In James zijn facturen en declaraties beide financiële regels. In de boekhouding worden ze vaak allebei als ‘factuur’ gezien, en dat klopt administratief ook. In James staan facturen en declaraties echter los van elkaar.
Een factuur is een financiële regel aan de patiënt of aan een instelling. Een declaratie is een financiële regel aan een zorgverzekeraar, gemeente of factoringbedrijf (zoals Infomedics).
Een declaratie kan niet tegelijk een factuur zijn, en andersom ook niet. Het is altijd óf een factuur, óf een declaratie.
Factuur of declaratie genereren
Wanneer je een consult maakt en opslaat, doet James een poging om een factuur of declaratie te genereren. Als er een factuur of declaratie wordt gegenereerd tref je deze o.a. in het consult onder de bijbehorende kop 'Facturen' of 'Declaraties'.
Gegenereerde facturen en declaraties tref je ook terug onder tabblad Financieel, zij het onder linkermenu Facturen, Declaraties óf Consulten.
Of er een factuur of declaratie wordt gegeneneerd is afhankelijk van de volgende zaken, hieronder weergegeven als flowchart:
- De prestatie. Is aan het consult een prestatie toegevoegd met een ‘Niet declareerbaar’ tarief? Dan wordt er géén factuur óf declaratie gegenereerd.
-
Het debiteurtype. Wat is geselecteerd in het zorgtraject?
- ‘Patiënt’ genereert altijd een factuur.
- ‘Verzekeraar’ vervolg de flowchart.
-
Ruimte op polis. Heb je een polisruimte ingevuld?
-
Zo ja, is er polisruimte over?
- Ja: vervolg de flowchart.
- Nee: genereert altijd een factuur.
- Zo nee, vervolg de flowchart.
-
Zo ja, is er polisruimte over?
-
Het contract. Is aan tarieflijst van de prestatie een geldig contract gekoppeld voor de zorgverzekeraar of gemeente van de patiënt?
- Zo ja, dan wordt er een declaratie gegenereerd.
-
Zo nee, dan wordt bepaalt de instelling 'Gedrag bij ontbreken contract' op de tarieflijst van de prestatie of er een factuur of declaratie wordt gegenereerd:
- Factuur (standaard): Er wordt een factuur gegenereerd.
- Factuur via factoring: Er wordt een declaratie gegenereerd t.a.v. Infomedics voor facturatie aan de patiënt.
- Declaratie (debiteur niet toegewezen): Er wordt een declaratie gegenereerd zonder toegewezen debiteur. Je treft deze terug onder Financieel > Consulten.
Belangrijk: De financiële regels die je in het consult en de facturen- en declaratieoverzichten treft zijn momentopnames. Dit wil zeggen dat je voor één prestatie meerdere declaratieregels als factuurregels kan hebben, bijvoorbeeld na het opnieuw klaarzetten van een afgewezen declaratie of na het crediteren van een factuur.
Geen factuur of declaratie genereren
Wil je het consult opslaan zonder een factuur of declaratie te genereren? Klik dan op [Opslaan en genereer geen financiële regel].
Wil je dat er standaard geen factuur of declaratie wordt gegenereerd voor een prestatie? Voeg dan aan het consult een prestatie toe met een ‘Niet declareerbaar’ tarief.
Wil je wél een factuur of declaratie genereren bij het opslaan van het consult? Dan is het consult waarschijnlijk onvolledig. Controleer het consultenoverzicht onder Financieel > Consulten voor de reden en oplossing.