Overslaan en naar hoofdcontent gaan

Hoe koppel ik met Twinfield?

Bijgewerkt

Een koppeling met het boekhoudprogramma Twinfield regelt dat overnacht de volgende zaken worden gesynchroniseerd ván James náár Twinfield (niet andersom):

  • Debiteuren: (een deel van) de stamkaarten van je nieuwe debiteuren
    in James en de mutaties van je bestaande debiteuren.
  • Omzet: de gegevens van je gefactureerde facturen, in zoverre die relevant zijn voor het maken van verkoopboekingen. De facturen die per PIN of contant zijn voldaan worden geboekt via het memoriaal, alle overige verkoopboekingen lopen via het verkoopboek.

Het koppelen van James met Twinfield gebeurt in overleg met je boekhouder of accountant.

Stap 1: Twinfield instellingen controleren en aanpassen

De boekhouder of accountant moet deze stappen doorlopen.

  1. Log in bij Twinfield
    Let op! Het Twinfield account waarmee je inlogt mag geen “Meekijk”-gebruiker zijn, maar moet het invoeren /muteren ondersteunen (zowel verkoopboek als memoriaal).
  2. Zorg ervoor dat de gebruiker waarmee later de koppeling tussen James en Twinfield wordt geactiveerd toegang heeft tot het dagboek memoriaal
  3. Zorg ervoor dat bij onderhoud dagboek memoriaal Standaard-btw de waarde 'Geen btw' heeft
  4. Zorg ervoor dat bij het verkoopboek instelling omschrijving op 'Toegestaan' staat
  5. Dimensietype debiteuren veld 'Formaat':  moet worden ingesteld als * (een asterisk)
  6. Dimensietype crediteuren veld 'Formaat' moet worden ingesteld als 0[0-9][0-9][0-9]
  7. Controleer dat de James debiteurnummers niet conflicteren met nummers van bestaande crediteuren in Twinfield. 
    Overlappen de nummers? Laat James Support dan op support@james-software.nl weten welke debiteurnummers in James moeten worden omgenummerd zowel als het hoogste nummer in Twinfield.
    Let op! De verzekeraars in James hebben ook debiteurnummers. Staat onder "Praktijk > Algemeen > Financiële details" bij 'Startnummer debiteuren': "1"? Dan hebben de eerste (ca. 40) verzekeraars die eerste debiteurnummers gekregen, gevolgd door de patiënten. Indien patiënten worden geïmporteerd in James met bestaande debiteurennummers uit het vorige EPD, dan wordt er een reeks gereserveerd in James. Voorbeeld: We importeren 834 patiënten uit je vorige EPD, dan ronden we het startnummer debiteuren . Vanaf 1001 worden nu als eerste alle erzekeraars in Nederland aangemaakt. Nieuwe patiënten die in James worden aangemaakt starten met het laatste debiteurennummer van de reeks verzekaars + 1
  8. Controleer dat de instelling 'Aanpasbare dimensienaam' onder Administratie instellingen/ Algemeen áán staat, anders kan een naamswijziging van een patiënt op de stamkaart in James niet worden gesynchroniseerd met Twinfield.
  9. Zorg ervoor dat alle in James gebruikte BTW codes (0%, 9% en 21%) in Twinfield zijn gekoppeld aan een Twinfield grootboekrekening BTW (bijvoorbeeld: “Af te dragen BTW”), óók code VN (geen of 0% BTW). 
    Let op! De code mag uit maximaal 3 tekens bestaan.
  10. Zorg dat de financiële perioden voor het betreffende boekjaar zijn aangemaakt.
  11. Maak een specifiek grootboek aan voor kas en PIN. 
    Let op! De grootboekrekening kas mag níét zijn gekoppeld aan een kasboek
  12. Zorg dat er géén kostenplaats is gekoppeld aan de grootboekrekeningen voor de omzet
  13. Zorg dat bij de aan de aan BTW codes gekoppelde grootboekrekeningen BTW de instelling 'Vast' uit staat onder 'Dimensies' > 'Balans' > 'Grootboekrekening BTW'> tabblad 'Koppelingen'. 
  14. Zorg ervoor dat voor het einde van het lopende kalenderjaar een nieuw boekjaar in Twinfield wordt aangemaakt. Anders kan er in het nieuw boekjaar geen uitwisseling plaatsvinden tussen James en Twinfield.
  15. Vul het Excel bestand "Gegevens boekhoudpakket Twinfield" vóllédíg in, je treft deze in de bijlage van dit artikel. 
  16. Stuur de praktijk de ingevulde versie van het Excel bestand toe, zowel als de Omgeving en Administratiecode van de boekhouding. De praktijk zal deze gegevens bij stap 4 toe moeten voegen aan hun praktijkomgeving in James.

Stap 2: Toevoegen koppeling Twinfield in James

De praktijkhouder of -manager moet deze stappen doorlopen.

  1. Ga in James naar "Praktijk > Online diensten"
  2. Klik op [Voeg online dienst toe]
  3. Selecteer bij 'Type: ‘Twinfield’
  4. Geef de online dienst een 'Naam', bijvoorbeeld: "Twinfield koppeling". 
  5. Vul jouw 'Omgeving’ en ‘Administratiecode’ in die je van je boekhouder of accountant hebt ontvangen.
  6. Sla de online dienst op. 
    Let op! Nog niet op de knop [Authenticatie] klikken.

Stap 3: Invullen boekgegevens in James

De praktijkhouder of -manager moet deze stappen doorlopen.

  1. Open het Excel bestand "Gegevens boekhoudpakket Twinfield" dat je boekhouder of accountant heeft ingevuld. Daarin staat de gegevens die je nodig hebt voor deze stap. 
  2. Ga in James naar "Praktijk > Boekhouding"
  3. (Optioneel) selecteer zo nodig de betreffende 'Online service': Twinfield
  4. Vul de 'Verkoopboek code' in
  5. Vul de 'Memoriaal code' in 
  6. Vul de 'Debiteurenrekening' in
  7. Vul de 'Tussenrek. contant' in 
  8. Vul de 'Tussenrek. PIN' in
  9. Vul de BTW codes in:
    1. Vul een 'BTW code' in
    2. Selecteer in het veld 'BTW lijst' het bijhorende BTW percentage
    3. Klik op de [+] knop
    4. Herhaal de 3 bovenstaande stappen (3.9.1 t/m 3.9.3) voor de 2 resterende BTW codes
  10. (Optioneel) Vul een beroep in. Dit zorgt ervoor dat alleen de facturen voor het geselecteerde beroep(en) worden gesynchroniseerd naar de boekhouding.
    1. Selecteer het beroep
    2. Klik op [+] knop
  11. Selecteer een 'Beroep' onder het kopje 'Grootboekrekeningen omzet en onderhanden werk'. Voor dit beroep kun je vervolgens grootboekrekeningnummers invullen:
    • Omzet verzekeraars BTW Hoog belast (21%)
    • Omzet verzekeraars BTW Laag belast (9%)
    • Omzet verzekeraars BTW vrij (0%)
    • Omzet cliënten BTW Hoog belast (21%)
    • Omzet cliënten BTW Laag belast (9%)
    • Omzet cliënten BTW vrij (0%)
    • Omzet instellingen BTW Hoog belast (21%)
    • Omzet instellingen BTW Laag belast (9%)
    • Omzet instellingen BTW vrij (0%)
    • Omzet artikelen BTW Hoog belast (21%)
    • Omzet artikelen BTW Laag belast (9%)
    • Omzet artikelen BTW vrij (0%)
  12. Heb je meerdere beroepen? Dan herhaal je stap 11 voor ieder beroep.
    Tip voor de Podotherapie: Wil je de omzet van de zorgprofielen op een aparte
    grootboekrekening hebben? Controleer dan dat de zorgprofiel tarieflijst zijn gekoppeld aan een ander beroep en wijs aan dit beroep andere grootboekrekeningnummers toe. Hebben je zorgprofiel tarieflijsten geen ander beroep? Dan kun je een verzoek indienen bij support om dit aan te laten passen.
  13. Sla onderaan op. 

Stap 4: Koppeling activeren in James 

De praktijkhouder of -manager moet deze stappen doorlopen samen met de boekhouder en/of accountant. 

  1. Ga in James naar "Praktijk > Online diensten",
  2. open de Twinfield online dienst,
  3. Klik op de knop [Authenticatie]. Dit opent Twinfield
  4. Log in met het account van de boekhouder (één met "Beheer"-rechten) en volg de stappen in Twinfield.
  5. (ter controle) open de Twinfield online dienst opnieuw en controleer de authenticatiestatus. Bij een verlopen sessie wordt automatisch geprobeerd het toegangstoken te vernieuwen. Als de authenticatie is geslaagd, worden de velden Omgeving en Administratiecode automatisch ingevuld en vergrendeld.

Je hebt James met Twinfield gekoppeld!

De synchronisatie van debiteuren en factuurnummers start op de dag dat de koppeling is voltooid. Moet dit met terugwerkende kracht? Stuur dan de gewenste startsynchronisatiedatum naar support@james-software.nl, dan passen wij dit voor je aan.

Let op! Het kan voorkomen dat er boekingen zijn die door Twinfield worden geweigerd, dit kan verschillende redenen hebben. Wij ontvangen hier een automatisch gegenereerde foutmelding van. Zodra het probleem is opgelost, worden de geweigerde transacties en eventueel debiteuren alsnog gesynchroniseerd. Je hoeft dus zelf geen handmatige boekingen in Twinfield te doen.

 

Gerelateerd aan

Verwante artikelen