Wanneer je je (potentiële) patiënten toegang hebt gegeven tot je patiëntenportaal, bijvoorbeeld door de URL (hyperlink) op je website te plaatsen, kunnen nieuwe patiënten zich inschrijft op de inlogpagina van je patiëntenportaal via de knop [Registreren]. Hiervoor dient de instelling 'Toon registreer knop' te zijn geactiveerd onder "Praktijk > Algemeen > Patiëntenportaal".
Bij het registreren wordt de patiënt allereerst verzocht zijn of haar NAW-gegevens in te vullen (evenals de NAW-gegevens van één of meer bewindvoerders in het geval van het speciale "<18" patiëntenportaal). Onderaan de registratiepagina moet de patiënt akkoord gaan met de algemene voorwaarden van de praktijk. Deze akkoordverklaring wordt alleen getoond wanneer er onder "Praktijk > Algemeen" in het veld 'Alg. voorw. link' een (URL naar de) algemene voorwaarden is ingevuld.
Op basis van de door de patiënt ingevulde gegevens wordt automatisch een patiëntenkaart toegevoegd met de status 'Geregistreerd' en een To-do met categorie 'Patiëntregistratie' of 'Cliëntregistratie'. Eenmaal de status van de patiënt is aangepast naar Actief, wordt de status van de to-do aangepast naar 'Voltooid'.
Het akkoord gaan met de algemene voorwaarden wordt niet afzonderlijk vastgelegd of zichtbaar gemaakt in James of in de patiëntenkaart. Het feit dat een patiënt zich succesvol heeft geregistreerd via het patiëntenportaal geldt als bevestiging dat hij of zij akkoord is gegaan met de getoonde algemene voorwaarden.
Na het invullen van de NAW-gegevens kun je de patiënt nog een aantal vragen laten beantwoorden via een vragenlijst (aanmeldformulier). Hiervoor dient een dossiersjabloon te zijn ingeregeld en gepubliceerd. Na het indienen van de antwoorden worden deze direct toegevoegd aan een nieuw dossier in de aangemaakte patiëntenkaart.
Na registratie ontvangt de patiënt automatisch een e-mail met inloggegevens en een link naar jouw inlogpagina. De inhoud en opmaak van deze e-mail zijn gebaseerd op het aanpasbare systeem e-mailsjabloon met type 'Nieuwe account voor patiënt'. Wil je niet dat de patiënt automatisch inloggegevens ontvangt? Pas dan de inhoud van dit systeem e-mailsjabloon aan of deactiveer de instelling 'Email gebruikersaccount naar patiënt' onder "Praktijk > Voorkeuren > Portaal instellingen".
Je kunt inloggegevens (opnieuw) toesturen vanuit de "Patiëntenkaart > Algemeen" door onderaan op de knop [Inloggegevens (opnieuw) verzenden] te klikken. Dit geldt zowel voor een patiënt die zichzelf heeft geregistreerd maar geen inloggegevens heeft ontvangen, als voor een patiënt die je zelf hebt toegevoegd.
Wanneer een terugkerende patiënt met dezelfde voor- en achternaam, geboortedatum en geslacht opnieuw probeert te registreren, krijgt deze een melding om in te loggen in plaats van zich opnieuw te registreren.
Overzicht registraties
Om op de hoogte te blijven van alle registraties kun je:
- je patiëntenoverzicht onder "Patiënten > Overzicht" filteren op status 'Registratie'. Leeg zo nodig eerst de huidige filters.
- je to-do overzicht onder "Home > To-do" filteren op categorie 'Patiëntregistratie'. Wis zo nodig het filter 'Behandelaar'.
- automatisch een e-mail laten versturen bij iedere registratie. Vul hiervoor het gewenste e-mailadres in onder "Praktijk > Algemeen > Patiëntenportaal > Email bij registratie patiënt" en activeer de instelling 'Email ontvangen'.
Geef de patiënt de status 'Actief' wanneer je deze in behandeling neemt. Zolang de status niet op 'Actief' staat, kun je geen consulten aanmaken.
Troubleshooting
- Er is geen optie om te zien of een patiënt al een keer heeft ingelogd. Je kunt via Email > Logging wel controleren of de e-mail 'Nieuwe patiënt account' is verstuurd.