Wil je meerdere consulten, zij het behandelingen of lessen, in één keer factureren als abonnement of strippenkaart vóór of bij aanvang van een een traject? Dat kan, met behulp van een aantal nieuwe prestaties en afspraaktypes.
Let op! Abonnement facturen kunnen niet worden gedeclareerd bij ze zorgverzekeraar. Moet de factuur wél kunnen worden gedeclareerd bij de zorgverzekeraar? Dan dien je per behandeling een consult te maken.
Tip: Wil je factureren ná alle behandelingen hebben plaatsgevonden? Overweeg dan te factureren d.m.v. een verzamelfactuur.
Voorbereiding
Om een abonnement te kunnen factureren, moet je hiervoor een prestatie of artikel hebben gemaakt. Wil je het abonnement factureren bij de eerste behandeling? Dan adviseren we een prestatie te maken. Wil je het vóór de eerste behandeling factureren? Maak dan een artikel.
Prestatie voor abonnement
Deze prestatie kun je toevoegen aan een consult. Bij het opslaan van het consult, wordt de factuur gegenereerd voor de abonnementskosten.
- Ga naar "Praktijk > Tarieven".
- Open de tarieflijst (of voeg een nieuwe tarieflijst toe)
- Klik onder 'Prestaties' op [Voeg prestatie toe].
- Geef de prestatie een code, max 6 karakters.
- Geef de prestatie een naam, bijvoorbeeld: "Abonnement voor 5 zittingen"
- Klik op [Voeg toe] om een nieuw tarief toe te voegen
- Geef het nieuwe tarief (prijs) een startdatum.
- Vul het nieuwe interne tarief (incl. btw) in, bijvoorbeeld "250".
- Selecteer het btw percentage.
Let op: het vinkje bij 'Niet declaareerbaar' moet niet zijn aangevinkt, dit zorgt er namelijk voor dat er geen factuur of declaratie wordt gegenereerd bij het opslaan van het consult. - Sla het tarief op
- Sla de prestatie op
- Sla de tarieflijst op
Artikel voor abonnement
Dit artikel kun je toevoegen aan een losse factuur die je vervolgens kunt factureren aan de patiënt vóór aanvang van het traject.
- Ga naar "Praktijk > Artikelen".
- Open de artikellijst (of voeg een nieuwe artikellijst toe)
- Klik onder 'Artikelen' op [Toevoegen].
- Geef het artikel een code, max 6 karakters.
- Geef het artikel een naam, bijvoorbeeld: "Abonnement voor 5 zittingen"
- Klik op [Voeg toe] om een nieuw tarief toe te voegen
- Geef het nieuwe tarief (prijs) een startdatum.
- Vul het nieuwe interne tarief (incl. btw) in, bijvoorbeeld "250".
- Sla het tarief op
- Sla de artikel op
- Sla de artikellijst op
Prestatie niet declareerbaar
Zittingen als onderdeel van het abonnement, waarvoor reeds is betaald, moeten niet resulteren in een factuur. Je kunt consulten niet opslaan zonder prestatie, dus heb je deze bijzondere prestatie nodig die niet leidt tot een factuur.
- Ga naar "Praktijk > Tarieven".
- Open de tarieflijst (of voeg een nieuwe tarieflijst toe)
- Klik onder 'Prestaties' op [Voeg prestatie toe].
- Geef de prestatie een code, max 6 karakters.
- Geef de prestatie een naam, bijvoorbeeld: "Zitting onderdeel van abonnement"
- Klik op [Voeg toe] om een nieuw tarief toe te voegen
- Geef het nieuwe tarief (prijs) een startdatum.
- Vul het nieuwe interne tarief (incl. btw) in, bijvoorbeeld "1". Wat je hier invult is irrelevant, maar moet niettemin worden ingevuld.
- Selecteer het btw percentage. Wat je hier invult is irrelevant, maar moet niettemin worden ingevuld.
- Belangrijk: Vink 'Niet declaareerbaar' áán. Dit zorgt ervoor dat er geen factuur of declaratie wordt gegenereerd bij het maken van het consult.
- Sla het tarief op
- Sla de prestatie op
- Sla de tarieflijst op
Afspraaktype voor prestatie voor abonnement
Heb je een prestatie gemaakt voor het factureren van de abonnement bij de eerste behandeling? Dan is wil je voor deze eerste behandeling ook een apart patiënt afspraaktype maken en de prestatie daaraan koppelen, noem deze bijvoorbeeld "Eerste zitting abonnement". Dit zorgt ervoor dat bij het doorboeken van de eerste afspraak van de reeks automatisch een factuur wordt gegenereerd met de abonnementskosten.
Afspraaktype voor prestatie niet declareerbaar
Ook voor de prestatie met het niet declareerbare tarief wil je een patiënt afspraaktype toevoegen en koppelen aan de bijbehorende prestatie.
Werkwijze
Abonnement factureren d.m.v. afspraak doorboeken (consult)
Wanneer je het abonnement in rekening wilt brengen tijdens of direct na de eerste afspraak.
- Maak een nieuwe patiëntafspraak met het afspraaktype dat je hebt gekoppeld aan de prestatie voor abonnement
- Boek de afspraak door (maak een consult voor de afspraak)
- Factureer de factuur
Abonnement factureren d.m.v. losse factuur
Wanneer je het abonnement in rekening wilt brengen vóór de eerste afspraak.
Zittingen plannen en boeken als onderdeel van abonnement (geen factuur)
Wanneer je een zitting plant en doorboekt waarvoor reeds is betaald (onderdeel van abonnement).
- Maak een nieuwe patiëntafspraak met het afspraaktype dat je hebt gekoppeld aan de prestatie niet declareerbaar
- Boek de afspraak door (maak een consult voor de afspraak). Vanwege de bijzondere prestatie wordt géén factuur gemaakt.