Een patiëntafspraak vormt de kern van het contact met de patiënt en het verwerken van patiëntgegevens.
In dit artikel leer je wat er allemaal gekoppeld is aan de patiëntafspraak.
Automatisch contact met de patiënt
Via de afspraak heb je contact met de patiënt. Wanneer de instellingen bij Praktijk > Voorkeuren aanstaan, wordt er bij het aanmaken van de afspraak en bij het verschuiven of verwijderen ervan automatisch een e-mail naar de patiënt gestuurd. Daarnaast kun je ook afspraakherinneringen instellen.
Aan deze automatische e-mails kun je extra informatie toevoegen vanuit verschillende plekken.
Praktijk > Algemeen > Additionele praktijkinformatie: Wat je in dit veld schrijft, wordt meegestuurd met alle afspraakbevestigingen en wijzigingen. Hier kun je bijvoorbeeld algemene voorwaarden toevoegen.
Locatie > Locatie-informatie e-mail: Wat je in dit veld schrijft, wordt meegestuurd met alle afspraakbevestigingen en wijzigingen waaraan deze locatie gekoppeld is. Hier kun je bijvoorbeeld een routebeschrijving of inloopinstructie toevoegen.
Patiënt afspraaktype > Open: Wat je in dit veld invult, wordt meegestuurd met alle afspraakbevestigingen en wijzigingen van dit afspraaktype. Hier kun je bijvoorbeeld voorwaarden opnemen, zoals het meenemen van een handdoek of ID-kaart.
Je kunt ook een vragenlijst toevoegen aan de afspraakbevestigingsmail die de patiënt kan invullen. Deze functie wordt vaak gebruikt voor intakeafspraken.
Facturen en declaraties genereren
Via de patiëntafspraak kun je facturen en declaraties aanmaken. Het financiële gedeelte van de afspraak wordt verwerkt via een consult. Via de afspraak kun je het consult aanmaken. Dit consult is gekoppeld aan de afspraak. De status van de factuur of declaratie kun je op de afspraak zien door middel van een gekleurde bies.
Rechtermuisknopmenu
Wanneer je met de rechtermuisknop op de afspraak klikt, zie je een groot aantal acties die je via de afspraak kunt uitvoeren. Er zijn snelkoppelingen naar onderdelen van de patiëntenkaart en opties voor de afspraak zelf, zoals het kopiëren of maken van vervolgafspraken.
Open patiëntenkaart: Snelkoppeling om de patiëntenkaart te openen. De kaart wordt geopend in een apart venster. De agenda blijft op de achtergrond beschikbaar.
Dagjournaal: Hiermee open je een nieuw dagjournaal. Wanneer er een prestatie of in het geval van ZPM een consulttype gekoppeld is aan het afspraaktype, kun je via dit dagjournaal een factuur of declaratieregel genereren. Voor alleen een dagjournaaloverzicht open je de patiëntenkaart en klik je daar op 'Dagjournaal'
Nieuw of open dossier: Via deze optie maak je een nieuw behandeldossier aan of open je een actief behandeldossier. Je kunt alleen een nieuw behandeldossier aanmaken wanneer oude behandeldossiers zijn afgesloten.
Nieuw of open consult: Via deze optie genereer of open je het consult dat gekoppeld is aan de afspraak. Het consult kun je zien als het financiële gedeelte van de afspraak.
Boek consult: Deze optie is alleen zichtbaar wanneer alle verplichte gegevens om een factuur of declaratie te genereren beschikbaar zijn. Deze knop zie je niet bij een intake of wanneer je via een ZPM-zorgtraject prestaties valideert.
Voeg document toe: Via deze optie kun je foto’s en documenten uploaden naar de patiëntenkaart vanaf je huidige apparaat.
Maak verzamelfactuur: Via deze functie verzamelt James alle ‘Te factureren’-facturen die gekoppeld zijn aan de patiënt en maakt hier een verzamelfactuur van.
Open afspraak: Hiermee open je het afspraak-inplanscherm en kun je aanpassingen maken aan de afspraak. Wanneer afspraakbevestigingen worden gestuurd, wordt bij een wijziging ook een wijzigingsmail verstuurd.
Verwijder afspraak: Met deze actie verwijder je de afspraak. Wanneer afspraakbevestigingen worden gestuurd, wordt bij het verwijderen ook een annuleringsmail verstuurd.
Let op: een afspraak kan niet worden verwijderd wanneer er een consult aan gekoppeld is. Dit herken je aan de gekleurde bies op de afspraak.
Verwijder consult: Met deze functie verwijder je het consult. Dit kan alleen wanneer er geen factuur is gefactureerd en geen declaratie naar de verzekeraar is verstuurd.
Plan vervolgafspraak: Deze functie opent het afspraak-inplanscherm en vult het afspraaktype, de locatie, behandelaar en patiënt automatisch in.
Kopieer afspraak: Met deze functie maak je een kopie van de afspraak, die je op een andere plek in de agenda kunt plakken.
Knip afspraak: Met deze functie kun je de afspraak verplaatsen. Wanneer je de plakactie uitvoert, wordt de afspraak verplaatst.
Let op: een afspraak kan niet worden verplaatst wanneer er een consult aan gekoppeld is. Dit herken je aan de gekleurde bies op de afspraak.
Plak afspraak: Na een kopie- of knipactie is deze optie beschikbaar om de afspraak op de gekozen plek in de agenda te plakken.
De patiëntafspraak visueel
Visueel is er ook veel informatie zichtbaar in de afspraak. Via Praktijk > Voorkeuren > Agenda instellingen kun je instellen of de volgende gegevens zichtbaar zijn:
- Geslacht
- Patiëntnummer
- Adres
- De toelichting die aan de afspraak is toegevoegd. op de afspraak te zien door een 'i' op de afspraak
Daarnaast kun je een rode vlag tegenkomen. Deze komt uit het behandeldossier en geeft aan dat de patiënt mogelijk niet behandelbaar is voor de praktijk.
Wanneer je met je muis over de afspraak beweegt, krijg je een overzicht van alle relevante afspraakinformatie.