Nee, in James is het niet mogelijk om een offerte aan te maken.
James is een EPD en geen boekhoudprogramma met een offertefunctionaliteit. Daarom kun je in James geen offertes opstellen, opslaan of beheren zoals in boekhoudsoftware.
Ook de factuurpreview in het facturenoverzicht is hier niet voor bedoeld en is niet geschikt als offerte. Een factuurpreview is onderdeel van het facturatieproces en kan afwijken van wat je als offerte wilt communiceren.
Hieronder staan praktische manieren om toch een offerte naar je patiënt te sturen.
Offerte maken via je eigen boekhoudsoftware
Gebruik je eigen boekhoudpakket om een offerte te maken en te versturen. Dit is de meest geschikte optie als je offertes wilt nummeren, opvolgen en omzetten naar facturen binnen je financiële administratie.
Offerte opstellen als rapport in James
Je kunt in James een rapport aanmaken en dit gebruiken als offerte. Een rapport is in feite een Word-document binnen het EPD, gebaseerd op een door jou gemaakt Word-sjabloon. Je hebt hiervoor dus altijd een Word-sjabloon nodig.
Maak hiervoor eerst een Word-sjabloon aan onder Praktijk > Tekstsjablonen en gebruik dit vervolgens om een rapport toe te voegen via Rapport toevoegen.
Het rapport blijft bewerkbaar nadat je het hebt aangemaakt, totdat je het verstuurt naar de patiënt. Bij het versturen kun je het rapport ook als PDF versturen.
Tip: Voeg in je Word-sjabloon automatische (samenvoeg)velden toe, zoals naam- en adresgegevens van de patiënt, zodat je de offerte direct goed kunt adresseren zonder dit iedere keer handmatig in te vullen.
Offerte sturen als e-mail vanuit de patiëntenkaart
Je kunt ook een e-mail sturen vanuit de patiëntenkaart. Je kunt de e-mail volledig handmatig opstellen, maar we adviseren om een mailsjabloon te maken voor offertes. Zo kun je het sjabloon bij een volgende offerte opnieuw gebruiken en hoef je meestal alleen nog de juiste prestaties en tarieven toe te voegen of aan te passen.
Maak het e-mailsjabloon aan onder Praktijk > Tekstsjablonen en verstuur daarna de e-mail vanuit de patiëntenkaart via E-mail sturen.
De e-mail is na het opstellen nog bewerkbaar totdat je op [Sturen] klikt.
Tip: Gebruik in je mailsjabloon automatische (samenvoeg)velden om bijvoorbeeld de naam of adresgegevens van de patiënt automatisch te vullen.