Een zorgtrajectnummer wordt door zorgverzekeraars gebruikt om te bepalen bij welk traject een declaratie hoort. Zorgtrajectnummers worden automatisch door James gegenereerd wanneer het zorgtraject wordt gegenereerd of, in het geval van de GGZ, aangemaakt.
Deze retourcode betekent dat de declaratieregel is afgewezen omdat het meegestuurde zorgtrajectnummer onjuist is. Het nummer komt dan niet overeen met het zorgtrajectnummer dat bij de zorgverzekeraar bekend is. Dit kan gebeuren doordat:
1. Het consult aan het verkeerde zorgtraject is gekoppeld. Koppel het consult aan het juiste zorgtraject.
2. Er onterecht een nieuw zorgtrajectnummer aan het zorgtraject is toegevoegd. Corrigeer het zorgtrajectnummer in het zorgtraject.
3. Je nieuw bent bij James en het zorgtrajectnummer uit je vorige EPD niet hebt ingevuld of laten importeren. Zoek het juiste zorgtrajectnummer op en corrigeer dit in het zorgtraject.
Wanneer het consult aan het juiste zorgtraject is gekoppeld en daarin het juiste zorgtrajectnummer en de juiste zorgtrajectdatum staan, kun je de declaratie [Opnieuw klaarzetten] en opnieuw versturen naar Vecozo.
1. Consult koppelen aan het juiste zorgtraject
Controleer eerst of het consult aan het juiste zorgtraject is gekoppeld.
Open de patiëntenkaart en ga in het linkermenu naar Zorgtrajecten. Controleer hier of de patiënt één of meerdere zorgtrajecten heeft.
Heeft de patiënt meerdere zorgtrajecten? Controleer dan of alle zorgtrajecten de juiste status hebben, bijvoorbeeld actief of gesloten. Pas de status zo nodig aan.
Controleer daarna of het betreffende consult aan het juiste zorgtraject is gekoppeld. Is dat niet het geval, open dan het consult en pas het zorgtraject aan. Dit doe je als volgt:
- Selecteer in het geopende declaratiebestand de declaratieregel en klik op [Open consult].
- Selecteer bovenaan bij Zorgtraject het juiste zorgtraject.
- Sla het consult op.
Heeft de patiënt maar één zorgtraject? Ga dan door naar 2. Zorgtrajectnummer aanpassen.
2. Zorgtrajectnummer aanpassen
Het kan voorkomen dat aan het zorgtraject niet het juiste zorgtrajectnummer is gekoppeld. Vermoed je dat dit het geval is, volg dan onderstaande stappen om het zorgtrajectnummer aan te passen:
- Selecteer in het geopende declaratiebestand de declaratieregel en klik op [Open zorgtraject].
- Vul het juiste zorgtrajectnummer in.
Let op! Nadat je het zorgtrajectnummer hebt aangepast en opgeslagen, kun je het eerder ingevulde zorgtrajectnummer hier niet meer terugzien. - Sla het zorgtraject op.
- Vul ter controle opnieuw het juiste zorgtrajectnummer in.
Ben je nieuw bij James? Vul dan altijd het zorgtrajectnummer en de zorgtrajectdatum in die in je oude EPD voor deze patiënt zijn gebruikt. Doe je dit niet, dan genereert James een nieuw uniek zorgtrajectnummer. Dit leidt waarschijnlijk tot een afgewezen declaratie.
Tip: Heb je jouw patiënten door James laten importeren? Dan kunnen ook de zorgtrajecten worden geïmporteerd. Neem hiervoor contact op met jouw contactpersoon bij James. Exporteer de zorgtrajectgegevens, zoals datums en nummers, uit je vorige EPD of vraag deze daar op.
3. Zorgtrajectnummer opzoeken
Weet je niet wat het juiste zorgtrajectnummer is? Neem dan contact op met de zorgverzekeraar en vraag welk zorgtrajectnummer daar bekend is. Je kunt dit nummer mogelijk ook zelf terugvinden als je eerder al succesvol hebt gefactureerd of gedeclareerd.
Zoeken via oude facturen
Op declarabele facturen staan het zorgtrajectnummer en de zorgtrajectdatum vermeld.
- Ga naar Financieel > Facturen.
- Open een factuur van de patiënt waarvan je zeker weet dat deze eerder door de zorgverzekeraar is geaccepteerd.
- Controleer daar het zorgtrajectnummer.
Tip: Filter het facturenoverzicht op Patiënt.
Zoeken via oude declaraties
- Ga naar Financieel > Declaraties.
- Selecteer een declaratiebestand van de patiënt dat eerder door de zorgverzekeraar is geaccepteerd.
Tip: Filter het declaratieoverzicht op Patiënt. - Klik op [Download].
- Open het gedownloade bestand in je browser.
- Open de zoekfunctie (Windows: Ctrl + F / Mac: Cmd + F).
- Zoek op het BSN van de patiënt.
- Scroll vanaf het BSN naar beneden tot je het zorgtrajectnummer ziet.