Voor de communicatie tussen James en Vecozo wordt het centrale systeemcertificaat van James gebruikt. Hiervoor moet je één of meerdere toestemmingsverklaringen afgeven.
Let op! James ondersteunt niet (meer) praktijken met een eigen systeemcertificaat. Heb je nog een eigen systeemcertificaat, dan kun je dit laten verlopen.
Door bij Vecozo in te loggen met je persoonlijke Vecozo-certificaat kun je toestemmingsverklaringen afgeven voor de volgende services:
- COV: Voor het gebruik van de COV check. Hiermee haal je verzekeringsgegevens van een patiënt op. Dit is verplicht wanneer je vanuit James declareert en/of factureert voor declarabele (officiële) zorg.
- Zvw en Wlz declaraties: Voor het versturen van declaraties naar zorgverzekeraars vanuit James en het ophalen van de retourinformatie.
- VSP-JW: Voor het uitwisselen van Jeugdwet- en Wmo-berichten met gemeentes. Hiermee kun je nieuwe toewijzingen (JW301/WMO301) en retourberichten ophalen via Home > Berichten en vanuit patiëntenkaart > Berichten verzoeken versturen voor toewijzing (JW315/WMO315) en wijziging (JW317/WMO317).
- Jeugdwet declaraties: Voor het versturen van Jeugdwet-declaraties (JW323) naar de gemeentes vanuit James en het ophalen van de retourinformatie.
Toestemmingsverklaringen zijn tijdelijk geldig. Als een toestemmingsverklaring is verlopen, kun je deze verlengen of opnieuw afgeven. Verlengen is niet altijd mogelijk.
Tip: Voor het verlengen van een toestemmingsverklaring navigeer je in Vecozo naar de toestemmingsverklaring en pas je de einddatum aan.
1. Toestemmingsverklaring afgeven/verlengen
- Log in bij Vecozo. Klik rechtsboven op het gebruikersnummer van je certificaat (onder je naam) en klik op ‘Mijn gegevens’.
- Kies ‘Algemene instellingen’.
- Klik op [Mijn (externe) toestemmingsverklaringen].
- Voeg een toestemmingsverklaring toe of werk deze bij:
- Wil je een nieuwe toestemmingsverklaring toevoegen? Klik op [Voeg toestemmingsverklaring toe].
- Wil je je toestemmingsverklaring verlengen? Klik op [Bijwerken], pas de einddatum aan en sla op.
- Selecteer bij ‘Applicatie’ de dienst waarvoor je een toestemmingsverklaring wilt afgeven: ‘COV’, ‘Zvw en Wlz declaraties’, ‘VSP-JW’ of ‘Jeugdwet declaraties’.
- Selecteer bij ‘Type instantie’: ‘Tussenpartij software’.
- Selecteer bij ‘Geeft toestemmingsverklaring aan’: ‘James Software’.
- Pas indien nodig de einddatum van de toestemmingsverklaring aan.
Let op! De einddatum mag maximaal 2 jaar in de toekomst liggen. - Klik op [Doorgaan].
- Vink ‘Ik ga akkoord’ aan.
- Klik op [Opslaan].
- Herhaal stappen 1.4 t/m 1.11 voor overige diensten waarvoor je een toestemmingsverklaring wilt afgeven.
2. Online dienst toevoegen
Om de koppeling met Vecozo af te ronden moet je één online dienst toevoegen in de praktijkomgeving. Heb je al een online dienst toegevoegd, dan hoef je deze stap niet te herhalen bij het verlengen of afgeven van een extra toestemmingsverklaring.
- Log in bij James.
- Navigeer naar Praktijk > Online diensten.
- Klik op [Voeg online dienst toe].
- Geef de online dienst een naam, bijvoorbeeld ‘COV/Vecozo’.
- Selecteer bij ‘Type’: ‘COV/Vecozo (Centraal certificaat)’.
- Controleer bij ‘Praktijk AGB code’ of het juiste beroep en de juiste praktijk-AGB zijn geselecteerd en pas dit zo nodig aan.
Tip: Het aanpassen van een praktijk AGB-code doe je onder Praktijk > Algemeen. - Sla de online dienst op.
Afhankelijk van de toestemmingsverklaringen die je hebt afgegeven kun je nu verzekeringsgegevens ophalen, declaraties versturen via Vecozo of JW-berichten uitwisselen met gemeentes.
Troubleshooting
- Gaat je toestemmingsverklaring verlopen? Dan kun je de toestemmingsverklaring alvast verlengen. Je hoeft niet te wachten tot deze daadwerkelijk is verlopen.
- Heb je geen e-mail ontvangen van Vecozo over het verlopen van je toestemmingsverklaringen? Pas dan je e-mailinstellingen aan op de website van Vecozo.
- Werkt de koppeling niet meteen? Houd er dan rekening mee dat Vecozo een korte verwerkingstijd nodig heeft om de toestemmingsverklaring te activeren.
- Ben je nieuw bij James? Dan kan het zijn dat je eerder een toestemmingsverklaring hebt afgegeven voor een andere tussenpartij: je oude EPD. Je moet deze eerst annuleren voordat je een toestemmingsverklaring kunt afgeven voor James Software.
- Heb je meerdere praktijken in de James-omgeving? Dan moet je voor beide praktijken de toestemmingsverklaring afgeven, maar koppel je de online dienst aan één van de twee praktijk-AGB-codes.