Hoe verstuur ik een Zorgmail?

In dit artikel lees je hoe je Zorgmail gebruikt binnen James en wat het verschil is tussen een 'Zorgmail' en een 'e-mail via Zorgmail'. Zo weet je precies wanneer je welke optie gebruikt en hoe je veilig berichten verstuurt naar andere zorgverleners of patiënten.

Voordat je Zorgmail kunt gebruiken, moet je deze eerst correct koppelen aan James. Tijdens deze koppeling stel je ook de juiste inloggegevens in, waaronder het EDI-wachtwoord. Dit is belangrijk: gebruik hier niet je reguliere Zorgmailwachtwoord. Tijdens het versturen van de Zorgmail krijg je dan een foutmelding.

Bij het versturen via Zorgmail wordt onderscheid gemaakt tussen een 'Zorgmail' en een 'e-mail via Zorgmail'.

• Mailing tussen Zorgmailadressen: een bericht van één zorgverlener naar een ander, van Zorgmailadres naar Zorgmailadres.
• Beveiligd mailen via Zorgmail: je stuurt de mail via Zorgmail naar een patiënt, contactpersoon of bewindvoerder. Via tweefactorbeveiliging kan de mail gelezen worden.

James kent ook een koppeling met Zivver als alternatief voor Zorgmail.

Mailing tussen Zorgmailadressen

Zorgmails kunnen worden verstuurd vanuit het Zorgmailoverzicht onder "Home > Zorgmail" en vanuit de patiëntenkaart, linkermenu 'Dossiers'.

Wil je bij het opstellen van een nieuwe Zorgmail de inhoud invullen op basis van een mailsjabloon dat verwijst naar het dossier of zorgtraject van de patiënt? Stel de Zorgmail dan op vanuit de patiëntenkaart.

Vanuit het Zorgmailoverzicht

1. Ga naar "Home > Zorgmail".
2. Klik op de knop [Zorgmail] onder het kopje 'Zorgmail'.
3. Voeg de patiënt toe op wie deze Zorgmail betrekking heeft.
4. Selecteer de ontvanger: Huisarts, Bedrijfsarts en/of Verwijzer.
   Heb je nog geen huisarts, bedrijfsarts of verwijzer toegevoegd aan de algemene gegevens van de patiënt? Voeg deze dan eerst toe. Heb je deze wél toegevoegd, maar kun je deze niet selecteren als ontvanger? Dan is er aan de zorgverlener géén Lifeline-Zorgmailmailadres gekoppeld (zie Troubleshooting).
5. Vul de 'Inhoud' in.
   1. Handmatig, óf:
   2. selecteer een tekstsjabloon. Je kunt hier alleen kiezen voor mailsjablonen bestemd voor Zorgmail/Zorgdomein en niet verwijzen naar het dossier of zorgtraject van de patiënt.
6. (Optioneel) Klik op [Opslaan als concept] om de Zorgmail op te slaan zonder te versturen.
7. Verstuur de Zorgmail door op [Sturen] te klikken.

Vanuit de patiëntenkaart

1. Open de patiëntenkaart waarvoor je de Zorgmail wilt sturen.
2. Open het linkermenu 'Dossiers'.
3. Klik op de knop [Zorgmail] onder het kopje 'Zorgmail'.
4. Selecteer de ontvanger: Huisarts, Bedrijfsarts en/of Verwijzer.
   Heb je nog geen huisarts, bedrijfsarts of verwijzer toegevoegd aan de algemene gegevens van de patiënt? Voeg deze dan eerst toe. Heb je deze wél toegevoegd, maar kun je deze niet selecteren als ontvanger? Dan is er aan de zorgverlener géén Lifeline-Zorgmailmailadres gekoppeld (zie Troubleshooting).
5. Vul de 'Inhoud' in.
   1. Handmatig, óf:
   2. selecteer een tekstsjabloon. Je kunt hier alleen kiezen voor mailsjablonen bestemd voor Zorgmail/Zorgdomein.
6. (Optioneel) Heb je in de 'Inhoud' automatische velden staan die verwijzen naar een dossier en/of zorgtraject? Selecteer dan bij 'Dossier' het bijbehorende dossier en/of bij 'Zorgtraject' het bijbehorende zorgtraject.
7. (Optioneel) Klik op [Opslaan als concept] om de Zorgmail op te slaan zonder te versturen.
8. Verstuur de Zorgmail door op [Sturen] te klikken.

Beveiligd mailen via Zorgmail

De werkwijze voor het versturen van een e-mail via Zorgmail is identiek aan het versturen van een 'normale' e-mail. Als je een koppeling hebt met Zorgmail, worden alle patiënt-e-mails standaard via Zorgmail verstuurd. Onderaan de mail kun je Zorgmail eventueel uitvinken.

Troubleshooting

• Foutmelding: "E-mail kon niet worden verzonden: The HTTP request is unauthorized with client authentication scheme 'Basic'. The authentication header received from the server was 'Basic realm="Realm"'.".
  Deze foutmelding betekent dat bij de medewerker die de Zorgmail probeert te versturen in de algemene medewerkersgegevens geen of een onjuist Zorgmailnummer en/of Zorgmailwachtwoord is ingevuld. Vul daar de juiste gegevens in om deze foutmelding te verhelpen.

• Geen Zorgmail kunnen versturen naar (een) zorgverlener(s).
  Lukt het versturen van een Zorgmail niet? Bepaal dan eerst of het nérgens lukt of alleen bij/naar een specifieke zorgverlener. Dit onderscheid bepaalt waar het probleem zit. Is dit niet duidelijk, vraag dit dan eerst na.

  Belangrijk: Dat je een huisarts, bedrijfsarts of verwijzer niet kunt zorgmailen, staat los van het toevoegen ervan. Je kunt de zorgverlener gewoon toevoegen aan de algemene gegevens van de patiënt (patiëntenkaart > algemeen); alleen het zorgmailen lukt niet als er geen geldig Zorgmail-/Lifeline-adres is.

  • Lukt het versturen nergens? Dan ligt het aan de koppeling. Voor het versturen van Zorgmails vanuit James is namelijk een actieve koppeling met Zorgmail nodig. De koppeling is dan niet of niet goed gerealiseerd. Controleer de koppeling via Hoe koppel/activeer ik ZorgMail?. Let hierbij op het juiste @lms.lifeline.nl-adres en het juiste EDI-wachtwoord. Dit is niet het inlogwachtwoord van Zorgmail.
  • Lukt het versturen alleen bij/naar deze ene zorgverlener niet? Werkt het versturen verder gewoon, maar lukt het alleen bij deze huisarts, bedrijfsarts of verwijzer niet? Dan ligt het niet aan de koppeling, maar aan de contactgegevens van de toegevoegde zorgverlener: er ontbreekt een geldig Zorgmail-/Lifeline-adres. Voor het versturen naar een individuele zorgverlener is geen aparte koppeling nodig. Wat je moet doen, hangt af van het adresboek waaruit de zorgverlener is toegevoegd:
    • James-adresboek (lokaal adresboek met handmatig toegevoegde verwijzers/zorgverleners): hierin kun je zelf het juiste Zorgmail-/Lifeline-adres invullen. Is dit veld leeg, dan kun je niets versturen totdat het adres is toegevoegd. Vul het Zorgmail-/Lifeline-adres aan bij de betreffende zorgverlener.
    • Vektis-adresboek (rechtstreeks gekoppeld aan Zorgmail): staat hier géén Lifeline-/Zorgmail-adres bij de zorgverlener, dan betekent dit dat die zorgverlener geen Zorgmail heeft. Het adres is dan niet ergens "op te vragen" of aan te vullen: het bestaat simpelweg niet. Verstuur in dit geval geen Zorgmail, maar mail beveiligd via Zorgmail naar het reguliere e-mailadres van de betreffende praktijk of zorgverlener (zie Beveiligd mailen via Zorgmail).

  Let op! Dat James de AGB-code van een zorgverlener vindt en de zorgverlener kent, betekent niet automatisch dat die zorgverlener een Zorgmail-/Lifeline-adres heeft. Een bekende AGB-code en een geldig Zorgmailadres staan los van elkaar. Of er een Zorgmail-/Lifeline-adres aanwezig is, zie je vooraf niet bij het toevoegen of selecteren van de zorgverlener; je merkt het pas op het moment dat je een Zorgmail probeert te versturen.