Wanneer je je (potentiële) patiënten toegang hebt gegeven tot je patiëntenportaal, door bijvoorbeeld de URL (hyperlink) op je website te hebben geplaatst, kunnen nieuwe patiënten zich registreren op de inlogpagina van je patiëntenportaal via de knop [Registreren]. Hiervoor dient de instelling 'Toon registreer knop' te zijn geactiveerd onder "Praktijk > Algemeen > Patiëntenportaal".
Bij het registreren wordt de patiënt verzocht hun NAW-gegevens in te vullen, zowel als de NAW van één of meer bewindvoerders in het geval van het speciale "<18" patiëntenportaal. Op basis van hun NAW wordt automatisch een patiëntenkaart toegevoegd met de status 'Geregistreerd' en een To-do met categorie 'Patiëntregistratie'.
Na het invullen van hun NAW kun je de patiënt nog een aantal vragen laten beantwoorden d.m.v. een vragenlijst (aanmeldformulier). Hiervoor dient een dossiersjabloon te zijn ingeregeld en gepubliceerd. Na het indienen van hun antwoorden worden deze meteen toegevoegd aan een nieuw toegevoegd dossier in hun nieuwe patiëntenkaart.
Na registratie ontvangt de patiënt automatisch een mail met hun inloggegevens en een link naar jouw inlogpagina. De inhoud en opmaak van deze mail is gebaseerd op het aanpasbare systeem email-sjabloon met type 'Nieuwe account voor patiënt'. Mocht je liever niet hebben dat de patiënt automatsich inloggegevens ontvangt, pas dan de inhoud van dit systeem email-sjabloon aan of deactiveer de instelling 'Email gebruikersaccount naar patiënt' onder "Praktijk > Voorkeuren > Portaal instellingen".
Je kunt je patiënten (opnieuw) hun inloggegevens toesturen vanuit de "Patiëntenkaart > Algemeen" door onderaan op de knop [Inloggegevens (opnieuw) verzenden] te klikken, zij dat een patiënt die zichzelf heeft geregistreerd maar geen inloggegevens heeft ontvangen óf een patiënt die jij zelf hebt toegevoegd.
Als een terugkerende klant met het al bekende voor- en achternaam, geboortedatum en geslacht opnieuw probeert te registreren krijgt de klant een melding om in te loggen in plaats van te registreren.
Overzicht registraties
Om op de hoogt te blijven van alle registraties kun je:
- je patiëntenoverzicht onder "Patiënten > Overzicht" filteren op status 'Registratie'. Leeg zo nodig eerst de huidige filters.
- je to-do overzicht onder "Home > To-do" filteren op categorie 'Patiëntregistratie'. Wis zo nodig de 'Behandelaar' filter.
- automatisch een mail laten versturen bij iedere registratie. Vul hiervoor het gewenste e-mailadres in onder "Praktijk > Algemeen > Patiëntenportaal > Email bij registratie patiënt" en activeer de instelling 'Email ontvangen'.
Geef de patiënt de status 'Actief' wanneer je hen in behandeling neemt, anders kun je geen consulten voor hen maken.
Troubleshooting
- Er is geen optie om te zien of een patiënt al een keer ingelogd heeft. Je kan via Email > Logging wel controleren of de 'Nieuwe patiënt account' gestuurd is.