Om een nieuwe patiëntafspraak in te plannen bij een behandelaar, moet de behandelaar:
- in hun algemene medewerkersgegevens een gebruikersgroep met de rol Behandelaar zijn toegewezen; anders heeft de behandelaar geen eigen agenda.
- in hun agenda-instellingen het afspraaktype zijn aangevinkt dat je wilt inplannen.
- een actief rooster hebben op de locatie waar je wilt inplannen.
Er zijn andere werkwijzen voor het inplannen van algemene afspraken en groepafspraken.
Patiëntafspraak maken in het kort
Hieronder lees je hoe je in de basis een patiëntafspraak maakt:
- Open de agenda.
- Dubbelklik met de linkermuisknop op een leeg tijdvak in de agenda, of klik met de rechtermuisknop en kies 'Nieuwe patiëntafspraak'.
- Zoek de patiënt op.
Tip: Na het openen van de patiëntafspraak kun je direct beginnen met typen, omdat de invoegcursor standaard in het veld 'Zoek patiëntnaam' staat. - Selecteer de patiënt om deze toe te voegen aan de patiëntafspraak.
Let op! Is de tekst in de patiëntenregel rood? Dan zijn nog niet alle verplichte NAW-gegevens ingevuld en kun je voor deze patiënt nog geen consulten maken. Open de patiënt, pas de status aan naar 'Actief', vul de velden in waarbij een groen sterretje staat en sla de patiënt op. - Selecteer het afspraaktype waarvoor de patiënt komt.
Tip: Plan je vaak hetzelfde afspraaktype in? Dan kun je het afspraaktype van de vorige afspraak van de patiënt automatisch laten invullen. Activeer hiervoor de instelling 'Kopieer vorige afspraakgegevens van patiënt' onder "Praktijk > Voorkeuren > Agenda - Algemeen". - Sla de patiëntafspraak op.
De patiëntafspraak is ingepland. Heb je ingesteld dat afspraakbevestigingen worden verstuurd? Dan wordt deze direct verzonden bij het opslaan van de patiëntafspraak.
Optionele patiëntafspraakinstellingen
- Activeer 'Herhaling' om van deze individuele patiëntafspraak een reeks patiëntafspraken te maken. Heb je ingesteld dat afspraakbevestigingen worden verstuurd? Dan wordt na het opslaan van de patiëntafspraak eenmalig een afspraakbevestiging verstuurd met daarin de datums van alle afspraken.
- Voeg een 'Toelichting' toe. Afspraken met een toelichting zijn te herkennen aan het informatie-icoon (i).
- Pas de 'Locatie' aan. Deze wordt automatisch ingevuld op basis van de locatie van het rooster van het geselecteerde tijdvak.
- Pas de 'Begintijd' aan. Deze wordt automatisch ingevuld op basis van het geselecteerde tijdvak.
- Pas de 'Eindtijd' aan. Deze wordt automatisch ingevuld op basis van de begintijd en de duur van het geselecteerde afspraaktype.
- Vul een 'Indirecte tijd' in. Deze tijd kan in de agenda worden getoond door 'Ind. tijd tonen' te activeren; als deze functie aanstaat wordt de indirecte tijd ook meegenomen bij de BIG-herregistratie. Indirecte tijd wordt niet opgenomen in afspraakbevestigingen en/of -herinneringen.
- Pas de 'Behandelaar' aan. Deze wordt automatisch ingevuld op basis van de geselecteerde agenda waarin de afspraak wordt gepland.
- Selecteer een 'Afspraakvoorstel' nadat je een patiënt en afspraaktype hebt toegevoegd. Dit past de datum en tijd van de afspraak aan naar het geselecteerde voorstel. Afspraakvoorstellen zijn altijd momenten waarop de geselecteerde behandelaar beschikbaar is op de gekozen locatie voor het geselecteerde afspraaktype.
Let op! Deze optie is alleen beschikbaar voor medewerkers die in hun agenda-instellingen de instelling 'Gebruik voorstellen van patiëntafspraken' hebben geactiveerd.
Opties na het maken van de patiëntafspraak
- Na afloop van de behandeling kun je de afspraak doorboeken om een factuur of declaratie te genereren.
- Plaats je muis boven de afspraak om een tekstballon te tonen met een samenvatting van de patiëntafspraak. Links zie je informatie over de afspraak en rechts over de patiënt.
- Je kunt een afspraak verplaatsen door deze te verslepen naar een ander tijdvak, een andere medewerker of locatie, afhankelijk van de agendaweergave.
- De duur van een afspraak kun je aanpassen door de onderrand vast te pakken en te slepen met de verticale dubbelpijlcursor (
).
- Klik met de rechtermuisknop op de afspraak om deze te kopiëren, knippen of verwijderen. Na kopiëren of knippen kun je de afspraak in een ander tijdvak of in een andere agenda plakken. Stond het vinkje 'E-mail verst.' aan in de oorspronkelijke afspraak? Dan wordt bij het plakken ook een afspraakbevestiging verstuurd, mits deze instelling is geactiveerd.