Een verhuizing van een praktijklocatie heeft in James meerdere gevolgen. Niet alleen moet er een nieuwe locatie worden aangemaakt, maar ook roosters, factuurinstellingen en de status van de oude locatie moeten correct worden aangepast. Daarnaast is het belangrijk om extra alert te zijn op oproepen, omdat deze direct gekoppeld zijn aan een locatie en niet automatisch mee verhuizen.
In dit artikel lees je stap voor stap waar je op moet letten bij een verhuizing, welke instellingen aangepast moeten worden en welke opties er zijn om oproepen goed over te zetten naar de nieuwe locatie.
Waar op te letten:
- Nieuwe locatie aanmaken bij Praktijk > locaties
- Roosters van de oude locatie een einddatum geven
(Het rooster overzicht is te vinden in het medewerker account > Roosters ) -
Roosters aanmaken voor de nieuwe locatie vanaf de eerder gegeven einddatum
(Het rooster overzicht is te vinden in het medewerker account > Roosters ) - Factuurachtergrond aanpassen, zodat de nieuwe locatie op de factuur staat.
- Oude locatie openen en annuleren door de status aan te passen
- In het geval van oproepen opletten.
Oproepen
Oproepen zijn aan een locatie gekoppeld zodat de patiënt gemakkelijk via de oproepmail een afspraak kan inplannen. Wanneer je een nieuwe locatie aanmaakt kunnen deze oproepen niet met een klik overgezet worden. Er zijn wel manieren om te zorgen dat de oproepen goed blijven werken.
1. Oude locatie hernoemen naar de nieuwe locatie
Op een geschikt moment vóór de verhuizing kun je het adres van de bestaande locatie aanpassen naar het nieuwe adres. Dit doe je via Praktijk > locaties:
- Open de locatie.
- Pas het adres aan naar het nieuwe adres.
- Geef de locatie mits nodig een nieuwe naam
- Sla de wijziging op.
Vanaf dat moment verschijnt het nieuwe adres automatisch in alle bevestigingsmails naar patiënten.
Voordeel: je hoeft geen roosters aan te passen, omdat de locatie hetzelfde blijft.
Tip om verwarring te voorkomen:
Het kan handig zijn om het veld ‘Locatie informatie e-mail’ in te vullen met een korte melding, bijvoorbeeld: “Vanaf 1 maart vinden afspraken plaats op ons nieuwe adres…”
De oproepen blijven gekoppeld aan dezelfde James-locatie en patiënten kunnen afspraken gewoon blijven plannen in het bestaande rooster.
2. Oude locatie is geannuleerd en er wordt nu een nieuwe locatie gebruikt
Soms gebeurt het dat je de stappen hebt uitgevoerd zonder op de oproepen te letten. Hierdoor kunnen oproepen gekoppeld zijn aan een geannuleerde locatie.
Je kunt dit oplossen door de oude locatie weer actief te maken en om te bouwen naar de nieuwe locatie. Met deze aanpak hoef je geen zorgen te maken over patiënten met afspraken op actieve roosters. Deze patiënten krijgen geen afspraak-wijzigingsmail.
- Oude locatie actief zetten
- Adres van de oude locatie aanpassen naar de nieuwe locatie
- Naam aanpassen naar de naam van de nieuwe locatie.
Zorg dat er een korte notitie in de naam zit, zodat je de locatie van de andere kan onderscheiden. -
In de roosters van de medewerkers de locatie vervangen.
(Het rooster overzicht is te vinden in het medewerker account > Roosters ) - Annuleer de locatie waar je geen korte notitie in hebt gezet. Deze wordt nu niet meer gebruikt.
Mocht dit stappenplan niet lukken, dan zijn er nog twee andere opties.
- Je kan bij Home > oproepen de oproepen één voor één van locatie laten wisselen.
- Je kan de oproepen van locatie laten wisselen door ons support desk.
(hier zitten kosten aan verbonden)