Deze declaratieregels is afgewezen omdat de datum van het meegestuurde zorgtraject onjuist is (niet overeenkomt met de zorgtrajectdatum dat bekend is bij de zorgverzekeraar). Dit kan gebeuren omdat:
- het consult aan een verkeerde zorgtraject is gekoppeld. Koppel het consult aan het juiste zorgtraject.
- er onterecht een nieuwe datum is toegevoegd aan het zorgtraject. Corrigeer de startdatum van het zorgtraject.
- je nieuw bent bij James en de zorgtrajectdatum uit je vorige EPD niet hebt ingevuld/ laten importeren. Corrigeer de startdatum van het zorgtraject.
- de datum van het consult voor de startdatum van het zorgtraject ligt. Corrigeer de datum van het consult of zorgtraject.
Wanneer het consult aan het juiste zorgtraject is gekoppeld en daarin de juiste datum (en zorgtrajectnummer) staat vermeld, kun je de declaratie [Opnieuw klaarzetten] en weer versturen naar Vecozo.
Consult koppelen aan juiste zorgtraject
- Vanuit het geopende declaratiebestand en de declaratieregel te hebben geselecteerd kun je op [Open consult] klikken om het bijbehorende consult te openen
- Selecteer bovenaan bij 'Zorgtraject' het juiste zorgtraject.
- Sla het consult op.
Heb je maar één zorgtraject waaruit je kan kiezen? Ga dan naar het linkermenu "Zorgtrajecten" in de patiëntenkaart en controleer of er inderdaad maar één zorgtraject is. Mochten daar eerdere zorgtrajecten staan die zijn gesloten, controleer dan dat deze inderdaad afgesloten hadden moeten worden en heropen deze zo nodig. Mocht je een zorgtraject heropenen, kun je daarna het consult alsnog koppelen aan het juiste zorgtraject.
Zorgtrajectdatum corrigeren
- Vanuit het geopende declaratiebestand en de declaratieregel te hebben geselecteerd kun je op [Open Zorgtraject] klikken om het bijbehorende zorgtraject te openen.
- Vul het juiste 'Startdatum' in.
- Sla het zorgtraject op.
Ben je nieuw bij James? Vul dan altijd de zorgtrajectdatum (en nummer) in dat in je oude EPD voor deze patiënt is gehanteerd. Doe je dit niet? Dan hanteert James de datum waarop het zorgtraject is gegenereerd, hoogstwaarschijnlijk resulterende in een afgewezen declaratie.
Tip: Heb je ons jouw patiënten laten importeren? Dan kunnen we ook de zorgtrajecten importeren, neem hiervoor contact op met jouw contactpersoon bij James. Exporteer de zorgtrajectgegevens (datums en nummers) uit je vorige EPD of vraag deze bij hen op.
Zorgtrajectdatum opzoeken
Weet je juiste zorgtrajectdatum niet? Neem dan contact op met de verzekeraar en vraag hen dan de zorgtrajectdatum die bij hun bekend is. Je kunt deze eventueel ook zelf terugvinden als je eerder wél succesvol hebt gefactureerd/ gedeclareerd.
Zoeken via oude facturen
Op declarabele facturen staat de zorgtrajectdatum (en nummer).
- Ga naar "Financieel > Facturen"
- Open één van de facturen van de patiënt die eerder wél is geaccepteerd door de zorgverzekeraar.
- Open een factuur waarvan je zeker weet dat deze geaccepteerd is.
Tip: Filter het facturenoverzicht op 'Patiënt'.
Zoeken via oude declaratie
- Ga naar "Financieel > Declaraties"
- Selecteer één van de declaratiebestanden van de patiënt die eerder wél is geaccepteerd door de zorgverzekeraar.
Tip: Filter het declaratieoverzicht op 'Patiënt'. - Klik op de knop [Download].
- Open het gedownloade bestand in je browser
- Open de zoekfunctie (Win: Ctrl + F / Mac: Cmnd + F)
- Zoek op het BSN van de patiënt.
- Scroll vanaf het BSN naar beneden tot je bij het zorgtrajectdatum komt.
Consultdatum corrigeren
- Vanuit het geopende declaratiebestand en de declaratieregel te hebben geselecteerd kun je op [Open consult] klikken om het bijbehorende consult te openen.
- Pas de 'Datum' aan naar een datum ná de startdatum van het zorgtraject
- Sla het consult op
Kan of mag je de datum van het consult niet aanpassen? Pas dan de zorgtrajectdatum aan.
Kun je de zorgtrajectdatum niet meer aanpassen omdat er voor dit zorgtraject al declaraties zijn geaccepteerd? Dan zullen die declaraties moeten eerst moeten worden gecrediteerd:
- Crediteer alle geaccepteerde declaratieregels van deze patiënt die gekoppeld zijn aan het betreffende zorgtraject.
- Wacht tot de verzekeraar de credit goedgekeurd heeft en je deze retourinformatie hebt opgehaald.
- Pas de startdatum van het zorgtraject aan naar de datum van het eerste (afgewezen) consult.
- Zet nieuwe declaratieregels klaar voor alle consulten van de patiënt door deze opnieuw op te slaan, inclusief de consulten waarvoor je eerder de declaraties hebt gecrediteerd.
Tip: Je kan de consulten het eenvoudig openen door de creditdeclaratiebestanden te openen, de creditdeclaratieregel te selecteren en op de knop [Open consult] te klikken.
De nieuwe declaraties kunnen nu worden verstuurd naar Vecozo.