Staat een declaratie in James onterecht op 'Geaccepteerd', of is deze met verkeerde gegevens ingediend? Dan kun je de declaratie crediteren. In dit artikel lees je hoe je een geaccepteerde declaratie crediteert.
De stappen hieronder beschrijven de werkwijze voor een Vecozo-declaratie. Werk je met een Infomedics-declaratie? Dan volg je grotendeels dezelfde stappen, maar het versturen en afhandelen werkt net iets anders. Dit staat apart uitgelegd bij de betreffende stappen.
Voor het crediteren van een factuur geldt een andere werkwijze.
Eerst crediteren, daarna pas het consult aanpassen
Belangrijk: Wil je de declaratie crediteren omdat er gegevens in het consult niet kloppen? Pas het consult dan nog niet aan. Het consult moet alle originele gegevens bevatten van het moment waarop de geaccepteerde debetdeclaratie werd verstuurd of gedownload. Anders kan de zorgverzekeraar of Infomedics de creditdeclaratie afwijzen.
Houd daarom deze volgorde aan:
- Maak eerst de creditdeclaratie aan.
- Verstuur of verwerk de creditdeclaratie.
- Wacht tot de creditdeclaratie is geaccepteerd of goedgekeurd.
- Pas daarna het consult aan en sla het opnieuw op.
Wordt de creditdeclaratie toch afgewezen? Neem dan contact op met support@james-software.nl.
Een geaccepteerde Vecozo-declaratie crediteren
- Open het declaratieoverzicht via Financieel > Declaraties.
- Open het declaratiebestand waarin de declaratieregel, of prestatie, staat die je wilt crediteren. Deze regel heeft de status 'Geaccepteerd'.
Tip: Filter het declaratieoverzicht op patiënt om de juiste declaratie sneller te vinden. - Selecteer de geaccepteerde declaratieregel die je wilt crediteren.
- Klik rechtsboven in het overzicht op [Credit]. James maakt nu een nieuw creditdeclaratiebestand aan.
- Wil je meerdere declaratieregels crediteren? Herhaal dan stap 3 en 4 voor elke declaratieregel.
- Ga terug naar het declaratieoverzicht.
- Selecteer het nieuwe creditdeclaratiebestand met de status 'Te declareren'.
Tip: Declaratiebestanden met de status 'Te declareren' staan standaard bovenaan het declaratieoverzicht. - Verstuur het creditdeclaratiebestand naar Vecozo. Klik hiervoor op [Versturen Vecozo].
James verstuurt de declaratie naar de zorgverzekeraar van de patiënt en geeft het creditdeclaratiebestand de status 'Verstuurd naar Vecozo'. - Verwerk de retourinformatie zodra deze beschikbaar is. Klik hiervoor op [Retourinformatie] om de retourinformatie op te halen uit het portaal van Vecozo.
De creditering is nu afgerond.
Werk je met Infomedics?
Voor Infomedics maak je de creditdeclaratie op dezelfde manier aan in James. Het verschil zit in het downloaden, indienen en afhandelen van het creditdeclaratiebestand.
Volg stap 1 tot en met 7 hierboven. Ga daarna als volgt verder:
- Klik op [Download]. James downloadt de declaratie naar je computer en geeft het declaratiebestand de status 'Gedownload'.
Dien dit bestand niet in bij Infomedics. - Crediteer de declaratie zo nodig handmatig via het portaal van Infomedics. In het geval van een retrocessie kun je direct doorgaan met afhandelen.
- Handel het creditdeclaratiebestand in James af zodra je bevestiging hebt dat de credit is goedgekeurd. Gebruik hiervoor de werkwijze voor het afhandelen van een declaratiebestand. In het geval van een retrocessie kun je het bestand direct afhandelen.
De creditering is nu afgerond.
Consult aanpassen na het crediteren
Heb je de creditdeclaratie aangemaakt omdat je het consult wilt verbeteren? Pas het consult dan pas aan nadat de creditdeclaratie is geaccepteerd of goedgekeurd. Daarna kun je een nieuwe declaratieregel aanmaken.
Dit geldt voor zowel Vecozo-declaraties als Infomedics-declaraties.
- Open de creditdeclaratie.
- Selecteer de regel die je opnieuw wilt aanbieden en klik op [Open consult].
- Voer de verbetering uit in het consult.
- Klik op [Opslaan] of [Opslaan en sluiten]. Met [Opslaan] zie je de nieuwe declaratieregel direct aangemaakt worden. Met [Opslaan en sluiten] sla je het consult op en ga je terug naar de creditdeclaratie.
- Er staat nu een nieuwe declaratie met de status 'Te declareren' klaar.
Is de credit afgewezen? Stuur dan een mail naar support@james-software.nl met het betreffende declaratienummer.