Wordt er een declaratie gegenereerd in plaats van een factuur? Dan kun je dit oplossen door:
- (eenmalig) de declaratie uit het consult om te zetten naar een factuur met de knop [Factuur].
- (standaard) het debiteur type in het zorgtraject aan te passen. Zo zorg je dat voor alle volgende consulten in dit zorgtraject standaard een factuur wordt gegeneerd.
Mocht er sprake zijn van een polisruimte, dan kun je je tarieflijst ook zo instellen dat er automatisch een factuur wordt gegenereerd wanneer de 'Ruimte op polis' op is.
Hier tref je een overzicht van de logica die James volgt bij het maken van een consult om te bepalen of er een factuur of declaratie moet worden gegenereerd.
Tip: Gaat het om een reeds afgewezen declaratieregel? Dan kun je deze ook omzetten naar een factuur vanuit de afgewezen declaratie.
Eenmalig
Gebruik deze optie wanneer je één declaratie van één consult wilt omzetten naar een factuur.
Let op! Je zet één consult om via de knop [Factuur]. Je wijzigt hierbij geen debiteurtype; een consult bevat geen veld Deb. type. Wil je juist alle consulten binnen een zorgtraject omzetten? Gebruik dan de methode via het zorgtraject hieronder.
- Boek een consult met een prestatie uit de tarieflijst die je normaal gebruikt om declaraties te genereren.
- Open het consult.
- Selecteer de declaratieregel.
Let op! Is de declaratie al eerder afgewezen en opnieuw klaargezet? Verwijder dan eerst de declaratieregel met de status 'Te declareren' en daarna de declaratieregel met de status 'Afgewezen'. - Klik op [Factuur].
De declaratie is nu omgezet naar een declarabele factuur. De patiënt kan deze factuur eventueel zelf indienen bij de zorgverzekeraar.
Je kunt de factuur vervolgens factureren vanuit het consult, de agenda of het facturenoverzicht.
Tip: Je kunt een preview van de factuur bekijken via Financieel > Facturen. Selecteer de factuur en klik op [Preview].
Standaard
Je kunt per zorgtraject instellen dat James standaard een factuur genereert in plaats van een declaratie. Alle consulten binnen dat zorgtraject krijgen dan direct een factuur. Dit is de plek waar je het veld Deb. type aanpast; in een los consult bestaat dit veld niet.
Let op! Zorgtrajecten worden pas automatisch aangemaakt nadat het consult is doorgeboekt. ZPM-zorgtrajecten voor de GGZ worden handmatig aangepast.
- Open de patiëntenkaart.
- Ga naar Zorgtrajecten.
- Open het gewenste zorgtraject door hierop te dubbelklikken of door het zorgtraject te selecteren en op [Open] te klikken.
- Pas het veld Deb. type aan naar Patiënt.
- Klik op [Opslaan].
Wil je dat bij alle nieuwe zorgtrajecten het veld Deb. type standaard op Patiënt wordt gezet? Pas dan de instelling Standaard debiteur aan onder Praktijk > Voorkeuren.
Automatisch
Voor praktijken die werken met polisruimte, zoals fysiotherapie- en ergotherapiepraktijken, kan James automatisch een factuur genereren zodra de polisruimte van de patiënt op is. James maakt dan geen declaratie meer, maar direct een factuur.
Je hebt hiervoor geen aparte tarieflijst nodig. Je kunt dezelfde declaratietarieflijst gebruiken en daarin bepalen welk tarief James moet gebruiken zodra de polisruimte op is.
- Ga naar Praktijk > Tarieven.
- Open de declaratietarieflijst die je hiervoor wilt gebruiken.
- Vink Ruimte op polis verplicht aan.
- Vul bij Ruimte op polis de eenheid in. Meestal is dit Aantal. Voor fysiotherapie en ergotherapie is dit ook Aantal.
- Stel Declaratie omzetten naar factuur in:
- Kies Gebruik intern tarief als je de tarieven uit de tarieflijst zelf wilt gebruiken.
- Kies Gebruik contractueel tarief als je de tarieven uit het contract wilt gebruiken.
- Klik op [Opslaan].
Zodra de polisruimte op het consult op is, genereert James automatisch een factuur in plaats van een declaratie. Afhankelijk van de instelling gebruikt James hiervoor het interne tarief uit de tarieflijst of het contractuele tarief uit het contract.
Problemen oplossen
Factuur toont tarief 1,00
Toont de factuur een tarief van 1,00? Dan is de tarieflijst waarschijnlijk ingesteld om bij het omzetten van een declaratie naar een factuur het interne tarief te gebruiken, terwijl er nog geen intern tarief is toegevoegd aan de betreffende prestatie.
- Wil je het interne tarief gebruiken? Voeg dan een intern tarief toe aan de prestatie.
- Wil je het contractuele tarief gebruiken? Pas dan de instelling Declaratie omzetten naar factuur aan naar Gebruik contractueel tarief en sla de tarieflijst op.
Nadat je de gewenste oplossing hebt toegepast, open je het betreffende consult opnieuw en sla je het consult op. James werkt het factuurbedrag dan bij.
Geen factuur bij opgebruikte polisruimte
Wordt er geen factuur gegenereerd terwijl de polisruimte op is? Controleer dan of Ruimte op polis verplicht is aangevinkt in de tarieflijst, of de polisruimte bij de patiënt goed is vastgelegd en of Declaratie omzetten naar factuur correct is ingesteld.