Voor het maken van een patiëntafspraak via een patiëntenportaal, afsprakenportaal of afsprakenbureau dient de patiënt of telefonist een keuze te maken uit een van de beschikbare afspraakvoorstellen. Het is niet mogelijk om zelf een datum en/of tijd in te vullen. De beschikbaarheid van afspraakvoorstellen is afhankelijk van:
- het patiëntafspraaktype. Activeer hier de juiste instelling(en):
- Patiëntportaal: dit afspraaktype kan worden ingepland via het patiëntenportaal en het afsprakenportaal.
- Beschikbaar voor telefonistes: dit afspraaktype kan worden ingepland door de telefonistes van jouw afsprakenbureau.
- het rooster van de behandelaar. Voeg hieraan toe:
- de afspraaktypes die de patiënt of telefonist moet kunnen inplannen bij deze behandelaar.
Tip: Je kunt een daglimiet instellen per afspraaktype. - de periode (datum, tijd en herhaling) waarin de patiënt of telefonist moet kunnen inplannen bij deze behandelaar.
- de locatie waarop de patiënt of telefonist moet kunnen inplannen bij deze behandelaar.
- de afspraaktypes die de patiënt of telefonist moet kunnen inplannen bij deze behandelaar.
- de agenda. Hier moet voldoende ruimte zijn voor de afspraak die de patiënt of telefonist probeert in te plannen.
Tip: Je kunt algemene afspraken gebruiken om tijden te blokkeren, bijvoorbeeld voor administratieve tijd, pauze, privéafspraken of vakanties, zodat er op die momenten geen afspraakvoorstellen worden gegenereerd. - de agenda-instellingen van de betreffende behandelaar. Zo kun je instellen dat er op korte termijn geen afspraakvoorstellen worden gegenereerd, of dat afspraakvoorstellen achtereenvolgend moeten zijn.
Let op! Afspraakvoorstellen werken alleen wanneer je roosters verplicht hebt.
Afspraakvoorstellen voor een dagdeel
Wil je alleen voor een deel van je werkdag afspraakvoorstellen genereren? Dan hoef je alleen je rooster in te korten.
Voorbeeldscenario: Je werkt van 09:30 t/m 17:30, maar wilt dat patiënten of het afsprakenbureau alleen afspraken kunnen inplannen tussen 09:30 en 13:00.
Oplossing: Pas je rooster van 09:30 t/m 17:30 aan naar 09:30 t/m 13:00. Patiënten en het afsprakenbureau kunnen, op de locatie van dit rooster, nu alleen nog afspraken inplannen tussen 09:30 en 13:00. Zij zijn immers beperkt tot de tijden van je rooster.
Jij als behandelaar kunt buiten je roosters plannen en dus nog steeds afspraken maken na 13:00.
Tip: Wil je dat de witte tijdvakken in je agenda doorlopen tot 17:30 zodat bij het maken van een patiëntafspraak automatisch de gewenste locatie van het rooster wordt ingevuld, maar dat patiënten of het afsprakenbureau nog steeds beperkt worden tot de periode 09:30 t/m 13:30? Maak dan een tweede rooster aan voor dezelfde dag(en) en locatie(s) voor 13:30 t/m 17:30, maar vink daarin niet de patiëntafspraaktypes aan die zijn ingesteld met 'Patiëntenportaal' en/of 'Beschikbaar voor telefonistes'.
Indien nodig kun je extra soortgelijke of identieke afspraaktypes maken zonder die instelling(en) en deze selecteren in het tweede rooster, zodat je deze afspraaktypes alsnog kunt gebruiken voor patiëntafspraken tussen 13:30 en 17:30.
Zelf afspraakvoorstellen gebruiken
Medewerkers van een praktijk kunnen ook zelf gebruikmaken van afspraakvoorstellen bij het maken van een patiëntafspraak. Zo kun je:
- de eerst beschikbare vrije tijdsloten inzien op basis van:
- de in de patiëntafspraak geselecteerde locatie (of geen)
- de in de patiëntafspraak geselecteerde medewerker (of geen)
- de in de patiëntafspraak ingevulde datum en tijd
- de in de roosters geselecteerde afspraaktypes
- de in de roosters geselecteerde locatie
- de in de roosters geselecteerde datum, tijd en herhaling
- een tijdslot selecteren en zo in één keer de volgende gegevens invullen:
- datum
- tijd
- locatie
- behandelaar
Afspraakvoorstellen worden niet standaard getoond bij patiëntafspraken. Hiervoor moet de medewerker in de agenda-instellingen onder "Praktijk > Medewerkers" de instelling 'Gebruik voorstellen voor patiëntafspraken' activeren.
Een agenda offline halen voor het online portaal
Wil je voorkomen dat patiënten online afspraken kunnen inplannen op de agenda van een medewerker, of wil je de agenda 'offline' of 'onzichtbaar' maken voor het patiëntenportaal en afsprakenportaal? Dat doe je niet via een aparte knop of via de locatie-instellingen, maar door de roosters van de medewerker aan te passen.
Bepalend voor het online kunnen inplannen is het afspraaktype: een afspraaktype is online inplanbaar wanneer de instelling Patiëntenportaal is aangevinkt én het afspraaktype is gekoppeld aan een rooster van de medewerker. Vink je dit afspraaktype uit in het rooster, dan kunnen patiënten er online geen afspraken meer op inplannen.
- Open het rooster van de betreffende medewerker.
- Verwijder het vinkje bij het afspraaktype dat niet meer online inplanbaar mag zijn.
- Herhaal dit in alle roosters van de medewerker waarin dat afspraaktype nog is aangevinkt.
Let op! Zolang het afspraaktype in één rooster van de medewerker aangevinkt blijft staan, blijft het op die momenten online inplanbaar. Controleer daarom alle roosters van de medewerker.
Tip: Moet de behandelaar dit afspraaktype intern zélf nog wel kunnen inplannen? Maak dan een extra afspraaktype aan zonder de instelling Patiëntenportaal en koppel dat aan het rooster. Geef het interne afspraaktype een duidelijke, herkenbare naam voor de behandelaar en geef het online inplanbare afspraaktype een naam die voor de patiënt begrijpelijk is.