Heb je een consult waarvoor een declaratie is gegenereerd in plaats van een factuur? Dan kun je deze declaratie omzetten naar een factuur. Dit kan op drie manieren:
- Eenmalig een declaratie omzetten naar een factuur.
- Standaard facturen genereren via het zorgtraject.
- Automatisch facturen genereren wanneer de polisruimte op is.
Welke optie je gebruikt, hangt af van de situatie. Hieronder wordt per optie uitgelegd hoe je dit instelt of uitvoert.
Tip: Gaat het om een reeds afgewezen declaratieregel? Dan kun je deze ook omzetten naar een factuur tijdens het verwerken van de afgewezen declaraties.
Eenmalig declaratie omzetten naar factuur
Gebruik deze optie wanneer je één declaratie van één consult wilt omzetten naar een factuur.
- Boek een consult met een prestatie uit de tarieflijst die je normaal gebruikt om declaraties te genereren.
- Open het consult.
- Selecteer de declaratieregel.
Let op! Is de declaratie al eerder afgewezen en opnieuw klaargezet? Verwijder dan eerst de declaratieregel met de status 'Te declareren' en daarna de declaratieregel met de status 'Afgewezen'. - Klik op [Factuur].
De declaratie is nu omgezet naar een declarabele factuur. De patiënt kan deze factuur eventueel zelf indienen bij de zorgverzekeraar.
Je kunt de factuur vervolgens factureren vanuit het consult, de agenda of het facturenoverzicht.
Tip: Je kunt een preview van de factuur bekijken via Financieel > Facturen. Selecteer de factuur en klik op [Preview].
Standaard facturen genereren via het zorgtraject
Je kunt per zorgtraject instellen dat James standaard een factuur genereert in plaats van een declaratie. Alle consulten binnen dat zorgtraject krijgen dan direct een factuur.
Let op! Zorgtrajecten worden pas automatisch aangemaakt nadat het consult is doorgeboekt. ZPM-zorgtrajecten voor de GGZ worden handmatig aangepast.
- Open de patiëntenkaart.
- Ga naar Zorgtrajecten.
- Open het gewenste zorgtraject door hierop te dubbelklikken of door het zorgtraject te selecteren en op [Open] te klikken.
- Pas het veld Deb. type aan naar Patiënt.
- Klik op [Opslaan].
Wil je dat bij alle nieuwe zorgtrajecten het veld Deb. type standaard op Patiënt wordt gezet? Pas dan de instelling Standaard debiteur aan onder Praktijk > Voorkeuren.
Automatisch factureren wanneer de polisruimte op is
Voor praktijken die werken met polisruimte, zoals fysiotherapie- en ergotherapiepraktijken, kan James automatisch een factuur genereren zodra de polisruimte van de patiënt op is. James maakt dan geen declaratie meer, maar direct een factuur.
Je hebt hiervoor geen aparte tarieflijst nodig. Je kunt dezelfde declaratietarieflijst gebruiken en daarin bepalen welk tarief James moet gebruiken zodra de polisruimte op is.
- Ga naar Praktijk > Tarieven.
- Open de declaratietarieflijst die je hiervoor wilt gebruiken.
- Vink Ruimte op polis verplicht aan.
- Vul bij Ruimte op polis de eenheid in. Meestal is dit Aantal. Voor fysiotherapie en ergotherapie is dit ook Aantal.
- Stel Declaratie omzetten naar factuur in:
- Kies Gebruik intern tarief als je de tarieven uit de tarieflijst zelf wilt gebruiken.
- Kies Gebruik contractueel tarief als je de tarieven uit het contract wilt gebruiken.
- Klik op [Opslaan].
Zodra de polisruimte op het consult op is, genereert James automatisch een factuur in plaats van een declaratie. Afhankelijk van de instelling gebruikt James hiervoor het interne tarief uit de tarieflijst of het contractuele tarief uit het contract.
Problemen oplossen
Factuur toont tarief 1,00
Toont de factuur een tarief van 1,00? Dan is de tarieflijst waarschijnlijk ingesteld om bij het omzetten van een declaratie naar een factuur het interne tarief te gebruiken, terwijl er nog geen intern tarief is toegevoegd aan de betreffende prestatie.
- Wil je het interne tarief gebruiken? Voeg dan een intern tarief toe aan de prestatie.
- Wil je het contractuele tarief gebruiken? Pas dan de instelling Declaratie omzetten naar factuur aan naar Gebruik contractueel tarief en sla de tarieflijst op.
Nadat je de gewenste oplossing hebt toegepast, open je het betreffende consult opnieuw en sla je het consult op. James werkt het factuurbedrag dan bij.
Geen factuur bij opgebruikte polisruimte
Wordt er geen factuur gegenereerd terwijl de polisruimte op is? Controleer dan of Ruimte op polis verplicht is aangevinkt in de tarieflijst, of de polisruimte bij de patiënt goed is vastgelegd en of Declaratie omzetten naar factuur correct is ingesteld.