Voor het maken van een patiëntafspraak via een patiëntenportaal, afsprakenportaal of afsprakenbureau dient de patiënt of telefonist een keuze te maken uit één van de beschikbare afspraakvoorstellen, zij kunnen niet zelf een datum en/of tijd invullen. De beschikbaarheid van afspraakvoorstellen is afhankelijk van:
- het patiënt afspraaktype, activeer hier de juiste instelling(en):
- Patiëntportaal: dit afspraaktype kan worden ingepland via het patiënten- en afsprakenportaal.
- Beschikbaar voor telefonistes: dit afspraaktype kan worden ingepland door de telefonisten van jouw afsprakenbureau.
- het rooster van de behandelaar, voeg hieraan de:
- de afspraaktypes toe die de patiënt of telefonist moet kunnen inplannen bij deze behandelaar.
Tip: Je kunt een daglimiet instellen per afspraaktype. - de periode (datum, tijd & herhaling) waarin de patiënt of telefonist moet kunnen inplannen bij deze behandelaar.
- de locatie waarop de patiënt of telefonist moet kunnen inplannen bij deze behandelaar.
- de afspraaktypes toe die de patiënt of telefonist moet kunnen inplannen bij deze behandelaar.
- de agenda, hier moet voldoende ruimte zijn voor de afspraak die de patiënt of telefonist probeert in te plannen.
Tip: Je kan algemene afspraken gebruiken om tijden te blokkeren (bijvoorbeeld voor administratieve tijd, pauze, privéafspraken of vakanties), zodat er voor die momenten geen afspraakvoorstellen worden gegenereerd. - de agenda-instellingen van de betreffende behandelaar. Zo kun je daar instellen dat er voor op kort termijn geen afspraakvoorstellen worden gegenereerd, of dat afspraakvoorstellen achtereenvolgend moeten zijn.
Let op! Afspraakvoorstellen werken alleen je roosters hebt verplicht.
Afspraakvoorstellen voor een dagdeel
Wil je voor maar een deel van je werkdag afspraakvoorstellen genereren, dan hoe je hiervoor alleen je rooster in te korten.
Voorbeeld scenario: Je werkt van 09:30 t/m 17:30, maar wilt dat je patiënten/afsprakenbureau alleen afspraken kunnenn inplannen tussen 09:30 en 13:00
Oplossing: Je past je rooster van 09:30 t/m 17:30 aan naar 09:30 t/m 13:00. De patiënten/ afsprakenbureau kunnen (op de locatie van dit rooster) nu alleen nog maar afspraken inplannen tussen 09:30 t/m 13:00 - patiënten en afsprakbureaus zijn immers gelimiteerd tot de tijden van je rooster.
Jij als behandelaar mag buiten je roosters plannen, dus kunt gewoon nog afspraken plannen na 13:30.
Tip: Wil je dat de witte tijdvakken in je agenda lopen tot 17:30, zodat bij het maken van een patiëntafspraak automatisch de gewenste locatie (van het rooster) wordt ingevuld, maar de patiënten/ afsprakenbureau nog steeds gelimiteerd worden tot de periode 09:30 t/m 13:30? Maak dan een tweede rooster aan voor dezelfde dag(en) en locatie(s) voor 13:30 t/m 17:30, maar vink daarin dan niet de patiëntafspraaktypes aan die zijn ingesteld met met 'Patiëntenportaal' en/ of 'Beschikbaar voor telefonistes'. Indien nodig kun je extra soortgelijke/ idenktieke afspraaktypes maken zonder die instelling(en) en die selecteren in het tweede rooster, zodat je deze afspraaktypes alsnog kan selecteren op de patiëntafspraken tussen 13:30 en 17:30.
Zelf afspraakvoorstellen gebruiken
Medewerkers van een praktijk kunnen ook zelf gebruik maken van afspraakvoorstellen bij het maken van een patiëntafspraak, zo kun je:
- de (eerst) beschikbare vrije tijdsloten inzien op basis van de in de:
- patiëntafspraak geselecteerde locatie (of geen)
- patiëntafspraak geselecteerde medewerker (of geen)
- patiëntafspraak ingevulde datum en tijd
- roosters geselecteerde afspraaktypes
- roosters geselecteerde locatie
- roosters geselecteerde datum, tijd en herhaling
- een tijdslot selecteren en zo in één keer volgende gegevens in te vullen:
- datum
- tijd
- locatie
- behandelaar
Afspraakvoorstellen worden niet standaard getoond in patiëntafspraken, hiervoor dient de medewerker in hun agenda-instellingen onder "Praktijk > Medewerkers" de instelling 'Gebruik voorstellen voor patiëntafspraken' te hebben geactiveerd.