Hoe maak ik een nieuw rooster?

Met een rooster bepaal je bij wie, waar, wanneer en welk type patiëntafspraken kunnen worden ingepland. Roosters zijn nodig om:

• patiëntafspraken te plannen.
• afspraakvoorstellen te genereren, zodat:
  • jouw afsprakenbureau patiëntafspraken kan inplannen;
  • jouw patiënten via het patiëntenportaal en/of afsprakenportaal zelf afspraken kunnen inplannen.

Tip: Maak je geen gebruik van het afsprakenportaal, patiëntenportaal of een afsprakenbureau? Dan kun je roosters optioneel maken via de instelling ‘Roosters zijn optioneel’ onder Praktijk > Voorkeuren > Agenda - Algemeen.

Nieuw rooster

Voordat je een nieuw rooster kunt aanmaken, moeten de gewenste afspraaktypes zijn geactiveerd in de agenda-instellingen van de medewerker.

1. Open het roosteroverzicht:
   • van jezelf
     1. Ga naar Praktijk > Medewerkers.
     2. Open de medewerker door te dubbelklikken of door te selecteren en op [Open] te klikken.
     3. Ga in het linkermenu naar Roosters.
   • van een andere medewerker
     • Klik op het profielicoon () rechtsboven.
     • Ga met je cursor over ‘Agenda’.
     • Klik op ‘Roosters’.
2. Klik op [Nieuw rooster]. Dit opent het roosterscherm.
3. Vul de ‘Datum’ in. Dit is de startdatum vanaf wanneer het rooster actief is.
4. Vul een ‘Begin-’ en ‘Eindtijd’ in.
5. Selecteer de ‘Locatie’.
6. (Optioneel) Vul een ‘Toelichting’ in. Deze is niet zichtbaar voor de patiënt.

7. Activeer ‘Herhaling’ om het rooster voor meerdere dagen te laten gelden.

   1. Kies het herhaalpatroon, bijvoorbeeld:
      • Dagelijks > Elke weekdag
      • Wekelijks > selectie van werkdagen (ma, di, wo, do, vr, za en/of zo)
   2. Bepaal tot wanneer het rooster actief is:
      1. Eindigt na een aantal herhalingen
      2. Eindigt op een specifieke datum
         Let op! De maximale looptijd van een rooster is 2 jaar.

   Tip: Voor een uitleg van alle herhaalopties en instellingen zie de schermuitleg van het rooster.

8. Selecteer de afspraaktypes die op deze locatie kunnen worden ingepland.
9. (Optioneel) Vul bij ‘Beperkt bovengrens’ een aantal in om het maximum aantal afspraken per dag te beperken.
10. Sla het rooster op.

Voor deze medewerker kunnen nu patiëntafspraken worden ingepland op de geselecteerde locatie en binnen de ingestelde periode. Moet de medewerker ook op andere locaties afspraken kunnen doen? Voeg dan voor die locaties extra roosters toe.

In de agenda zie je het rooster als witte tijdvakken. Plan je binnen deze tijdvakken een afspraak in, dan wordt de locatie van het rooster automatisch overgenomen. Medewerkers kunnen ook buiten deze tijden afspraken inplannen, zolang er een actief rooster bestaat voor de locatie. Patiënten en telefonisten zijn beperkt tot de tijden van het rooster.