In de agenda-instellingen bepaal je de standaardinstellingen van de agenda en roosters van de betreffende medewerker.
Je vindt de agenda-instellingen via Praktijk > Medewerkers. Open de medewerker en ga in het linkermenu naar Agenda > Agenda-instellingen. Je kunt je eigen agenda-instellingen ook openen door rechtsboven op het profielicoon () te klikken en daarna te gaan naar Agenda > Agenda-instellingen.
Selecteer afspraaktypen
Hier geef je aan welke afspraaktypen de medewerker mag gebruiken in zijn of haar roosters.
Afspraaktypen zijn indirect gekoppeld aan een beroep of professie. Welke beroepen of professies aan een medewerker zijn gekoppeld, leg je vast bij de beroepsgegevens van de medewerker. Alleen afspraaktypen die horen bij de gekoppelde beroepen of professies kunnen hier worden geselecteerd.
Zie je een afspraaktype hier niet terug? Controleer dan eerst of de juiste beroepsgegevens bij de medewerker zijn ingevuld.
Instellingen
Hier kun je de agenda-instellingen van de medewerker aanpassen.
Velden
- Overlappende afspraken zijn toegestaan: Er mogen meerdere patiëntafspraken op hetzelfde tijdstip worden gepland.
- Achtereenvolgende afspraken: Voorkomt gaten in de agenda door afspraakvoorstellen te beperken tot tijdsloten vóór en na reeds ingeplande afspraken. Staan er die dag nog geen afspraken? Dan wordt er alleen een afspraakvoorstel gegenereerd voor het eerste tijdslot van het rooster.
- Toon alleen werkuren: De agenda toont de begin- en eindtijden zoals vastgelegd onder Praktijk > Voorkeuren, in plaats van de volledige dag vanaf 00:00.
- Ontvang e-mailbevestigingen: De medewerker ontvangt een e-mail wanneer iemand anders een afspraak maakt, wijzigt of annuleert in de agenda van deze medewerker. Dit kan bijvoorbeeld een collega, het afsprakenbureau of een patiënt via het portaal zijn.
- Registreer reden voor annuleren en verplaatsen van afspraak: Verplicht degene die de afspraak annuleert of verplaatst om een reden op te geven. Deze reden wordt vermeld in de e-mailbevestiging.
Tip: Wil je voor alle wijzigingen aan alle agenda’s e-mails ontvangen op één e-mailadres? Vul dan een e-mailadres in bij E-mailadressen voor het ontvangen van notificaties onder Praktijk > Voorkeuren.
- Toon afspraak samenvatting: Na het maken van een afspraak verschijnt er een pop-up met een samenvatting van de afspraakgegevens.
- Gebruik voorstellen voor patiëntafspraken: James toont bij het maken van patiëntafspraken afspraakvoorstellen voor de eerst beschikbare vrije tijdsloten waarop de afspraak kan plaatsvinden. De optie [Plan vervolgafspraak] vanuit de agenda kun je alleen gebruiken als deze instelling aan staat.
- Genereer geen voorstellen de komende ... uren: James genereert geen afspraakvoorstellen voor de komende x uur.
- Start- en eindtijd agenda: Geeft de agenda van deze medewerker een afwijkende start- en eindtijd ten opzichte van de praktijkstandaard onder Praktijk > Voorkeuren.
- Toon standaard de volgende locatie: Bepaalt welke locaties standaard zichtbaar zijn in de agenda wanneer de medewerker inlogt.
- Agenda standaard in: Bepaalt de standaardweergave van de agenda bij het inloggen. De opties zijn dag, werkweek, week en maand.
-
Tijdschaal: Bepaalt in welke tijdsblokken de agenda wordt ingedeeld. Een nieuwe afspraak krijgt automatisch de begintijd van het geselecteerde tijdslot.
Tip: Hanteer een zo hoog mogelijke tijdschaal die deelbaar is door de duur van alle afspraaktypen. Heb je bijvoorbeeld alleen afspraaktypen van 25 en 50 minuten? Kies dan een tijdschaal van 25 minuten. -
Baseer begintijd van afspraken op de vorige afspraak van de dag: James past de begintijd van een nieuwe afspraak zo nodig automatisch aan, zodat het gat tussen de vorige afspraak en de nieuwe afspraak deelbaar is door de tijdschaal.
Voorbeeld: Je hebt een tijdschaal van 20 minuten. De vorige afspraak eindigt om 11:50, maar het eerstvolgende tijdslot start om 12:00. Selecteer je het tijdslot van 12:00? Dan wordt de begintijd aangepast naar 12:10.