Om een factuur of declaratie te maken voor een patiëntafspraak maak je voor die afspraak een consult. We noemen dit ook wel het ‘doorboeken van de afspraak’. Er zijn verschillende manieren om consulten te maken voor een afspraak; deze vind je hieronder.
Let op! Het boeken van consulten kent aparte werkwijzen voor:
- de GGZ, voor officiële zorgprestatiemodelprestaties.
- de JW/Wmo, voor het registreren van tijd op JW-/Wmo-zorgtrajecten (toewijzingen).
- de cliëntondersteuning.
- mantelzorgmakelaars.
Hoe boek ik mijn afspraak/consult door?
- Klik met de rechtermuisknop op de afspraak.
- Kies de optie ‘Nieuw consult’ of ‘Open consult’. In feite doen beide opties hetzelfde.
- Voeg een prestatie toe:
- Automatisch: Door het afspraaktype te koppelen aan een prestatie(s) wordt automatisch de gewenste prestatie toegevoegd.
- Handmatig: Klik op de knop [Voeg prestatie toe], selecteer de gewenste tarieflijst en prestatie(s), en klik op de knop [Voeg toe].
- Indien verplicht vul je de ‘Ruimte op de polis’ en/of de velden onder ‘Indicaties’ in (diagnose, paramedische diagnose, aandoening, aanspraakcode, lichaamslocatie, reden einde zorg).
Tip: Deze stap is alleen nodig bij de eerste afspraak. Bij volgende afspraken worden deze velden automatisch ingevuld. - Sla het consult op.
De inrichting van de tarieflijst en de daarvoor toegevoegde of geïmporteerde contract(en) bepalen of er bij het opslaan van het consult een factuur of declaratie wordt gegenereerd, én of de factuur declarabel is (lees: kan worden ingediend bij de zorgverzekeraar).
Een afspraak waarvoor een consult is gemaakt herken je aan de gekleurde bies (streep) op de afspraak in de agenda.
Alternatieve doorboekmethoden
De volgende doorboekmethoden werken alleen voor afspraken met afspraaktypes waaraan een prestatie is gekoppeld. Iedere methode resulteert in een consult met de prestatie(s) die je aan het afspraaktype hebt gekoppeld, evenals een factuur of declaratie voor die prestatie(s). Na afloop kom je weer terug in de agenda.
Let op! De onderstaande methoden kunnen leiden tot een pop-up met de melding dat er een conceptconsult wordt aangemaakt omdat niet alle verplichte velden in het consult zijn ingevuld. Open het consult en vul deze velden alsnog in. Doe je dit niet? Dan wordt de resulterende declaratie niet toegevoegd aan het declaratieoverzicht. Je kunt deze consulten terugvinden onder "Financieel > Consulten".
Boek consult
Eén van de snelste manieren om een afspraak door te boeken. Deze optie wordt alleen getoond als de patiënt al een zorgtraject heeft.
- Klik met de rechtermuisknop op de patiëntafspraak in de agenda.
- Kies de optie ‘Boek consult’.
Dagjournaal invullen + doorboeken
Een minder opvallende manier van doorboeken. Handig voor behandelaren die standaard het dagjournaal invullen tijdens of na de afspraak. Deze methode is bijvoorbeeld populair onder logopedisten.
- Klik met de rechtermuisknop op de patiëntafspraak in de agenda.
- Kies de optie ‘Dagjournaal’.
- Vul het dagjournaal in.
Let op! De aan het afspraaktype gekoppelde prestatie is automatisch toegevoegd aan het dagjournaal. Je kunt deze hier eventueel nog wijzigen of verwijderen. - Sla het dagjournaal op.
Behandeldossier invullen + doorboeken
Een andere minder opvallende manier van doorboeken. Handig voor behandelaren die standaard het dossier invullen tijdens of na de afspraak.
- Klik met de rechtermuisknop op de afspraak.
- Kies de optie ‘Nieuw dossier’ of ‘Open dossier’.
- Na aanpassingen in het dossier klik je op [Opslaan en sluiten] of het groene vinkje.
Los consult maken (zonder afspraak)
Je kunt aan een patiënt ook een los consult toevoegen zonder eerst een afspraak te maken. Heb je al een afspraak ingepland voor de behandeling? Dan adviseren we die afspraak door te boeken met één van de bovengenoemde methoden.