In James kun je per factuur een betalingsconditie kiezen. Die betalingsconditie bepaalt welke betaaltekst er op de factuur wordt afgedrukt (of in de PDF/e-mail komt te staan) wanneer je direct aan een patiënt of instelling factureert.
Belangrijk: Betalingscondities zijn alleen van toepassing op facturen die je direct aan de patiënt factureert (dus niet via een zorgverzekeraar of verrekening).
De volgende betalingscondities kun je selecteren op een factuur:
- Binnen 14 dagen
- Binnen 21 dagen
- Binnen 30 dagen
- Binnen 60 dagen
- Pin
- Contant
- Automatische incasso
Betalingscondities hebben in James zelf in principe geen technische betaalfunctionaliteit: ze sturen dus geen betaling aan en voeren geen incasso uit. Het is voornamelijk een administratieve keuze die de factuurtekst aanpast.
Let op! Er is één uitzondering wanneer je praktijk gebruik maakt van een koppeling met Mollie (Mollie Payments). In dat geval wordt er alleen een QR-code of betaallink op de factuur weergegeven wanneer een betaling nog openstaat. Kies je een betalingsconditie zoals Pin, Contant of Automatische incasso, dan gaat James ervan uit dat de factuur al betaald is of buiten James om wordt geïnd. In dat geval wordt er dus geen QR-code op de factuur geplaatst en ook geen betaallink in de factuurmail meegestuurd.
Waar selecteer ik een betalingsconditie?
Je selecteert de betalingsconditie in het factuurvenster, in het veld ‘Betalingscondities’. Je kunt een factuur openen vanuit het facturenoverzicht, de agenda of het consult.
Wat is het effect van een betalingsconditie op de factuur?
Het effect is dat de betaalzin op de factuur wordt aangepast. Bij ‘binnen X dagen’ komt er te staan dat de patiënt binnen het gekozen aantal dagen moet betalen door het bedrag over te maken.
De bankgegevens in die tekst komen uit je praktijkinstellingen: het bankrekeningnummer en de bankrekeninghouder onder Praktijk > Algemeen > Financiële details.
Wat is het verschil tussen ‘binnen X dagen’ en ‘Pin/Contant’?
‘Binnen X dagen’ betekent: de factuur is nog niet voldaan en moet nog betaald worden binnen het aantal dagen dat je kiest.
‘Pin’ en ‘Contant’ betekenen: de factuur is al voldaan. Op de factuur komt dan expliciet te staan dat de factuur is voldaan per pin of contant. Dit is bedoeld voor situaties waarin de patiënt direct (bij of rond de behandeling) betaalt.
Wat betekent ‘Automatische incasso’ precies?
Met ‘Automatische incasso’ komt er op de factuur te staan dat het bedrag automatisch wordt geïncasseerd.
James voert die incasso niet uit en start geen automatische afschrijving. Je gebruikt deze optie alleen als je de incasso buiten James om hebt geregeld.
Welke gevolgen heeft elke betalingsconditie?
Binnen 14 dagen
Op de factuur wordt vermeld dat de patiënt 14 dagen de tijd heeft om het bedrag te voldoen via bankoverschrijving, met bankrekeningnummer en bankrekeninghouder uit Praktijk > Algemeen > Financiële details.
Binnen 21 dagen
Zelfde werking als ‘binnen 14 dagen’, maar met 21 dagen betalingstermijn.
Binnen 30 dagen
Zelfde werking als ‘binnen 14 dagen’, maar met 30 dagen betalingstermijn.
Binnen 60 dagen
Zelfde werking als ‘binnen 14 dagen’, maar met 60 dagen betalingstermijn.
Pin
Op de factuur staat dat de factuur is voldaan per pin (dus al betaald). Dit is bedoeld als de patiënt direct afrekent.
Contant
Op de factuur staat dat de factuur is voldaan contant (dus al betaald).
Automatische incasso
Op de factuur staat dat het bedrag automatisch wordt geïncasseerd. Dit heeft verder geen technische werking in James; de incasso regel je buiten James om.
Wanneer kan ik de betalingsconditie nog aanpassen?
Je kunt de betalingsconditie aanpassen zolang de factuur nog niet is gefactureerd. Daarnaast kun je dit in de praktijk vaak nog kort na het factureren aanpassen.
Daarna kan de betalingsconditie niet meer worden aangepast.
Als je de betalingsconditie kort na het factureren wijzigt, kun je de factuur opnieuw printen of opnieuw e-mailen. Dan komt de juiste betalingsconditie op de factuur te staan.
Wat is de standaard betalingsconditie en waar stel ik die in?
Je kunt een standaard betalingsconditie instellen onder Praktijk > Algemeen > Financiële details, in het veld ‘Betalingscondities’. Die keuze wordt standaard gebruikt op nieuwe facturen, tenzij je de factuur opent en de betalingsconditie handmatig wijzigt.
Let op bij boekhoudkoppelingen
Gebruik je een koppeling met Exact, Twinfield of Snelstart waarbij facturen/declaraties (en/of geaccepteerde bedragen) worden gesynchroniseerd? Dan kun je alleen de betalingscondities kiezen die onder Praktijk > Boekhouding zijn ingevuld.
Staat een betalingsconditie daar niet tussen, dan kun je die ook niet selecteren op de factuur.