In James zijn facturen en declaraties beide financiële regels. In de boekhouding worden ze administratief vaak allebei als ‘factuur’ gezien. Binnen James zijn facturen en declaraties echter twee verschillende soorten regels.
Een factuur is een financiële regel voor de patiënt of voor een externe instelling.
Een declaratie is een financiële regel voor een zorgverzekeraar, gemeente of factoringbedrijf, zoals Infomedics.
Een regel kan nooit tegelijk een factuur én een declaratie zijn. Het is altijd óf een factuur, óf een declaratie.
Factuur of declaratie genereren
De stappen om een factuur of declaratie te genereren zijn hetzelfde.
Voor een declaratie gelden wel extra voorwaarden. Ontbreekt één van deze voorwaarden, dan wordt er een factuur aangemaakt of blijft het consult staan bij Financieel > Consulten.
Er is een contract gekoppeld aan de verzekeraar en de tarieflijst
Zonder een contract dat gekoppeld is aan de tarieflijst weet James niet welke contractuele tarieven gelden voor welke prestaties. In veel gevallen wijkt het tarief op de tarieflijst af van het contractuele tarief.
Voor veel beroepsgroepen kan het contract geïmporteerd worden vanwege vaste tarieven. ZPM psychologie werkt met percentages van het NZa-tarief. Podotherapeuten en huidtherapeuten en mantelzorgmakelaars gebruiken de tarieven uit de tarieflijst als contractueel tarief.
De actieve verzekering is bekend
In de Patiëntenkaart > Algemeen of in het zorgtraject kun je de COV-check uitvoeren.
Ligt de startdatum van de verzekering vóór de consultdatum en de eventuele einddatum ná de consultdatum, dan is de patiënt op dat moment verzekerd.
Het zorgtraject is goed ingericht
In het zorgtraject komen alle consulten samen. Hier wordt onder andere de diagnose vastgelegd.
Het zorgtraject bevat ook financiële informatie. Voor het genereren van een declaratie zijn twee onderdelen belangrijk: 'Deb. type' en 'Debiteur'.
Voor een declaratie moet het debiteurtype op 'Verzekeraar' staan en moet de verzekeraar als debiteur zijn ingevuld.
Een bestaande factuurregel blokkeert de declaratie
Is er al een factuurregel voor de prestatie gegenereerd, dan kan James geen declaratieregel meer aanmaken.
Heeft de factuur nog de status 'Te factureren'? Dan kun je deze verwijderen. Als aan alle bovenstaande voorwaarden is voldaan, wordt daarna direct een declaratieregel gegenereerd.
Is de factuur al gefactureerd? Dan moet je eerst de factuur crediteren en daarna een los consult aanmaken. In dat losse consult kan vervolgens de declaratie worden gegenereerd.
Sla het consult op
Bij het opslaan van het consult controleert James of er nog openstaande posten zijn en genereert vervolgens automatisch een factuur of declaratie.