Ja, je kunt in James een intakeformulier (vragenlijst) sturen. Dit kan op drie manieren. Welke optie het beste past, hangt af van hoe je werkt en of je wilt dat het invullen ‘afgedwongen’ wordt.
- Wil je ‘zo makkelijk mogelijk’ voor de patiënt en zo min mogelijk handmatig werk? Kies dan voor optie 1 (meesturen met afspraakbevestiging).
- Wil je het intakeformulier los van afspraken sturen of per patiënt zelf het moment bepalen? Kies dan voor optie 2 (handmatig versturen).
- Wil je het invullen zoveel mogelijk afdwingen vóór de eerste afspraak? Kies dan voor optie 3 (patiëntenportaal/registratie).
Optie 1 (meest gebruikt): intakeformulier meesturen met de afspraakbevestiging
Dit is vaak de meest laagdrempelige werkwijze. De patiënt ontvangt bij de afspraakbevestiging een link naar het intakeformulier en kan deze veilig online invullen. Als de patiënt het formulier invult, worden de antwoorden automatisch opgeslagen in het dossier.
Een belangrijk voordeel is dat James bij het plannen van een afspraak met het juiste afspraaktype automatisch een dossier kan toevoegen op basis van een dossiersjabloon (als de patiënt dit dossier nog niet heeft). Je hoeft het dossier dus niet handmatig aan te maken.
Voordelen
- Laagdrempelig voor de patiënt: invullen via een link in de afspraakbevestiging.
- Minder handmatig werk: dossier kan automatisch worden toegevoegd via het gekoppelde dossiersjabloon.
- Antwoorden worden na invullen automatisch opgeslagen in het dossier.
Nadelen
- Het invullen wordt niet verplicht gesteld; je bent afhankelijk van of de patiënt de link opent en het formulier invult.
Hoe je dit inricht (dossiersjabloon + koppeling aan afspraaktype + e-mailsjabloon), lees je hier: Vragenlijst meesturen met afspraakbevestiging.
Optie 2: intakeformulier handmatig versturen vanuit het dossier
Dit is handig als je een intakeformulier wilt sturen op een moment dat losstaat van een afspraak, of als je zelf wilt bepalen welk tabblad je verstuurt.
Voor deze werkwijze heb je wel eerst een patiëntenkaart én een dossier nodig (met ‘dossier’ bedoelen we het behandeldossier). Je maakt dus eerst de patiëntenkaart aan, voegt een dossier toe en verstuurt daarna de vragenlijst vanuit het dossier.
Voordelen
- Je bepaalt zelf wanneer je het intakeformulier verstuurt.
- Je kunt vragen sturen uit één specifiek tabblad.
Nadelen
- Meer handmatig werk: patiëntenkaart + dossier aanmaken voordat je kunt versturen.
- Het invullen wordt niet verplicht gesteld; de patiënt kan ervoor kiezen het niet te doen.
Hoe je handmatig een vragenlijst verstuurt, lees je hier: Vragenlijst handmatig versturen.
Optie 3: intakeformulier via het patiëntenportaal (registratie)
Wil je het invullen zo veel mogelijk afdwingen, dan is het patiëntenportaal de meest geschikte optie. Nieuwe patiënten kunnen zichzelf registreren en vullen daarbij hun NAW-gegevens in. Je kunt dit registratieproces uitbreiden met een intakeformulier (vragenlijst).
Voordelen
- Je kunt het invullen (deels) afdwingen door vragen verplicht te maken in het dossiersjabloon.
- De antwoorden worden na invullen direct opgeslagen in een nieuw dossier in de patiëntenkaart.
- Geschikt als je zeker wilt weten dat de intake vooraf is ingevuld.
Nadelen
- Vaak hoogdrempeliger: patiënten moeten registreren en krijgen meestal te maken met inloggegevens.
- Minder geschikt als je intakeformulieren alleen incidenteel wilt sturen.
Hoe je dit inricht via het patiëntenportaal, lees je hier: Patiëntenportaal: registratie en Dossiersjabloon publiceren voor patiëntenportaal.