Overslaan en naar hoofdcontent gaan

Hoe koppel ik met Snelstart?

Bijgewerkt

Een koppeling met het boekhoudprogramma Snelstart regelt dat de volgende gegevens worden gesynchroniseerd ván James náár Snelstart (niet andersom):

  • Debiteuren: (een deel van) de stamkaarten van nieuwe debiteuren in James en de mutaties van bestaande debiteuren.
  • Omzet: de gegevens van gefactureerde facturen, voor zover die relevant zijn voor het maken van verkoopboekingen in het verkoopboek. Facturen die per PIN of contant zijn voldaan worden direct afgeboekt naar de opgegeven tussenrekening voor betalingen.

 

Stap 1: Snelstart-instellingen controleren en aanpassen (boekhouder of accountant)

Tip: Laat je boekhouder of accountant deze stappen doorlopen.

  1. Log in bij Snelstart.
    Let op! Het account waarmee je inlogt moet rechten hebben om gegevens in te voeren en te muteren. 
  2. Definieer vervolgens de grootboekrekeningen. James kent 4 omzetgroepen: verzekeraars, patiënten, instellingen en artikelen. 
    Per omzetgroep kunnen de volgende omzetrekeningen worden gedefinieerd: BTW vrij (0%), BTW laag (9%) en BTW hoog (21%). Dit zijn maximaal 12 grootboekrekeningen.
  3. Zorg dat de tussenrekeningen Contant en PIN in Snelstart de functie 110 (Tussenrekening betalingen) hebben.
  4. Het factuurnummer uit James wordt gesynchroniseerd met het veld ‘factuurnummer’ in Snelstart. Bij een declaratienummer wordt dit nummer gesynchroniseerd naar het veld ‘factuurnummer’.
  5. Vul het Excel-bestand "Gegevens boekhoudpakket Snelstart" volledig in. Dit bestand vind je als bijlage bij dit artikel.
  6. Stuur het ingevulde Excel-bestand naar de praktijk. De praktijk moet deze gegevens in stap 3 in James invoeren.

 

Stap 2: Toevoegen koppeling Snelstart in James (praktijkhouder of -manager)

  1. Ga in James naar "Praktijk > Online diensten".
  2. Klik op [Voeg online dienst toe].
  3. Selecteer bij 'Type' de optie ‘Snelstart’.
  4. Geef de online dienst een naam, bijvoorbeeld “Snelstart-koppeling”.
  5. Sla de online dienst op.
    Let op! Nog niet op de knop [Authenticatie] klikken.

 

Stap 3: Invullen boekgegevens in James (praktijkhouder of -manager)

Let op! Alle onderstaande stappen zijn verplicht, tenzij anders vermeld. Ontbreekt er een stap, dan kun je niet opslaan.

  1. Open het Excel-bestand "Gegevens boekhoudpakket Snelstart" dat je boekhouder heeft ingevuld.
  2. Ga in James naar "Praktijk > Boekhouding".
  3. (Optioneel) Selecteer indien nodig de betreffende online dienst: Snelstart.
  4. Vul de 'Verkoopboek code' in.
  5. Vul de 'Memoriaal code' in.
  6. Vul de 'Debiteurenrekening' in.
  7. Vul de 'Tussenrek. contant' in.
  8. Vul de 'Tussenrek. PIN' in.
  9. Vul de betalingscondities in:
    Let op! Deze condities bepalen welke opties selecteerbaar zijn bij facturen en de standaardinstellingen.
    1. Vul een 'Betalingsconditie code' in.
    2. Selecteer in 'Betalingsconditie lijst' de bijbehorende betalingsconditie.
    3. Klik op [+].
    4. Herhaal dit voor de resterende betalingscondities.
  10. Vul de BTW-codes in:
    1. Vul een 'BTW code' in.
    2. Selecteer in 'BTW lijst' het juiste percentage.
    3. Klik op [+].
    4. Herhaal dit voor de overige BTW-codes.
  11. (Optioneel) Vul een beroep in, zodat alleen facturen voor dat beroep worden gesynchroniseerd.
    1. Selecteer het beroep.
    2. Klik op [+].
  12. Selecteer een 'Beroep' onder 'Grootboekrekeningen omzet en onderhanden werk'. Vul vervolgens de betreffende grootboekrekeningen in:
    • Omzet verzekeraars BTW Hoog (21%)
    • Omzet verzekeraars BTW Laag (9%)
    • Omzet verzekeraars BTW vrij (0%)
    • Omzet cliënten BTW Hoog (21%)
    • Omzet cliënten BTW Laag (9%)
    • Omzet cliënten BTW vrij (0%)
    • Omzet instellingen BTW Hoog (21%)
    • Omzet instellingen BTW Laag (9%)
    • Omzet instellingen BTW vrij (0%)
    • Omzet artikelen BTW Hoog (21%)
    • Omzet artikelen BTW Laag (9%)
    • Omzet artikelen BTW vrij (0%)
  13. Sla onderaan op.

 

Stap 4: Koppeling activeren in James (superuser + beheerrechten in Snelstart)

Let op! Voor deze stap heb je in James "Superuser"-rechten en in Snelstart "Beheer"-rechten nodig. Heb je die niet zelf, voer de stap dan samen met je boekhouder of accountant uit.

  1. Ga naar "Praktijk > Online diensten".
  2. Open de Snelstart-dienst.
  3. Klik op [Authenticatie]. Snelstart wordt geopend.
  4. Log in bij Snelstart.
  5. Kies ‘Een enkele administratie koppelen'
  6. Kies de juiste administratie
  7. Bevestig de koppeling door op [Koppel] te klikken.
  8. Open in James Snelstart online dienst en controleer of de juiste administratie zichtbaar is.
  9. Sla de online dienst op. Hierna is de administratie vastgezet en niet meer te wijzigen.

Je hebt James met Snelstart gekoppeld!

De synchronisatie van debiteuren en factuurnummers start op de dag dat de koppeling is voltooid. Moet dit met terugwerkende kracht? Stuur dan de gewenste beginsynchronisatiedatum naar support@james-software.nl.

Let op! Het kan voorkomen dat Snelstart boekingen weigert. Deze worden weergegeven onder Home->Boekhoudkoppeling fouten. Controleer regelmatig deze pagina op eventuele fouten, een overzicht van foutmeldingen die getoond kunnen worden en een oplossing staat in dit overzicht. Vink daarna de regel in het foutenoverzicht aan en klik op 'Opnieuw verzenden'. Het kan even duren voordat deze opnieuw verzonden is, dit is te zien aan de tijdregistratie onder 'Meeste recente verzending'.

Verwante artikelen