Hier onder tref je een stappenplan waarmee je een volledig nieuwe tarieflijst kunt toevoegen. Met een andere tarieflijst kun op andere wijzen factureren en/of declareren. Zo heb je voor het declareren naar Vecozo, het declareren/factureren via Infomedics én het factureren aan een instelling (bedrijf) allemaal verschillende tarieflijsten nodig. Kun je reeds declareren naar Vecozo maar nog niet via Infomedics? Dan lees je hieronder hoe je zo'n nieuwe tarieflijst aanmaakt.
Voor het wijzigen van tarieflijsten moet je bij dit artikel zijn.
Let op! Voor de GGZ geldt een andere werkwijze.
Let op! Mantelzorgmakelaars en cliëntondersteuners kunnen contact opnemen met support@james-software.nl voor het maken van een nieuwe tarieflijst.
Tip: Het stappenplan toont alle mogelijke instellingen die je bij een tarieflijst kunt maken. Deze instellingen kunnen vaak ook nog op een later moment worden aangepast door de tarieflijst te openen onder Praktijk > Tarieven.
- Ga naar "Praktijk > Tarieven".
- Klik op [Voeg tarieflijst toe].
- Geef de tarieflijst een 'Naam', bijvoorbeeld "Particuliere zorg" of "Officiële prestaties".
- (Optioneel) Vul bij 'Toelichting' een toelichting in (deze is alleen te zien onder "Praktijk > Tarieven".
- (Optioneel) pas de 'Status' aan naar 'Actief'.
Let op! Pas wanneer een tarieflijst de status 'Actief' heeft kunnen de prestaties uit deze tarieflijst worden toegevoegd aan een consult. - Selecteer het 'Beroep'.
Let op! Het beroep dat je hier selecteert bepaalt de opties die je krijgt onder het kopje 'Gekoppelde lijsten'.
Let op! Heb je een koppeling met Exact of Twinfield? Houd er dan een rekening mee dat facturen n.a.v. prestaties uit deze tarieflijst zullen worden gesynchroniseerd naar de grootboekrekeningnummers zoals je die hebt ingevuld onder het geselecteerde beroep onder "Praktijk > Boekhouding > Grootboekrekeningen omzet en onderhanden werk". - Selecteer het 'Type':
-
Declaratie: Als je:
- declaraties wilt kunnen genereren om:
- vanuit James te versturen naar Vecozo
- vanuit James te downloaden om door Infomedics te laten declareren en/of factureren.
Let op! Geef in dit geval bij 'Stuur declaraties naar' ook aan of Infomedics de declaraties moet sturen naar de 'Patiënten én verzekeraars' of 'alleen (de) patiënten'.
- facturen wilt kunnen genereren met contractuele tarieven om vanuit James direct te factureren aan de patiënt.
- declaraties wilt kunnen genereren om:
-
Factuur: Als je:
-
alleen facturen wilt kunnen genereren met jouw interne tarieven om vanuit James direct te factureren aan patiënten en/of instellingen (bedrijven).
Tip: Indien je via een prestatie factureert aan een instelling (bedrijf) kun je op het contract met de instelling eventueel afwijkende contractuele tarieven hanteren.
-
alleen facturen wilt kunnen genereren met jouw interne tarieven om vanuit James direct te factureren aan patiënten en/of instellingen (bedrijven).
-
Declaratie: Als je:
- Selecteer de juiste 'Codelijst':
- 071 t/m 081 Voor officiële prestatiecodes & namen die declarabel moeten kunnen zijn. Selecteer de codelijst die bij jouw professie hoort.
- 990 of 999 Voor particuliere prestatiecodes & namen die niet declarabel zijn.
- (Verplicht als je bij 'Type': 'Declaratie' hebt geselecteerd) Selecteer de juiste 'Declaratiestandaard':
- Vecozo GDS801: Resulteert in facturen t.a.v. de patiënt en/of declaraties t.a.v. de zorgverzekeraar
- Infomedics met BSN GDS801: Resulteert in declaraties t.a.v. Infomedics mét BSN (wél declarabel)
-
Infomedics zonder BSN GDS801: Resulteert in declaraties t.a.v. Infomedics zonder BSN (niet declarabel)
Let op! Declaratiestandaard PM304 wordt vanaf 1-1-2025 niet meer ondersteund. Lees hier hoe je een oude PM304 tarieflijst bijwerkt.
- Selecteer het standaard 'BTW' percentage voor nieuwe prestaties. Je kunt per prestatie hiervan afwijken.
- Selecteer of er standaard een 'Verwijzing verplicht' is voor nieuwe prestaties. Je kunt per prestatie hiervan afwijken.
- (Alleen als je bij 'Type': 'Declaratie' hebt geselecteerd) Geef bij 'Declaratie omzetten naar factuur' aan of bij het omzetten van een declaratie naar factuur het interne of contractuele tarief moet worden gehanteerd.
- Het veld 'Gedrag bij ontbreken contract' bepaalt wat er gebeurt bij het opslaan van een consult met een prestatie uit deze tarieflijst in het geval dat er geen contract is toegevoegd/ geïmporteerd met de zorgverzekeraar van de patiënt:
- Factuur (standaard): bij het ontbreken van een contract wordt automatisch een factuur aangemaakt.
- Factuur via factoring: er wordt een declaratie klaargezet richting Infomedics voor facturatie aan de patiënt.
- Declaratie (debiteur niet toegewezen): het consult wordt toegevoegd aan het overzicht onder Financieel > Consulten. Na het toevoegen of importeren van het ontbrekende contract kan alsnog een declaratie richting de zorgverzekeraar worden klaargezet.
- Selecteer de standaard 'Eenheid van de prestatie' voor nieuwe prestaties. Je kunt per prestatie hiervan afwijken.
- N.v.t. (Standaard): prestaties krijgen standaard een aantal van 1 (gebruikelijk voor de meeste paramedici).
- Aantal: het aantal per prestatie kan handmatig worden aangepast op het consult, handig als je op basis van kwartieren werkt (gebruikelijk voor de ergotherapie).
- Minuten: het aantal per prestatie kan handmatig worden aangepast op het consult, handig als je op basis van minuten werkt (gebruikelijk voor mantelzorgmakelaars). Op deze prestaties moet het aantal minuten worden aangegeven waarop de vergoeding (het tarief) moet worden gebaseerd.
- (Alleen als je bij 'Type': 'Declaratie' hebt geselecteerd) Geef bij 'Ruimte op polis verplicht' aan of op de consulten met prestaties uit deze tarieflijst de polisruimte moet worden ingevuld. James zal dan per zorgtraject automatisch de polisruimte bijhouden op de consulten.
Tip: Selecteer hier alleen 'Ja' als je eenvoudig het vergoede budget/ aantal behandelingen v.d. patiënt na kan gaan, bijvoorbeeld m.b.v. Fysiovergoeding. - (Verplicht als je bij 'Ruimte op polis': 'Ja' hebt geselecteerd) Selecteer bij 'Eenheid ruimte polis' de eenheid op basis waarvan de polisruimte aftelt:
- Aantal: telt af op basis van de perstatie aantallen.
- Minuten: telt af op basis van het aantal minuten (alleen i.c.m. 'Eenheid van de prestatie': 'Minuten').
- Bedrag: telt af op basis van de gefactureerde en/of geaccepteerde bedragen.
- (Alleen als je bij 'Type': 'Declaratie' hebt geselecteerd) Geef bij 'Verschil intern > contractueel tarief' aan of er bij een eventueel verschil tussen het interne en contractuele tarief een factuur moet worden gegenereerd voor het verschil.
- (Alleen als je bij 'Type': 'Declaratie' hebt geselecteerd) Geef bij 'Tarieven op contracten' aan of de interne tarieven op de contracten moeten worden gehanteerd.
- Niet van toepassing (standaard): Als je per zorgverzekeraar of instelling een ander tarief hanteert.
- Gebruik interne tarieven op contracten: Als je altijd je interne tarieven wilt hanteren, ongeacht de zorgverzekeraar of instelling (standaard voor de podotherapie).
- (Alleen voor mantelzorgmakelaars en cliëntondersteuners) Selecteer bij 'Onderhanden werk': 'Onderhanden werk' als je alle minuten de dagjournalen van de patiënten registreert. Dit zorgt ervoor dat alle werkzaamheden (prestaties) per maand worden samengevoegd in één consult.
- (Alleen voor cliëntondersteuners) Selecteer bij 'Doelgroep van type' de debiteur waaraan de resulterende declaraties moeten worden geadresseerd: Gemeentes of Zorgkantoren.
- (Verplicht als je bij 'Codelijst': codelijst 071 t/m 081 hebt geselecteerd) Selecteer bij 'Prestatie' de gewenste prestatiecodelijst uit de James database. Dit voegt de nodige prestaties toe aan de tarieflijst met de officiële prestatiecodes en namen.
- Controleer alle velden onder het kopje Indicaties. Mocht je hier niets in kunnen vullen, dan kun je deze overslaan.
Let op! Kun je bij 'Diagnose' wél een lijst selecteren maar níét bij 'Aandoening'? Activeer dan de instelling 'Gebruik alleen diagnoses'.- Diagnose: Selecteer hier de beschikbare diagnosecodelijst die bij het beroep van de tarieflijst hoort.
- Aandoening: Selecteer hier de beschikbare aandoeningenlijst die bij het beroep van de tarieflijst hoort.
- Paramedische diagnose: Selecteer hier de beschikbare paramedische diagnosecodelijst die bij het beroep van de tarieflijst hoort.
- Aanspraakcode (voorheen 'CSI'): Selecteer hier de beschikbare aanspraakcodelijst die bij het beroep van de tarieflijst hoort.
- Reden voor het beëindigen van de zorg: Selecteer hier de beschikbare lijst.
- Lichaamslocatie: Selecteer hier de beschikbare lichaamslocatielijst die bij het beroep van de tarieflijst hoort.
- Overige prestatie-indicatie: Selecteer hier alleen de beschikbare lijst als je met deze tarieflijst Z-codes wilt kunnen declareren aan Zilveren Kruis en/of CZ.
- (Verplicht als je bij 'Declaratiestandaard': 'Infomedics' hebt geselecteerd) Activeer de instelling 'Commentaarvelden'.
-
Voeg de prestatie(s) toe. Mocht je al prestaties hebben toegevoegd d.m.v. het veld 'Prestatie' onder 'Gekoppelde lijsten', dan kun je deze stap overslaan.
Mocht je van plan zijn (naast de contractuele tarieven van de zorgverkeraars) je eigen (interne) tarieven te hanteren op de facturen? Voeg dan ook je interne tarieven toe.
Let op! Iedere prestatie móét een tarief hebben, zij het een tarief 1,00. - Je kunt de tarieflijst nu opslaan.
Mocht je de tarieflijst hebben opgeslagen met status 'Actief', dan kun je de prestaties uit deze tarieflijst nu toevoegen aan de consulten van je patiënten, resulterende in facturen die direct kunnen worden gefactureerd aan de patiënt.
Om declaraties te kunnen genereren om vervolgens te versturen naar Vecozo, te downloaden en in te dienen bij Infomedics of te factureren aan een instelling (bedrijf) dien je ook nog contracten te importeren of toe te voegen.