Voor het vergelijken met je boekhouding gebruik je in James altijd overzichten die zijn gebaseerd op de factuurdatum. Dit doe je met een facturenexport onder Financieel > Export en eventueel aanvullend met de ‘Omzetrapportage’ onder Home > Rapportages.
Let op! Zowel de facturenexport als de ‘Omzetrapportage’ zijn gebaseerd op factuurdatum, niet op consultdatum.
Wat bedoelen we met factuurdatum?
De factuurdatum is de datum waarop een factuur voor het eerst wordt geprint of gemaild. Dit is vaak een andere datum dan de consultdatum. Daardoor kunnen facturen met een factuurdatum in een andere maand of zelfs in een ander jaar vallen dan de consulten waarop ze zijn gebaseerd.
Dit zie je vooral rond de jaarwisseling: consulten in december kunnen bijvoorbeeld pas in januari een factuurdatum krijgen, omdat de factuur later is gemaild/geprint of omdat een declaratie pas later is geaccepteerd.
Hoe zit dit bij declaraties?
In James wordt een declaratie uiteindelijk ook verwerkt als factuur, maar dan richting de zorgverzekeraar. Het geaccepteerde bedrag krijgt pas een factuurnummer en factuurdatum op het moment dat de retourinformatie is opgehaald en het bedrag (deels) is geaccepteerd. Daardoor ligt de factuurdatum bij declaraties vrijwel altijd later dan de consultdatum.
Stappenplan: vergelijken met je boekhouding
- Controleer welke periode je wilt vergelijken op basis van factuurdatum (bijvoorbeeld 01-01 t/m 31-12).
- Genereer de facturenexport via Financieel > Export met ‘Startdatum facturen’ en ‘Einddatum facturen’.
- Vergelijk de export met je boekhouding op factuurnummer, debiteur en bedragen.
- (Optioneel) Genereer aanvullend de ‘Omzetrapportage’ onder Home > Rapportages voor dezelfde periode op basis van factuurdatum.
- Vergelijk de ‘Omzetrapportage’ met je boekhouding voor een extra controle op totalen.
Let op! Vergelijk deze exporten niet met overzichten die gebaseerd zijn op consultdatum. Dan ontstaan vrijwel altijd verschillen, omdat consultdatum en factuurdatum niet hetzelfde zijn.
Toegang en rechten
Niet iedere gebruiker heeft toegang tot exports. Kun je Financieel > Export niet openen of geen export genereren? Dan heb je hiervoor niet de juiste rechten of toegang binnen de praktijkomgeving.
Kleine uitzondering: bijhouden in James
Werk je zonder apart boekhoudpakket en wil je alleen in James bijhouden wat is betaald? Dan kun je in het facturenoverzicht en het declaratieoverzicht het bijschrift op je bankrekening handmatig registreren met de knop [Betaald].
Voor meer informatie zie de schermuitleg van het facturenoverzicht onder Financieel > Facturen en de schermuitleg van het declaratieoverzicht onder Financieel > Declaraties.