Met de koppeling tussen James en Exact Online worden gegevens vanuit James naar Exact Online gesynchroniseerd. De synchronisatie werkt één kant op: 'van James naar Exact Online', niet andersom.
De volgende gegevens worden gesynchroniseerd:
- Debiteuren: een deel van de stamgegevens van nieuwe debiteuren in James en wijzigingen in bestaande debiteuren.
- Omzet: gegevens van gefactureerde facturen die nodig zijn voor verkoopboekingen. Facturen die per PIN of contant zijn voldaan, worden geboekt via het memoriaal. Alle overige verkoopboekingen lopen via het verkoopboek.
Belangrijk: in dit artikel staat per stap duidelijk aangegeven of je de handeling uitvoert in 'Exact Online' of in 'James'.
Stap 1: Exact Online voorbereiden
Uit te voeren in: Exact Online
Uit te voeren door: boekhouder of accountant
- Log in bij Exact Online.
Let op: het Exact Online-account waarmee je inlogt, mag geen “Meekijk”-gebruiker zijn. Het account moet rechten hebben om gegevens in te voeren en te wijzigen, zowel in het verkoopboek als in het memoriaal. -
Definieer in Exact Online de grootboekrekeningen voor omzet. James gebruikt de volgende 4 omzetgroepen:
- verzekeraars
- patiënten
- instellingen
- artikelen
Per omzetgroep kunnen grootboekrekeningen worden ingesteld voor:
- BTW vrij / 0%
- BTW laag / 9%
- BTW hoog / 21%
In totaal kunnen er dus maximaal 12 grootboekrekeningen worden ingesteld.
- Controleer in Exact Online of de BTW-aangifte actief is. Dit is ook nodig als er alleen vrijgestelde prestaties worden verricht.
Klik in Exact Online op de administratienaam of instellingen en controleer of het vinkje uit staat bij BTW deactiveren. - Controleer het dagboek memoriaal. Zorg dat bij onderhoud van het dagboek memoriaal het vinkje bij BTW aan staat.
- Controleerde BTW-codes voor 0%, 9% en 21%. De BTW-codes moeten aan een grootboekrekening BTW zijn gekoppeld. Dit geldt ook voor de code voor 0% BTW.
In James kunnen zowel inclusief- als exclusiefcodes worden gekoppeld.
Let op: de code voor 0% BTW mag in Exact Online niet zijn ingesteld als “geen btw”. Deze code moet echt als '0%' zijn gedefinieerd. - Controleer de tussenrekeningen voor contant en PIN. Zorg dat deze tussenrekeningen het type 'Algemeen' hebben.
-
Maak in Exact Online de gewenste betalingsconditiecodes aan. James kent de volgende betalingscondities:
- 7 dagen
- 14 dagen
- 21 dagen
- 30 dagen
- 60 dagen
- PIN
- Contant
- Automatische incasso
De betaalwijze van deze betalingscondities moet in Exact Online zijn ingesteld op Op krediet.
Let op: bij het openen van een factuur of het instellen van een standaardbetalingsconditie onder Praktijk > Algemeen > Financiële details kun je in James alleen kiezen uit de betalingscondities die aan de boekhoudinstellingen zijn toegevoegd. - Maak in 'Exact Online' aanspreektitels aan onder de stamgegevens van relaties.
Ga naar de administratienaam in de grijze balk en kies 'Stamgegevens > Relaties > Aanspreektitels'.
Definieer de volgende twee aanspreektitels:- Code: 'DHR'
Omschrijving: 'De heer'
Aanhef: 'Geachte heer'
Afkorting: 'Dhr.'
Geslacht: 'Mannelijk' - Code: 'MEVR'
Omschrijving: 'Mevrouw'
Aanhef: 'Geachte mevrouw'
Afkorting: 'Mevr.'
Geslacht: 'Vrouwelijk'
- Code: 'DHR'
-
Controleer of de juiste velden zichtbaar zijn bij het afletteren van debiteuren.
Het factuurnummer uit James wordt gesynchroniseerd naar de volgende velden van de verkoopboeking in Exact Online:- Omschrijving
- Uw referentie
- Boekstuknummer
Bij een declaratienummer wordt het declaratienummer gesynchroniseerd met 'Uw referentie' in plaats van het factuurnummer.
Zorg dat deze velden zichtbaar zijn in het afletterscherm van de debiteur. Ga hiervoor in Exact Online naar een willekeurige debiteur, kies 'Transacties', kies 'Afletteren', klik rechtsboven op het gereedschapssymbool en stel de velden in. Dit maakt handmatig afletteren eenvoudiger als dit niet automatisch gebeurt. - Controleer of de periode-datumtabel uit 12 perioden bestaat: één periode per maand.
- Maak vóór het einde van het lopende kalenderjaar alvast een nieuw boekjaar aan. Zonder nieuw boekjaar kan er in het nieuwe jaar geen uitwisseling plaatsvinden tussen James en Exact Online.
- Vul het Excel-bestand 'Gegevens boekhoudpakket Exact Online' volledig in. Je vindt dit bestand in de bijlage van dit artikel.
- Stuur het ingevulde Excel-bestand naar de praktijk. De praktijk heeft deze gegevens nodig om stap 3 in James uit te voeren.
Stap 2: Exact Online-koppeling toevoegen in James
Uit te voeren in: James
Uit te voeren door: praktijkhouder of praktijkmanager
- Ga in James naar Praktijk > Online diensten.
- Klik op [Voeg online dienst toe].
- Selecteer bij Type: 'Exact Online'.
- Geef de online dienst een naam, bijvoorbeeld 'Exact Online-koppeling'.
- Sla de online dienst op.
Let op: klik nu nog niet op Authenticatie.
Stap 3: Boekgegevens invullen in James
Uit te voeren in: James
Uit te voeren door: praktijkhouder of praktijkmanager
Voor deze stap gebruik je het Excel-bestand 'Gegevens boekhoudpakket Exact Online' dat door de boekhouder of accountant is ingevuld.
Let op: de onderstaande velden zijn verplicht, tenzij anders aangegeven. Ontbreekt er een verplicht veld? Dan kun je de boekhoudinstellingen niet opslaan.
- Open het ingevulde Excel-bestand 'Gegevens boekhoudpakket Exact Online'. Hierin staan de gegevens die je in James moet invullen.
- Ga in James naar Praktijk > Boekhouding.
- Bij meerdere boekhoudkoppelingen: selecteer bij 'Online service' de online dienst voor Exact Online.
- Vul de 'Verkoopboek code' in.
- Vul de 'Memoriaal code' in.
- Vul de 'Debiteurenrekening' in.
- Vul de 'Tussenrek. contant' in.
- Vul de 'Tussenrek. PIN' in.
- Vul in James de betalingscondities in.
Let op: de betalingscondities die je hier toevoegt, bepalen welke opties beschikbaar zijn bij het openen van een factuur of bij het instellen van een standaardbetalingsconditie onder Praktijk > Algemeen > Financiële details.- Vul een 'Betalingsconditie code' in.
- Selecteer in het veld 'Betalingsconditie lijst' de bijbehorende betalingsconditie.
- Klik op de '+'-knop.
- Herhaal deze stappen totdat alle gewenste betalingscondities zijn toegevoegd.
- Vul in James de BTW-codes in.
- Vul een 'BTW-code' in.
- Selecteer in het veld 'BTW-lijst' het bijbehorende BTW-percentage.
- Klik op de '+'-knop.
- Herhaal deze stappen voor de overige BTW-codes.
-
Optioneel: vul één of meer beroepen in.
Alleen facturen voor de geselecteerde beroepen worden gesynchroniseerd naar Exact Online.- Selecteer het beroep.
- Klik op de '+'-knop.
- Vul in James de grootboekrekeningen voor omzet en onderhanden werk in.
Selecteer eerst een 'Beroep' onder het kopje 'Grootboekrekeningen omzet en onderhanden werk'. Voor dit beroep kun je vervolgens de grootboekrekeningnummers invullen voor:- Omzet verzekeraars BTW Hoog belast / 21%
- Omzet verzekeraars BTW Laag belast / 9%
- Omzet verzekeraars BTW vrij / 0%
- Omzet cliënten BTW Hoog belast / 21%
- Omzet cliënten BTW Laag belast / 9%
- Omzet cliënten BTW vrij / 0%
- Omzet instellingen BTW Hoog belast / 21%
- Omzet instellingen BTW Laag belast / 9%
- Omzet instellingen BTW vrij / 0%
- Omzet artikelen BTW Hoog belast / 21%
- Omzet artikelen BTW Laag belast / 9%
- Omzet artikelen BTW vrij / 0%
- Sla de boekhoudinstellingen onderaan de pagina op.
Stap 4: Exact Online-koppeling activeren in James
Uit te voeren in: James en Exact Online
Uit te voeren door: praktijkhouder, praktijkmanager, boekhouder en/of accountant
Let op: voor deze stap heb je in James Superuser-rechten nodig. Daarnaast heb je in Exact Online 'Beheer'-rechten nodig. Heb je zelf geen Beheer-rechten in Exact Online? Voer deze stap dan samen met je boekhouder of accountant uit.
- Ga in James naar Praktijk > Online diensten.
- Open de online dienst voor Exact Online.
- Klik in James op 'Authenticatie'. Exact Online wordt geopend.
- Log in bij Exact Online en volg de stappen in Exact Online.
- Ga terug naar James en open de online dienst voor Exact Online opnieuw. Controleer of in het veld 'Administratie' de juiste administratie is geselecteerd.
- Sla de online dienst in James op. Wanneer je de online dienst daarna opnieuw opent, is de administratie niet meer te wijzigen. Het veld is dan grijs en toont de tekst Administratie al gekozen: ....
De koppeling tussen James en Exact Online is nu ingesteld en geactiveerd.
De synchronisatie van debiteuren en facturen start vanaf de dag waarop de koppeling is voltooid. Wil je synchroniseren met terugwerkende kracht? Stuur dan de gewenste startsynchronisatiedatum naar support@james-software.nl. Wij passen dit dan voor je aan.
Stap 5: Synchronisatie controleren
Uit te voeren in: James
Uit te voeren door: praktijkhouder, praktijkmanager
Het kan gebeuren dat Exact Online een synchronisatie weigert. Fouten worden in James weergegeven onder Home > Boekhoudkoppeling fouten.
Controleer deze pagina regelmatig op eventuele fouten. Een overzicht van mogelijke foutmeldingen en oplossingen vind je in dit overzicht.
Heb je een fout opgelost? Vink dan de betreffende regel in het foutenoverzicht aan en klik op 'Opnieuw verzenden'. Het kan even duren voordat de regel opnieuw is verzonden. Dit zie je aan de tijdregistratie onder 'Meest recente verzending'.