Vul het dagjournaal in.
- Sla het dagjournaal op.
Let op: de prestatie die aan het afspraaktype is gekoppeld, wordt automatisch toegevoegd aan het dagjournaal. Je kunt deze prestatie hier eventueel nog wijzigen of verwijderen.
Behandeldossier invullen en afspraak doorboeken
Vul je tijdens of na een afspraak standaard het behandeldossier in? Dan kun je het invullen van het dossier combineren met het doorboeken van de afspraak.
- Klik met de rechtermuisknop op de afspraak.
- Kies 'Nieuw dossier' of 'Open dossier'.
- Vul het dossier in of pas het dossier aan.
- Klik op [Opslaan en sluiten] of op het groene vinkje.
Consult openen om de prestatie te controleren of toe te voegen
Open het consult zelf wanneer je de prestatie eerst wilt aanpassen of handmatig toevoegen. Dit is vooral handig wanneer de prestatie per afspraak kan verschillen, zoals bij podotherapie.
- Klik met de rechtermuisknop op de afspraak.
- Kies 'Nieuw consult' of 'Open consult'.
- Voeg een prestatie toe of controleer de prestatie die al is toegevoegd:
- Automatisch: koppel het afspraaktype aan een prestatie. De gekoppelde prestatie wordt dan automatisch toegevoegd.
- Handmatig: klik op [Voeg prestatie toe], selecteer de gewenste tarieflijst en prestatie(s), en klik op [Voeg toe].
- Vul, indien verplicht, de 'Ruimte op de polis' en/of de velden onder 'Indicaties' in.
- Sla het consult op.
Tip: de velden onder 'Indicaties' en 'Ruimte op de polis' hoef je meestal alleen bij de eerste afspraak in te vullen. Bij volgende afspraken worden deze gegevens automatisch ingevuld.
De inrichting van de tarieflijst en de daarvoor toegevoegde of geïmporteerde contracten bepalen of James bij het opslaan van het consult een factuur of declaratie genereert.
Verkorte route met Boek consult
'Boek consult' kan als vervanging van de dagjournaal of behandeldossier werkwijze gebruikt worden. Dit is vooral handig bij vervolgafspraken waarbij alle gegevens voor de financiële regel bekend is en er geen administratieve handeling nodig is.
- Klik met de rechtermuisknop op de patiëntafspraak in de agenda.
- Kies 'Boek consult'.
Los consult maken zonder afspraak
Je kunt ook een los consult toevoegen zonder eerst een afspraak te maken. Het losse consult maak je via het consulten overzicht in de patiëntenkaart.
Na het doorboeken
Na het doorboeken krijgt de afspraak meestal een oranje bies. Dit betekent dat er een factuur of declaratie is aangemaakt, en klaar staat om te versturen. Je hebt succesvol doorgeboekt en je kan op een gewenst moment de financiële regel versturen. Het is de bedoeling dat aan het einde van de dag elke patiëntafspraak minimaal een oranje bies heeft.
Tip: Soms is de bies niet direct zichtbaar op de afspraak. Klik bovenaan de pagina op 'Agenda' om de agenda opnieuw te laden. Daarna wordt de bies wel zichtbaar.