Je kunt de inhoud van afspraakbevestigingen en -herinneringen aanpassen door het bijbehorende e-mailsjabloon te wijzigen. Daarnaast kun je (optioneel) voorwaardelijke teksten tonen op basis van de praktijk, locatie en het afspraaktype dat op de patiëntafspraak is geselecteerd.
Mailsjabloon aanpassen
Je past afspraakbevestigingen, -herinneringen en wijzigingsmails aan via het bijbehorende systeem e-mailsjabloon. Dit werkt hetzelfde als het aanpassen van een normaal mailsjabloon.
- Ga naar Praktijk > Tekstsjablonen.
- Klik op 'Systeem email-sjablonen'.
- Open het bijbehorende systeem e-mailsjabloon (categorie). Het sjabloon kun je herkennen aan de categorie; de naam kan door jullie zelf zijn aangepast:
- Afspraakbevestiging: categorie 'Afspraakbevestiging voor patiënt'
- Afspraakherinnering: categorie 'Afspraakherinnering voor patiënt'
- Afspraak gewijzigd: categorie 'Afspraak gewijzigd voor patiënt'
- Afspraak verwijderd (annulering): categorie 'Afspraak verwijderd voor patiënt'
- Pas de inhoud en/of opmaak aan. Voor verdere uitleg over het aanpassen van een mailsjabloon volg je dezelfde stappen als in dit artikel over het aanpassen van een mailsjabloon.
Let op! Wil je voorwaardelijke teksten toevoegen? Laat dan de volgende automatische (samenvoeg)velden in de inhoud van het mailsjabloon staan: <<Afspraaktype email info>>, <<Locatie email info>> en <<Praktijk email info>>. - Sla het sjabloon op.
Je hebt nu het systeem e-mailsjabloon aangepast. Je kunt nu afspraakbevestigingen en -herinneringen versturen met de aangepaste inhoud.
Tip: Aan de afspraakbevestigingsmail is standaard een link toegevoegd naar een vragenlijst, zodat de patiënt direct de door jou gewenste vragen in het nieuwe dossier kan beantwoorden. Hier lees je hoe je dit instelt.
Voorwaardelijke tekst toevoegen
Je kunt in afspraakbevestigingen, -herinneringen en wijzigingsmails voorwaardelijke tekst tonen op basis van de praktijk, locatie en het afspraaktype op de patiëntafspraak. Hiervoor dienen de standaard automatisch (samenvoeg)velden nog in het systeem e-mailsjabloon te staan.
Voorwaardelijke tekst voor de praktijk
Je voegt tekst toe die wordt getoond via het automatische samenvoegveld <<Praktijk email info>>.
- Ga naar Praktijk > Algemeen.
- Vink onder het kopje 'Algemeen' het hokje 'Additionele praktijkinformatie' aan.
- Vul de tekst in het veld daaronder in.
- Klik op [Opslaan].
Je hebt nu voorwaardelijke tekst op praktijkniveau toegevoegd. Deze zal nu in de afspraakbevestigingen, -herinneringen en wijzigingsmails worden weergegeven indien het automatische (samenvoeg)veld <<Praktijk email info>> in het systeem e-mailsjabloon staat.
Voorwaardelijke tekst voor de locatie
Je voegt tekst toe die wordt getoond via het automatische samenvoegveld <<Locatie email info>>.
- Ga naar Praktijk > Locaties.
- Open de gewenste locatie.
- Vul de tekst in het veld 'Locatie informatie e-mail' in.
- Klik op [Opslaan].
Je hebt nu voorwaardelijke tekst op locatieniveau toegevoegd. Deze zal nu in de afspraakbevestigingen, -herinneringen en wijzigingsmails worden weergegeven indien het automatische (samenvoeg)veld <<Locatie email info>> in het systeem e-mailsjabloon staat.
Voorwaardelijke tekst voor het afspraaktype
Je voegt tekst toe die wordt getoond via het automatische samenvoegveld <<Afspraaktype email info>>.
- Ga naar Praktijk > Afspraaktypes.
- Open het gewenste afspraaktype.
- Vul de tekst in het veld 'Afspraaktype informatie e-mail' in.
- Klik op [Opslaan].
Je hebt nu voorwaardelijke tekst op afspraaktypeniveau toegevoegd. Deze zal nu in de afspraakbevestigingen, -herinneringen en wijzigingsmails worden weergegeven indien het automatische (samenvoeg)veld <<Afspraaktype email info>> in het systeem e-mailsjabloon staat.