Een zorgtrajectnummer wordt door de zorgverzekeraars gebruikt om te bepalen bij welk traject een declaratie hoort. Zorgtrajectnummers worden automatisch door James gegenereerd wanneer het zorgtraject wordt gegenereerd of (in het geval van de GGZ) aangemaakt.
Deze retourcode betekent dat de declaratieregel is afgewezen omdat het zorgtrajectnummer dat is meegestuurd onjuist is (niet overeenkomt met het zorgtrajectnummer dat bekend is bij de zorgverzekeraar). Dit kan gebeuren omdat:
1. Het consult aan een verkeerde zorgtraject is gekoppeld. Koppel het consult aan het juiste zorgtraject.
2. Er onterecht een nieuw zorgtrajectnummer is toegevoegd aan het zorgtraject. Corrigeer het zorgtrajectnummer in het zorgtraject.
3. Je nieuw bent bij James en het zorgtrajectnummer uit je vorige EPD niet hebt ingevuld/ laten importeren. Corrigeer het zorgtrajectnummer in het zorgtraject.
Wanneer het consult aan het juiste zorgtraject is gekoppeld en daarin het juiste zorgtrajectnummer (en zorgtrajectdatum) staat vermeld, kun je de declaratie [Opnieuw klaarzetten] en weer versturen naar Vecozo.
1. Consult koppelen aan juiste zorgtraject
Controleer of het consult aan het juiste zorgtraject is gekoppeld.
Open de patiëntenkaart > navigeer je in het linkermenu naar 'Zorgtrajecten'. Controleer hier of de patiënt één of meerdere zorgtrajecten heeft.
Heeft de cliënt meerdere zorgtrajecten? Controleer dan of alle zorgtrajecten de juiste status hebben (actief of gesloten). Pas de status zo nodig aan.
Controleer daarna of het consult in kwestie aan het juiste zorgtraject is gekoppeld. Zo niet, open dan het consult in kwestie en pas het zorgtraject aan. Dit doe je als volgt:
- Vanuit het geopende declaratiebestand en de declaratieregel te hebben geselecteerd kun je op [Open consult] klikken om het bijbehorende consult te openen
- Selecteer bovenaan bij 'Zorgtraject' het juiste zorgtraject.
- Sla het consult op.
Heeft de cliënt maar één zorgtraject? Ga dan door naar het kopje '2. Zorgtrajectnummer corrigeren'.
2. Zorgtrajectnummer aanpassen
Het kan voorkomen dat het zorgtraject niet het juiste zorgtrajectnummer heeft. Mocht je het vermoeden hebben dat dit het geval kan zijn, volg dan onderstaande stappen om het zorgtrajectnummer aan te passen:
- Vanuit het geopende declaratiebestand en de declaratieregel te hebben geselecteerd kun je op [Open Zorgtraject] klikken om het bijbehorende zorgtraject te openen.
- Vul het juiste 'Zorgtrajectnummer' in.
Let op! Eenmaal aangepast en opgeslagen kun je het eerder ingevulde zorgtrajectnummer hier niet meer zien. - Sla het zorgtraject op.
- Vul ter controle opnieuw het juiste zorgtrajectnummer in.
Ben je nieuw bij James? Vul dan altijd het zorgtrajectnummer (en datum) in dat in je oude EPD voor deze patiënt is gehanteerd. Doe je dit niet? Dan hanteert James een nieuw uniek zorgtrajectnummer, hoogstwaarschijnlijk resulterende in een afgewezen declaratie.
Tip: Heb je ons jouw patiënten laten importeren? Dan kunnen we ook de zorgtrajecten importeren, neem hiervoor contact op met jouw contactpersoon bij James. Exporteer de zorgtrajectgegevens (datums en nummers) uit je vorige EPD of vraag deze bij hen op.
3. Zorgtrajectnummer opzoeken
Weet je niet wat het juiste zorgtrajectnummer is? Neem dan contact op met de verzekeraar en vraag hen je het zorgtrajectnummer toe te sturen dat bij hun bekend is. Je kunt deze eventueel ook zelf terugvinden als je eerder wél succesvol hebt gefactureerd/ gedeclareerd.
Zoeken via oude facturen
Op declarabele facturen staat het zorgtrajectnummer (en datum).
- Ga naar "Financieel > Facturen"
- Open één van de facturen van de patiënt die eerder wél is geaccepteerd door de zorgverzekeraar.
- Open een factuur waarvan je zeker weet dat deze geaccepteerd is.
Tip: Filter het facturenoverzicht op 'Patiënt'.
Zoeken via oude declaratie
- Ga naar "Financieel > Declaraties"
- Selecteer één van de declaratiebestanden van de patiënt die eerder wél is geaccepteerd door de zorgverzekeraar.
Tip: Filter het declaratieoverzicht op 'Patiënt'. - Klik op de knop [Download].
- Open het gedownloade bestand in je browser
- Open de zoekfunctie (Win: Ctrl + F / Mac: Cmnd + F)
- Zoek op het BSN van de patiënt.
- Scroll vanaf het BSN naar beneden tot je bij het zorgtrajectnummer komt.