In je agenda kun je eenvoudig vastleggen wanneer een patiënt een afspraak niet is nagekomen. Afhankelijk van je werkwijze kun je zo’n afspraak markeren als 'no-show' of volledig verwijderen. In dit artikel lees je hoe je afspraken als no-show markeert, een no-show tarief factureert en – indien gewenst – een afspraak verwijdert.
Als een patiënt een afspraak niet nakomt, kun je de afspraken aanmerken als 'no-show' of verwijderen. In ieder geval kun je op dat tijdsvak dan weer een andere patiëntafspraak inplannen.
Het voordeel van een no-show afspraak is dat je deze nog door kunt boeken en zo een no-show tarief in rekening kunt brengen. Ook kun je zo bijhouden hoe vaak de patiënt zijn/ haar afspraken nakomt.
Patiëntafspraak markeren als no-show
- Open je agenda.
- Open de patiëntafspraak door hierop te dubbelklikken of met je rechtermuisknop te klikken en te kiezen voor 'Open patiëntafspraak'.
- Onder kopje 'Patiënten' doe je 'No show' aanvinken bij de betreffende patiënt
- Sla de patiëntafspraak op.
Je herkent een no-show afspraak in de agenda aan het gebrek van een achtergrond en aan de linkerkant van de afspraak een grijze streep (bies/ balk). Als je de no-show afspraak doorboekt verandert de kleur van de streep naar oranje of groen.
Automatiseren
Je kunt instellen dat bij het verwijderen van een patiëntafspraak binnen een x aantal uur voorafgaand aan de afspraak deze automatisch wordt gemarkeerd als no-show.
- Ga naar Praktijk > Voorkeuren > Agenda - Algemeen
- Vul bij 'Markeer als no-show voor afspraken verplaatst/verwijderd binnen' in hoeveel uur voorafgaand aan een patiëntafspraak deze moet leiden tot een no-show
- Sla onderaan op.
Patiëntafspraak verwijderen
Deze werkwijze is voor wanneer een patiënt zich op tijd heeft afgemeld en je de no-shows niet wilt kunnen bijhouden.
- Klik met je rechtermuisknop op de patiëntafspraak.
- Klik op 'Verwijder afspraak'
No-show factureren
Deze werkwijze is voor wanneer een patiënt zich te laat heeft afgemeld en je dit in rekening wilt brengen
Voorbereiding:
- Zorg dat je een no-show prestatie in je particuliere tarieflijst hebt. (codelijst 990 of 999), niet je officiële tarieflijst (codelijst 071 t/m 081).
- Maak een patiënt afspraaktype aan waar de no-show prestatie aan gekoppeld is.
Stappen:
- Open de patiëntafspraak door te dubbelklikken op de afspraak in de agenda
of klik met je rechtermuisknop op de afspraak in de agenda en kies 'Open afspraak'. - Verander het afspraaktype naar het No-show afspraaktype.
- Vink onder het kopje 'Patiënten' ‘No show’ aan bij de betreffende patiënt.
Tip: Deze stap is alleen nodig als je het tijdsvak opnieuw beschikbaar wilt maken om een andere afspraak in te plannen. - Sla de afspraak op.
- Klik met je rechtermuisknop op de afspraak
- Kies de optie 'Boek consult' of 'Maak factuur'
- De factuur staat klaar om te versturen of je hebt deze al verstuurd via 'Maak factuur'.
No-show tarief handmatig factureren
Deze werkwijze is voor wanneer een patiënt zich te laat heeft afgemeld en je een factuur wilt sturen met een no-show tarief.
Voorbereiding:
- Zorg dat je een no-show prestatie in je particuliere tarieflijst hebt. (codelijst 990 of 999), niet je officiële tarieflijst (codelijst 071 t/m 081).
Stappen:
- Open je agenda.
- Klik met je rechtermuisknop op de patiëntafspraak
- Kies 'Nieuw consult' of 'Open consult'
- Klik op [Voeg prestatie toe] en voeg jouw no-show prestatie toe.
- Sla het consult op. Dit genereert een factuur voor de prestatie.
- De factuur staat klaar om te mailen of te printen.
Als laatste alternatief zou je nog een losse factuur kunnen aanmaken.
Troubleshooting
- Een no-show afspraak kan niet direct worden verplaatst of aangepast. Hiervoor zal 'No show' eerst weer afgevinkt moeten worden.