Voor het controleren van omzet per medewerker (bijvoorbeeld voor ZZP-uitbetaling) gebruik je rapportages die zijn gebaseerd op consultdatum. In James doe je dit via:
- Home > Rapportages > Omzet consulten per medewerker
- Home > Rapportages > Omzet consulten (aanvullend, bijvoorbeeld per locatie/beroep)
Let op! Gebruik voor deze controle geen overzichten die gebaseerd zijn op factuurdatum (zoals ‘Omzetrapportage’). Dan krijg je vrijwel altijd verschillen, omdat factuurdatum en consultdatum niet gelijk zijn.
Welke omzetbasis is gebruikelijk bij ZZP-uitbetaling?
Globaal kom je in de praktijk drie varianten tegen. Welke variant je ook kiest: bepaal eerst wat je bedoelt met “omzet” en welke peildatum je hanteert.
- Op basis van gefactureerde omzet (meest voorkomend): De ZZP’er ontvangt een percentage van de omzet die daadwerkelijk is gefactureerd aan de zorgverzekeraar of patiënt.
- Op basis van ontvangen omzet: De ZZP’er ontvangt een percentage van bedragen die daadwerkelijk zijn uitbetaald door de zorgverzekeraar (of betaald door de patiënt). Dit wordt vaak gekozen om risico’s en discussie over afwijzingen/correcties te beperken, maar de uitbetaling kan later plaatsvinden.
- Op basis van verwachte omzet (zeldzaam als eindafrekening): Soms wordt gewerkt met een voorschot op basis van productie/verwachte omzet, waarna later wordt afgerekend op basis van werkelijke cijfers.
In de zorg zie je doorgaans: eerst declareren, daarna uitbetaling door de verzekeraar, en vervolgens afrekening met de ZZP’er op basis van gefactureerde of ontvangen omzet.
Het belangrijkste verschil:
- Gefactureerde omzet: de ZZP’er deelt (deels) mee in het risico van afwijzingen/retouren en latere correcties.
- Ontvangen omzet: minder discussie achteraf, maar je rekent vaak later af omdat je wacht op betaling.
Waarom moet dit op consultdatum?
Consultdatum is de datum waarop de zorg (het consult) heeft plaatsgevonden. Dat is de meest logische basis wanneer je productie en omzet per medewerker wilt beoordelen.
Factuurdatum is iets anders: dit is de datum waarop een factuur voor het eerst wordt geprint of gemaild, of (bij declaraties) de datum waarop na het ophalen van retourinformatie het geaccepteerde bedrag als factuur in James is vastgelegd. Daardoor ligt factuurdatum vaak later dan consultdatum, soms in een andere maand of zelfs in een ander jaar.
Als je rapportages op consultdatum gaat vergelijken met exporten/rapportages op factuurdatum, ontstaan er dus onvermijdelijk discrepanties. Je kunt die sets dan niet “kloppend” maken, omdat ze over een andere datumbasis gaan.
Stappenplan: omzet per medewerker controleren
- Ga naar "Home > Rapportages".
- Kies als rapporttype: "Omzet consulten per medewerker".
- Vul de startdatum en einddatum in voor de periode die je wilt beoordelen (op basis van consultdatum).
- Klik op [Genereer] en download het Excelbestand.
- Controleer per medewerker de kernwaarden:
- ‘Omzet consulten’ als gerealiseerde omzet (consulten waarvan declaraties deels/volledig zijn geaccepteerd en/of waarvan facturen zijn gefactureerd).
- ‘Onderhanden werk consulten’ als nog niet gerealiseerde omzet (consulten die financieel nog niet zijn afgerond).
- ‘Verwachte omzet consulten’ als totaal van gerealiseerd + onderhanden werk (gebruikelijk als indicatie of voor een voorschot, niet als definitieve afrekening).
Optioneel: extra controle met een consultenexport
Wil je de rapportage steekproefsgewijs verifiëren? Dan kun je aanvullend een consultenexport genereren via Home > Export en hiermee controleren of de consultselectie en bedragen aansluiten op dezelfde consultdatum-periode.
Let op! Vergelijk uitsluitend met exports/overzichten die op consultdatum zijn gebaseerd. Combineer dit niet met factuurdatum-overzichten.