Alvorens je je declaraties verstuurt naar Vecozo wil je een aantal controlestappen nemen. Je treft deze stappen hieronder, verdeeld in eenmalige en regelmatige controlestappen.
Eenmalige controlestappen
Stappen die je alleen voor de eerste keer declareren hoeft uit te voeren.
- Controleer dat de juiste praktijk en zorgverleners AGB-codes zijn ingevuld.
- Zorg dat je alle stappen hebt doorlopen voor het afgeven van de toestemmingsverklaringen voor de betreffende praktijk AGB-code.
- Controleer of de tarieflijst correct is ingesteld.
- Ga na of contracten die je hebt afgesloten met de zorgverzekeraars ook hebt toegevoegd of geïmporteerd naar James.
Regelmatige controlestappen
Stappen die je voor de iedere keer declareren kunt uitvoeren.
-
Controleer of je voor alle patiëntafspraken consulten zijn gemaakt.
- Door in de agenda te kijken of alle afspraken een oranje of groene bies (balkje) hebben, maak dan een consult aan voor deze afspraak.
- Heeft de afspraak nog geen bies? Maak dan een consult aan voor de afspraak.
- Heeft de afspraak een rode bies? Open dan het consult, vul deze aan en sla op
- In het to-do overzicht kan je filteren op de categorie 'Niet doorgeboekte afspraak'. Dit zijn alle afspraken zonder consult voor de geselecteerde behandelaar. Selecteer de to-do en klik op [Open] Je zal een consult aanmaken en hiernaartoe navigeren. Sla het consult op om een factuur of declaratieregel te genereren.
- Door in de agenda te kijken of alle afspraken een oranje of groene bies (balkje) hebben, maak dan een consult aan voor deze afspraak.
-
Controleer of er consulten zijn tegengehouden door James.
- Ga naar "Financieel > Consulten".
- Als eerste check, selecteer alle regels door het bovenste hokje aan te vinken en op [Toevoegen aan declaraties] te klikken. Als het probleem als opgelost is, zal de regel uit dit overzicht verdwijnen en is er een factuur of declaratieregel gemaakt. Bij een grote hoeveelheid consultregels kan James hier even over doen en kan het browser aangeven dat James vastloopt.
Tip: Bij een grote hoeveelheid regels pas je rechtsonder het 'Aantal rijen' aan naar 100 en werk terug van de laatste pagina naar de eerste pagina. - Alleen de consulten met een probleem blijven staan. Verbeter de consulten gebaseerd op de gegeven status.
Tip: Deze consulten zijn ook per medewerker terug te vinden in het To-Do overzicht onder categorie ' Declaratie-onvolledig consult' behandelaren zonder financiële rechten kunnen de consulten dus ook verbeteren.
-
Controleer je facturenoverzicht
- Ga naar "Financieel > Facturen"
- Tref je facturen die declaraties hadden moeten zijn? Maak hiervoor dan declaraties.
- Moeten er nog consultgegevens worden aangepast? Open dan het consult, maak de nodige aanpassingen en sla het consult opnieuw op.
-
Hoeft er niets aangepast te worden? Verwijder dan alle facturen uit je facturenoverzicht. Met het verwijderen worden voor de verwijderde facturen declaraties gegenereerd.
Let op: mocht er geen declaratie kunnen worden gemaakt, zal het consult worden toegevoegd onder "Financieel > Consulten".