In je agenda kun je eenvoudig vastleggen wanneer een patiënt een afspraak niet is nagekomen. Afhankelijk van je werkwijze kun je zo’n afspraak markeren als 'no-show' of verwijderen. In dit artikel lees je hoe je een afspraak als no-show markeert, een no-show tarief factureert en, indien gewenst, een afspraak verwijdert.
Als een patiënt een afspraak niet nakomt, kun je de afspraak aanmerken als 'no-show' of verwijderen. In beide gevallen kun je dit tijdsvak daarna weer gebruiken om een andere patiëntafspraak in te plannen.
Het voordeel van een no-show afspraak is dat je deze nog kunt doorboeken, zodat je een no-show tarief in rekening kunt brengen. Ook kun je zo bijhouden hoe vaak de patiënt zijn afspraken nakomt.
Patiëntafspraak markeren als no-show, zonder factureren.
- Open je agenda.
- Open de patiëntafspraak door hierop te dubbelklikken, of klik met je rechtermuisknop en kies 'Open patiëntafspraak'.
- Vink onder het kopje 'Patiënten' 'No show' aan bij de betreffende patiënt.
- Sla de patiëntafspraak op.
Je herkent een no-show afspraak in de agenda aan het ontbreken van een achtergrond en aan de grijze streep (bies/streep) aan de linkerkant van de afspraak. De doorzichtige afspraak geeft ruimte om een afspraak naast de afspraak in te plannen. Een patiënt via het afsprakenportaal kan ook een voorstel zien voor dit tijdsstip.
Automatiseren
Je kunt instellen dat een patiëntafspraak automatisch als 'no-show' wordt gemarkeerd wanneer je deze binnen een bepaald aantal uur vóór de afspraak verplaatst of verwijdert.
- Ga naar Praktijk > Voorkeuren > Agenda - Algemeen.
- Vul bij 'Markeer als no-show voor afspraken verplaatst/verwijderd binnen' in hoeveel uur voorafgaand aan de patiëntafspraak dit moet leiden tot een no-show.
- Sla onderaan op.
Patiëntafspraak markeren als no-show en factureren.
Deze werkwijze gebruik je wanneer een patiënt zich te laat heeft afgemeld en je dit in rekening wilt brengen.
Voorbereiding
- Zorg dat je een no-show prestatie in je particuliere tarieflijst hebt.
Let op! Niet in je officiële tarieflijst (codelijst 071 t/m 081). - Maak een patiëntafspraaktype aan waar de no-show prestatie aan is gekoppeld.
Stappen
- Open de patiëntafspraak door te dubbelklikken op de afspraak in de agenda, of klik met je rechtermuisknop op de afspraak in de agenda en kies 'Open afspraak'.
- Wijzig het afspraaktype naar het no-show afspraaktype. Dit zorgt ervoor dat bij stap 6 automatisch de juiste prestatie wordt toegevoegd aan het consult.
- Wil je dat het tijdvak opnieuw beschikbaar komt voor het maken van een andere afspraak? Vink dan onder het kopje 'Patiënten' 'No show' aan bij de betreffende patiënt.
- Sla de afspraak op.
- Klik met je rechtermuisknop op de afspraak.
- Kies de optie 'Boek consult' of 'Maak factuur'.
- De factuur staat klaar om te versturen, of je hebt deze al verstuurd via 'Maak factuur'.
Je kan 'No-Show' zoals bij het niet factureren aanvinken voor deze werkwijze. Dan krijgt de afspraak een grijze bies en een oranje of groene bies om aan te geven dat het een no-show is en dat er een factuur gemaakt/ verstuurd is.
Patiëntafspraak verwijderen, zonder no-show functie
Deze werkwijze gebruik je wanneer een patiënt zich op tijd heeft afgemeld en je no-shows niet wilt bijhouden of factureren.
- Klik met je rechtermuisknop op de patiëntafspraak.
- Klik op 'Verwijder afspraak'.
Eventueel kun je voor de gemiste afspraak nog een losse factuur maken.
Troubleshooting
- Een no-show afspraak kan niet direct worden verplaatst of aangepast. Hiervoor moet 'No show' eerst weer worden uitgevinkt.