Financieel > Declaraties

In het declaratieoverzicht kun je al je declaraties vinden die je bij Vecozo of Infomedics in kunt dienen of al ingediend hebt. Om te kunnen declareren naar Vecozo moet je toestemmingsverklaringen afgeven bij Vecozo voor James software.

Filters

Via het filter bovenaan kun je in de bestaande declaraties zoeken naar bijvoorbeeld een specifieke status of patiënt. James geeft standaard het laatste (half) jaar van het overzicht weer, zoals rechts bovenaan je overzicht te zien is. Wanneer je oudere declaraties wilt opzoeken, moet je dit filter legen.

De knop 'toon totalen' kun je aanvinken om rechts onderaan je pagina het totaal te zien van je (gefilterde) declaraties.

Let op! Deze totalen zijn indicatief, dus níét bedoeld voor controle van je omzet of boekhouding. Hiervoor kun je een facturenexport genereren onder "Financieel > Export" en eventueel ook een Omzetrapportage en/of Omzet Consulten (per medewerker) rapportage genereren onder "Home > Rapportages". 

Tip: met het filter 'Status: Openstaand' krijg je een overzicht van alle declaraties die nog afgehandeld of verbeterd moeten worden. Is dit filter leeg? Dan weet je dat je klaar bent met je declaraties verbeteren!

Knoppen

Onder het kopje 'Overzicht' staan alle declaratieregels. De declaraties staan standaard op volgorde van datum met de nieuwste bovenaan. 

• [Open]: Hiermee open je de geselecteerde declaratie om de onderliggende regels te bekijken.
• [Downloaden]: Met deze knop download je een Infomedics declaratie om deze vervolgens in te kunnen dienen bij Infomedics.
• [Afhandelen]: Zodra je de retourinformatie hebt ontvangen van je Infomedics declaratie kun je deze in James afhandelen met deze knop.
• [Verwijder]: Met deze knop kun je declaraties verwijderen die nog niet zijn verstuurd of gedownload. De verwijderde declaratie komt vervolgens onder Financieel > Consulten te staan.
• [Toon fouten]: Met deze knop kun zien waarom een declaratie met status 'Fout bij versturen' niet is verstuurd. 
• [Versturen Vecozo]: Hiermee verstuur je de geselecteerde declaraties naar Vecozo.
• [Retourinformatie]: Zodra Vecozo de retourinformatie heeft van een declaratie die je ingediend hebt dan kun je deze informatie met deze knop in James binnen halen.
• [Betaald]: Met deze knop kun je in James aangeven of een geaccepteerd bedrag ook daadwerkelijk uitbetaald is.
• [Opnieuw klaarzetten]: Hiermee kun je een (deels) afgewezen declaratie in een keer opnieuw klaarzetten om opnieuw in te dienen.
• [Kwijtschelden]: Als een declaratie afgewezen is en je wilt deze niet meer indienen of factureren, dan kun je de declaratie met deze knop kwijtschelden.
  
• [Voeg toe]: Deze knop is voor podotherapeuten die DM voetzorg declareren. Met deze knop voeg je de kwartaaldeclaraties voor de DM voetzorg toe.

Kolommen

• Debiteur: Dit is de verzekeraar of het factoring bedrijf Infomedics
• Declaratienummer: Iedere declaratie krijgt een declaratienummer zodra deze is verstuurd (Vecozo) of Gedownload (Factoring).
  Let op! Een declaratienummer is níét het factuurnummer. Dit is anders dan je mogelijk gewend bent van andere EPDs, waar vaak direct een factuurnummer wordt gegenereerd bij het versturen van de declaratie. James maakt daarentegen een declaratienummer aan bij het versturen, zodat je deze niet hoeft te crediteren indien deze wordt afgewezen. 
  Let op! De zorgverzekeraar zal vaak naar dit declaratienummer verwijzen als "Factuurnummer" of "Referentienummer". 
• Factuurnummer: De declaratie krijgt pas een factuurnummer toegewezen wanneer je de (deels) geaccepteerde retourinformatie ophaalt met de [Retourinformatie] knop. Volledig afgewezen declaraties krijgen géén factuurnummer. 
• Datum: De declaratiedatum die hier getoond wordt is afhankelijk van de status:
  • 'Te declareren': De datum van het meest recente consult in het declaratiebestand
  • 'Verstuurd naar VECOZO' en 'Gedownload': De datum van versturen/ downloaden
  • 'Geaccepteerd', 'Deels geaccepteerd', 'Afgewezen' en 'Afgewezen Vecozo': De datum van het ophalen van de retourinformatie.
    Tip: de declaratiedatum in het consult blijft na het versturen van de declaratie staan op de datum van versturen, zélfs ná het ophalen van de retourinformatie. 
• Aangeboden: Het totaalbedrag van de declaratie. Bij een credit declaratie is dit een negatief bedrag.
• Geaccepteerd: Het bedrag van deze declaratie dat daadwerkelijk geaccepteerd is.
• Betaald: In deze kolom kun je aangeven of een declaratie betaald is.
• Opnieuw aangeboden: Het totaalbedrag van afgewezen consulten die (eventueel na correctie) opnieuw zijn klaargezet om te declareren.
• Gefactureerd: Het totaalbedrag van (deels) afgewezen prestaties in deze declaratie die zijn omgezet naar een patiëntfactuur. Deze facturen komen onder Financieel > Facturen te staan.
• Kwijtgescholden: Het totaalbedrag van kwijtgescholden prestaties in deze declaratie.
• Niet toegewezen: Het totaal van (deels) afgewezen prestaties binnen deze declaratie.
• Status: Toont de verschillende statussen van de declaraties. Op basis hiervan weet je óf en wát er met de declaratie moet worden gedaan.