Ja, je kunt vanuit James beeldbellen met (de ouders van) één patiënt. Dit is een beveiligd videogesprek. Als het nodig is, kunnen zowel de behandelaar als de patiënt het scherm delen.
James is de standaardoptie voor beeldbellen vanuit de patiëntenkaart. Daarnaast kan de praktijk ervoor kiezen om een andere videobelservice te gebruiken, zoals Microsoft Teams, Google Meet of Zoom. Dit kan alleen als de praktijk zelf heeft gecontroleerd dat de gekozen service veilig genoeg is ingericht voor contact met patiënten of cliënten.
Houd er rekening mee dat andere videobelservices niet vanuit James worden ondersteund. Ze kunnen ook niet worden gekoppeld aan de afspraakbevestiging. Voor vragen of problemen met deze services kun je contact opnemen met de support van de betreffende aanbieder.
Videobellen vanuit James
- Open de patiëntenkaart.
- Ga naar de algemene gegevens van de patiënt.
- Klik in het veld 'E-mailadres' op het videocamera icoontje (
).
- James verstuurt een uitnodiging naar het e-mailadres van de patiënt en opent een nieuw browservenster voor het videogesprek.
- Geef je browser toestemming om je camera en microfoon te gebruiken.
- De patiënt klikt op de link in de e-mail.
- De patiënt vult ter controle de geboortedatum en het e-mailadres in die in de patiëntenkaart staan.
- De patiënt klikt op [Deelnemen aan gesprek].
- De patiënt geeft de browser ook toestemming om de camera en microfoon te gebruiken.
Het videogesprek start zodra jullie allebei verbonden zijn.
Een videogesprek vanuit James kan niet worden ingepland. De patiënt ontvangt de uitnodiging kort voor of tijdens de afspraak. Vermeld dit eventueel in de afspraakbevestigingen en -herinneringen.
Videobellen via een andere videobelservice
Je kunt er ook voor kiezen om met de patiënt of cliënt te beeldbellen via een andere videobelservice. Gebruik hiervoor alleen een zakelijke omgeving van de praktijk. Gebruik geen privé-account.
Voorbeelden van diensten die geschikt kunnen zijn, als ze goed zijn ingericht en beveiligd:
- Microsoft Teams met een zakelijk Microsoft 365- of Teams-account;
- Google Meet met een zakelijk Google Workspace-account;
- Zoom met een passend zakelijk of zorggericht abonnement;
- Cisco Webex met een zakelijk account;
- Whereby met een zakelijk account;
- een andere beeldbelapplicatie die speciaal is ingericht voor gebruik in de zorg.
Let op: niet elke versie van deze diensten is automatisch geschikt voor gesprekken met patiënten of cliënten. Gebruik geen gratis of privéversie zonder dat de praktijk heeft gecontroleerd of deze voldoet aan de privacy- en beveiligingseisen.
Globale voorwaarden voor andere videobelservices
Controleer in ieder geval het volgende voordat je een andere videobelservice gebruikt:
- er is een zakelijke overeenkomst of verwerkersovereenkomst met de leverancier.
- de omgeving is ingericht volgens de beveiligingseisen van de praktijk.
- medewerkers loggen in met een zakelijk account.
- tweestapsverificatie of multifactorauthenticatie staat aan.
- externe deelnemers kunnen niet zomaar deelnemen zonder toelating.
- er wordt gewerkt met een wachtkamer, lobby of vergelijkbare instelling.
- er wordt per afspraak een unieke vergaderlink gebruikt.
- opnames, transcripties en automatische samenvattingen staan uit, tenzij de praktijk hier bewust voor kiest en dit goed heeft geregeld.
- er staan geen medische gegevens in de titel of omschrijving van de afspraak.
- de behandelaar controleert bij de start van het gesprek of de juiste patiënt of cliënt aanwezig is.
- het gesprek vindt plaats in een rustige, afgeschermde ruimte.
- de internetverbinding is veilig en stabiel.
De patiënt of cliënt heeft niet altijd een eigen account nodig om deel te nemen. Dit hangt af van de gekozen dienst en van de instellingen van de praktijk. Vaak kan de patiënt of cliënt deelnemen via een link in de browser of via de app van de videobelservice.
Laat de gekozen videobelservice altijd controleren door de eigen ICT-beheerder of privacyverantwoordelijke voordat deze wordt gebruikt voor patiënt- of cliëntcontact.
Voorwaarden voor een goede verbinding
Controleer het volgende als het videogesprek niet goed werkt:
- Zowel de behandelaar als de patiënt moeten toestemming geven voor het gebruik van de camera en microfoon. Geeft de browser geen melding? Wis dan de cache en cookies.
- Blijft het beeld zwart? Controleer dan of de camera en microfoon ook in de privacy-instellingen van de computer zijn toegestaan.
- Sluit andere programma's die de camera of microfoon gebruiken. Start daarna een nieuw videogesprek.
- Is het videogesprek gesloten? Start dan een nieuw videogesprek. Er wordt dan ook een nieuwe uitnodiging verstuurd.
- Kan de patiënt niet meer deelnemen? Start dan een nieuw videogesprek.
- Krijgt de patiënt een foutmelding? Controleer dan of de patiënt een ondersteunde browser gebruikt.
- Gebruikt de patiënt een smartphone of tablet? Dan kan het helpen om de desktopmodus te gebruiken. Dit wordt toegelicht in de instructievideo hierboven.
- Controleer of antivirussoftware, een firewall of browserplug-ins de verbinding blokkeren. Schakel deze alleen tijdelijk uit als dit veilig kan of in overleg met de eigen ICT-beheerder.
- Werkt het nog steeds niet? Laat de patiënt eventueel een hotspot maken op de telefoon en het apparaat daarmee verbinden via wifi.
- Test of videobellen wel werkt via een andere browser, een ander apparaat, een ander wifinetwerk of een ander James-account.
Aanhoudende problemen
Soms blijven problemen bestaan, ook nadat alle stappen zijn doorlopen. Er zijn veel mogelijke oorzaken die een videogesprek kunnen blokkeren. Daardoor is het niet altijd mogelijk om de precieze oorzaak te achterhalen.
Zijn de bovenstaande stappen doorlopen en zijn de meest voorkomende oorzaken uitgesloten? Neem dan contact op met de eigen ICT-beheerder om andere oorzaken te controleren.