Hoe verwerk ik een afgewezen declaratie?

Met het verwerken van een afgewezen declaratie bepaal je wat er gebeurt met het bedrag dat (nog) niet is vergoed door de zorgverzekeraar, gemeente of zorgfacturatie- en incassodienstverlener (Infomedics). Op basis van de retourinformatie kies je of je dit bedrag opnieuw aanbiedt, factureert aan de patiënt, kwijtscheldt of verwerkt als nabetaling. Het doel hiervan is om afgewezen bedragen correct af te handelen en je declaratieadministratie volledig en actueel te houden. Wanneer je de afgewezen declaratie verwerkt hebt zal deze een groene kleur hebben. De declaratie is afgewezen, maar je hebt hem verwerkt.

1. Open het declaratieoverzicht via Financieel > Declaraties.
2. Haal op of verwerk de retourinformatie:
   • Vecozo declaratie: Haal de retourinformatie op met de knop [Retourinformatie]. 
     Let op! Je kunt de pop-up sluiten voordat het ophalen is voltooid. De retourinformatie wordt dan op de achtergrond opgehaald. Vernieuw het declaratieoverzicht om de nieuwe informatie te zien.
   • Infomedics declaratie: Log in bij Infomedics en bekijk de retourinformatie van de afgewezen declaratie. Verwerk de retourinformatie handmatig in James met de knop [Afhandelen].
3. Filter het overzicht op status ‘Openstaand’ om alle declaratiebestanden met niet toegewezen bedragen te tonen.

4. Open het (deels) afgewezen declaratiebestand, herkenbaar aan de rode declaratiestatussen ‘Afgewezen’, ‘Afgewezen Vecozo’ of ‘Deels geaccepteerd’. 
5. Selecteer één declaratieregel. 
   Tip: Begin bovenaan. Declaratieregels met retourinformatie staan altijd bovenaan.
6. Lees de retourinformatie bovenaan het scherm onder ‘Retourinformatie algemeen’ en ‘Retourinformatie patiënt/prestatie’. 
   Let op! Retourcodes zijn gestandaardiseerd, maar de interpretatie kan per zorgverzekeraar verschillen.
7. Indien beschikbaar, klik op het oranje vraagteken () voor uitleg over de oorzaak en mogelijke oplossing.

8. Zo nodig, corrigeer de foutieve gegevens.
9. Selecteer opnieuw de declaratieregel.
10. Verwerk de declaratieregel met de bijbehorende knop:
    • [Opnieuw klaarzetten]: Je biedt het niet toegewezen bedrag opnieuw aan bij dezelfde debiteur. Dit genereert een nieuwe declaratieregel die je kunt versturen of downloaden.
    • [Factoring]: Je factureert het niet toegewezen bedrag aan de patiënt via Infomedics.
    • [Factuur]: Je zet het niet toegewezen bedrag om naar een factuur in James. De factuur komt in het facturenoverzicht te staan.
    • [Kwijtschelden]: Je scheldt het bedrag definitief kwijt. Dit is gebruikelijk wanneer de declaratie onterecht is ingediend of wanneer je de prestatie wilt vervangen.
    • [Nabetaling]: Je zet het niet toegewezen bedrag om naar geaccepteerd, bijvoorbeeld na een nabetaling door de zorgverzekeraar.

Je kunt per declaratieregel maar één verwerkactie tegelijk uitvoeren. In sommige gevallen kan je de verwerking nog wel terugdraaien.

Bij [Factuur], [Factoring] of [Opnieuw klaarzetten] wordt een nieuwe factuur of declaratie aangemaakt
Wanneer deze de status ‘Te factureren’ of ‘Te declareren’ heeft, dan kun je deze verwijderen.
Door te verwijderen maak je de verwerkactie ongedaan en kun je opnieuw een verwerkactie kiezen. De afgewezen regel in het oude declaratiebestand zal weer rood worden.

Controleren of alle verwerkingen zijn gedaan.

Eenmaal alle (deels) afgewezen declaratieregels in het declaratiebestand zijn verwerkt, ben je klaar met dit declaratiebestand en kun je deze verder negeren. Je herkent een verwerkte declaratie aan:

• een niet toegewezen bedrag van 0,-
• een groene status.
• In de kolom Geaccepteerd, Opnieuw aangeboden, Gefactureerd of kwijtgescholden zie je het aangeboden bedrag terugkomen.  

De declaratie blijft dezelfde afgewezen of deels geaccepteerde status behouden, zélfs na verwerken. Eenmaal verstuurd is een declaraties een momentopname en kan deze niet meer worden verwijderd. De status die de declaratie krijgt bij het ophalen van de retourinformatie is de status die de declaratie altijd zal behouden. 

```