Een koppeling met het boekhoudprogramma Exact Online zorgt ervoor dat 's nachts de volgende gegevens van James naar Exact Online worden gesynchroniseerd (niet andersom):
- Debiteuren: (een deel van) de stamgegevens van je nieuwe debiteuren in James en de mutaties van je bestaande debiteuren.
- Omzet: de gegevens van je gefactureerde facturen, voor zover deze relevant zijn voor het maken van verkoopboekingen. Facturen die per PIN of contant zijn voldaan, worden geboekt via het memoriaal; alle overige verkoopboekingen lopen via het verkoopboek.
Stap 1: Exact Online-instellingen controleren en aanpassen (boekhouder of accountant)
Tip: Laat je boekhouder of accountant deze stappen doorlopen.
- Log in bij Exact Online.
Let op! Het Exact Online-account waarmee je inlogt, mag geen “Meekijk”-gebruiker zijn, maar moet invoeren/muteren ondersteunen (zowel verkoopboek als memoriaal). Definieer de grootboekrekeningen. James kent 4 omzetgroepen: verzekeraars, patiënten, instellingen en artikelen. Per omzetgroep kunnen de volgende grootboekrekeningen voor omzet worden gedefinieerd: BTW vrij (0%), BTW laag (9%) en BTW hoog (21%). Dat zijn maximaal 12 grootboekrekeningen die kunnen worden ingesteld. - In Exact moet de BTW-aangifte aan staan, ook als er alleen vrijgestelde prestaties worden verricht. Klik op de administratienaam / instellingen en controleer of het vinkje uit staat bij het veld "BTW deactiveren".
- Zorg ervoor dat bij onderhoud dagboek memoriaal het vinkje aanstaat bij BTW. De BTW-codes in Exact Online voor 0%, 9% en 21% moeten aan een grootboekrekening BTW zijn gekoppeld, ook de code voor 0% BTW. In James kunnen zowel in- als exclusiefcodes worden gekoppeld.
Let op! De code voor 0% mag niet als “geen btw” zijn gedefinieerd; dit moet 0% zijn. - Zorg ervoor dat bij de tussenrekeningen contant en PIN in Exact het type algemeen is gedefinieerd.
- James kent de volgende betalingscondities: 7, 14, 21, 30, 60 dagen / PIN / Contant en automatische incasso. Maak de gewenste betalingsconditiecodes aan in Exact Online. De betaalwijze van de betalingscondities in Exact moet “op krediet” zijn.
Let op! Bij het openen van een factuur of het instellen van een standaardbetalingsconditie onder Praktijk > Algemeen > Financiële details kun je alleen kiezen uit de betalingscondities die hier zijn toegevoegd. - Maak aanspreektitels aan onder de stamgegevens van relaties. Klik op de administratienaam in de grijze balk / stamgegevens / aanspreektitels (onder relaties). Definieer de volgende twee aanspreektitels:
- Code: DHR, Omschrijving: De heer, Aanhef: Geachte heer, Afkorting: Dhr., Geslacht: mannelijk
- Code: MEVR, Omschrijving: Mevrouw, Aanhef: Geachte mevrouw, Afkorting: Mevr., Geslacht: vrouwelijk
- Het factuurnummer uit James wordt gesynchroniseerd met de volgende velden van de verkoopboeking in Exact Online: omschrijving, uw referentie, boekstuknummer. Bij een declaratienummer wordt dit nummer gesynchroniseerd met ‘uw referentie’ in plaats van het factuurnummer. Zorg dat deze velden ook zichtbaar zijn in het afletterscherm van de debiteur (ga naar een willekeurige debiteur, kies transacties, kies afletteren, klik op het gereedschapssymbool rechtsbovenin en stel in). Dit vergemakkelijkt het handmatig afletteren als dit niet automatisch gebeurt.
- De periode-datumtabel moet bestaan uit 12 perioden (1 per maand).
- Zorg dat er voor het einde van het lopende kalenderjaar alvast een nieuw boekjaar in Exact Online wordt aangemaakt. Zonder nieuw boekjaar kan er in het nieuwe jaar geen uitwisseling plaatsvinden tussen James en Exact Online.
- Vul het Excel-bestand "Gegevens boekhoudpakket Exact Online" volledig in. Je vindt dit bestand in de bijlage van dit artikel.
- Stuur de praktijk de ingevulde versie van het Excel-bestand. De praktijk zal deze gegevens bij stap 4 moeten toevoegen aan hun praktijkomgeving in James.
Stap 2: Koppeling Exact Online toevoegen in James (praktijkhouder of -manager)
- Ga in James naar "Praktijk > Online diensten"
- Klik op [Voeg online dienst toe]
- Selecteer bij 'Type': ‘Exact Online’
- Geef de online dienst een naam, bijvoorbeeld: "Exact Online koppeling".
- Sla de online dienst op.
Let op! Klik nog niet op de knop [Authenticatie].
Stap 3: Invullen boekgegevens in James (praktijkhouder of -manager)
Let op! De onderstaande stappen zijn verplicht, tenzij anders aangegeven. Mis je een stap? Dan kun je níét opslaan.
- Open het Excel-bestand "Gegevens boekhoudpakket Exact Online" dat je boekhouder of accountant heeft ingevuld. Daarin staan de gegevens die je nodig hebt voor deze stap.
- Ga in James naar "Praktijk > Boekhouding"
- (Optioneel) Selecteer zo nodig de betreffende 'Online service': Exact Online.
- Vul de 'Verkoopboek code' in.
- Vul de 'Memoriaal code' in.
- Vul de 'Debiteurenrekening' in.
- Vul de 'Tussenrek. contant' in.
- Vul de 'Tussenrek. PIN' in.
- Vul de betalingscondities in:
Let op! De betalingscondities die je hier invult, bepalen welke opties beschikbaar zijn bij het openen van een factuur of bij het instellen van een standaard betalingsconditie onder Praktijk > Algemeen > Financiële details.- Vul een 'Betalingsconditie code' in.
- Selecteer in het veld 'Betalingsconditie lijst' de bijbehorende betalingsconditie.
- Klik op de [+] knop.
- Herhaal de bovenstaande drie stappen (3.9.1 t/m 3.9.3) voor de resterende zeven betalingscondities.
- Vul de BTW-codes in:
- Vul een 'BTW-code' in.
- Selecteer in het veld 'BTW-lijst' het bijbehorende BTW-percentage.
- Klik op de [+] knop.
- Herhaal de bovenstaande drie stappen (3.10.1 t/m 3.10.3) voor de overige twee BTW-codes.
- (Optioneel) Vul een beroep in. Alleen facturen voor het geselecteerde beroep of de geselecteerde beroepen worden gesynchroniseerd naar de boekhouding.
- Selecteer het beroep.
- Klik op de [+] knop.
- Selecteer een 'Beroep' onder het kopje 'Grootboekrekeningen omzet en onderhanden werk'. Voor dit beroep kun je vervolgens grootboekrekeningnummers invullen:
- Omzet verzekeraars BTW Hoog belast (21%)
- Omzet verzekeraars BTW Laag belast (9%)
- Omzet verzekeraars BTW vrij (0%)
- Omzet cliënten BTW Hoog belast (21%)
- Omzet cliënten BTW Laag belast (9%)
- Omzet cliënten BTW vrij (0%)
- Omzet instellingen BTW Hoog belast (21%)
- Omzet instellingen BTW Laag belast (9%)
- Omzet instellingen BTW vrij (0%)
- Omzet artikelen BTW Hoog belast (21%)
- Omzet artikelen BTW Laag belast (9%)
- Omzet artikelen BTW vrij (0%)
- Sla onderaan op.
Stap 4: Koppeling activeren in James (praktijkhouder, -manager, boekhouder en/of accountant)
Let op! Voor deze stap heb je zowel in James "Superuser"-rechten als "Beheer"-rechten in Exact Online nodig. Heb je zelf geen "Beheer"-rechten in Exact Online? Voer deze stap dan samen met je boekhouder of accountant uit.
- Ga naar "Praktijk > Online diensten".
- Open de Exact Online-online dienst.
- Klik op de knop [Authenticatie]. Dit opent Exact Online.
- Log in en volg de stappen in Exact Online.
- Open de Exact Online-online dienst opnieuw en controleer of in het veld ‘Administratie’ de juiste administratie geselecteerd is.
- Sla de online dienst op. Wanneer je de online dienst opnieuw opent, is de administratie greyed-out, wordt de tekst 'Administratie al gekozen:...' weergegeven en kan niet meer worden gewijzigd.
Je hebt James nu gekoppeld met Exact Online!
De synchronisatie van debiteuren en factuurnummers start op de dag dat de koppeling is voltooid. Wil je dit met terugwerkende kracht laten uitvoeren? Stuur dan de gewenste startsynchronisatiedatum naar support@james-software.nl, dan passen wij dit voor je aan.
Let op! Het kan voorkomen dat er boekingen door Exact Online worden geweigerd. Hiervoor zijn verschillende oorzaken mogelijk. Wij ontvangen automatisch een foutmelding. Zodra het probleem is opgelost, worden de geweigerde transacties en eventueel debiteuren alsnog gesynchroniseerd. Handmatige boekingen in Exact Online zijn niet nodig.