Het maken van een e-mailsjabloon bespaart tijd en zorgt voor consistente communicatie met patiënten, collega’s en andere zorgverleners. In James kun je eenvoudig sjablonen opstellen die automatisch gegevens invullen, links toevoegen en aansluiten op verschillende situaties, zoals oproepen of vragenlijsten. In dit artikel leggen we stap voor stap uit hoe je een e-mailsjabloon maakt, welke mogelijkheden er zijn en waar je op moet letten om het sjabloon optimaal te gebruiken.
Automatische velden
In de sjablonen kan je gebruik maken van verschillende automatische velden.
- Via de <#> knop kan je onderdelen van de praktijk, medewerker en patiënt laten invullen.
- Klik op de plek in de mail waar je een automatisch veld wilt toevoegen.
- Klik op de <#> knop.
- Zoek het automatische veld en klik er op.
Het automatische veld staat met een blauwe achtergrond in de mail.
- Door codes zoals <<1.2>> te typen kan je onderdelen van het behandeldossier in het mailsjabloon laten zetten.
- Door teksten in het mailsjabloon te selecteren zijn er verschillende link
en herhaal
velden toevoegen. Hieronder vind je:
- oproep links.
- vragenlijst links.
- herhalingen voor dagjournalen zodat je de opmaak van de dagjournaals in de mail kan bepalen.
Mailsjabloon bestemmingen
Het veld 'Bestemd voor' is verplicht om in te vullen en geeft aan waar James dit mailsjabloon voor moet gebruiken.
Patiënt mail: De meest simpele versie van alle soorten mailsjablonen. Dit mailsjabloon kan je kiezen wanneer je handmatig een mail verstuurt naar de patiënt of een contactpersoon.
Oproep: Podotherapeuten gebruiken oproepen voor trajecten waar patiënten sporadisch op afspraak moeten komen. De oproeplink is het enige wat ander is aan het oproep mailsjabloon. via deze link kan de patiënt meteen een afspraak kan inplannen. Oproep mailsjablonen zijn te gebruiken in het Home > Oproepen scherm.
Vragenlijst: Wanneer je in het behandeldossier op het enveloppe icoon drukt kan je een handmatige vragenlijst versturen. Voor deze handmatige vragenlijst kan je aan het mailsjabloon een vragenlijst link toevoegen waarmee de patiënt de vragenlijst met de druk op een link meteen kan invullen.
Zorgmail/ Zorgdomein: Het meest beperkende mailsjabloon is het Zorgmail/ Zorgdomein mailsjabloon. De beveiligde route met contact met de huisarts en of verwijzer van deze partijen dicteren deze beperking. Je kan geen afbeeldingen of tekst opmaak in het sjabloon instellen.
Mailsjabloon beperken
Met de vinkjes 'Gebruik dossier' en gebruik zorgtraject' kan je beperken wanneer het mailsjabloon gebruikt kan worden het mailsjabloon moet aan een dossier of zorgtraject gekoppeld worden.. Wanneer er geen behandeldossier of zorgtraject bestaat, is het mailsjabloon niet te vinden.
Het advies is als volgt:
Gebruik dossier: Alleen voor <<1.2>> gebruiken. Dit zijn de enige velden waarvoor je het behandeldossier echt nodig is.
Gebruik zorgtraject: Er zijn <#> velden die verwijzen naar het zorgtraject. Wanneer deze in het mailsjabloon staan kan je dit vinkje aanzetten.
Mailsjabloon testen
Onderaan het mailsjabloon vind je de [Voorbeeld] knop. In dit voorbeeld kan je de automatische velden laten vullen en bekijken hoe dit er uit komt te zien. Hiervoor voeg je het mailsjabloon samen met de gegevens van een patiënt. Wanneer relevant kies je ook een behandeldossier of een zorgtraject.
Tip: Vul bij een test patiënt alle velden in die je wilt testen. Dan kan je deze patiënt gebruiken tijdens het testen en weet je zeker dat de automatische velden iets invullen.
Wanneer je tevreden bent met het mailsjabloon klik je op [Opslaan en sluiten] Het mailsjabloon is meteen actief en kan je voor de aangegeven bestemming gebruiken.
Let op: Het kan zijn dat het tekstsjabloon nog niet bij praktijk > medewerker> Beroepsgegevens is aangevinkt. Dit leidt er toe dat de medewerker het tekstsjabloon niet kan gebruiken.