Ja, je kunt een vragenlijst meesturen met een afspraakbevestiging! Hiervoor koppel je een afspraaktype aan een dossiersjabloon. Bij het maken van een patiëntafspraak met dit afspraaktype wordt dan automatisch een nieuw dossier toegevoegd aan de patiëntenkaart op basis van dit gekoppelde dossiersjabloon, maar alleen als de patiënt nog geen dossier heeft op basis van dit dossiersjabloon. In dit geval wordt ook een link gestuurd met de afspraakbevestiging waarop de patiënt kan klikken om de door jou gewenste vragen uit het nieuw toegevoegde dossier te beantwoorden. Wanneer zij de vragen hebben beantwoord, worden hun antwoorden direct toegevoegd aan het nieuwe dossier.
Tip: T.o.v. het handmatig versturen van een vragenlijst kun je op deze manier vragen uit meerdere fasen (tabbladen) sturen.
Stap 1: Het dossiersjabloon aanpassen
Allereerst zal het dossiersjabloon moeten worden aangepast.
- Ga naar Praktijk > Dossiersjablonen
- Open het dossiersjabloon waarin de vragen staan die moeten worden meegestuurd met de afspraakbevestiging.
- De volgende drie instellingen moeten zijn geactiveerd:
- 'Verstuur met afspraak' moet op 'Ja' staan.
Let op! Selecteer je deze instelling handmatig? Dan worden alle fasen (tabbladen) en stappen (vragen) gemarkeerd om te worden verstuurd. - 'Verstuur met afspraak' moet bovenaan de fase zijn geactiveerd om stappen uit dit tabblad te kunnen versturen.
Let op! Selecteer je deze instelling handmatig? Dan worden alle stappen (vragen) in dit tabblad gemarkeerd om te worden verstuurd. - Selecteer bij de gewenste stappen de instelling 'Verstuur met afspraak' en vink zo nodig af wat je níét verstuurt wilt hebben met de afspraakbevestiging.
- Sla het dossiersjabloon op.
- 'Verstuur met afspraak' moet op 'Ja' staan.
Stap 2: Het dossiersjabloon koppelen aan het afspraaktype
Om te bepalen wanneer de vragenlijst wordt verstuurd met de afspraakbevestiging moet het dossiersjabloon worden gekoppeld aan het afspraaktype.
- Ga naar Praktijk > Afspraaktypes
- Open het afspraaktype waarvoor met de afspraakbevestiging de vragen moeten worden meegestuurd.
- Selecteer in het veld 'Dossiersjabloon' het dossiersjabloon dat je hebt aangepast in stap 1.
- Sla het afspraaktype op.
Let op: je stuurt een vragenlijst van alle tabbladen en onderdelen waar je 'Verstuur met afspraak' bij aangevinkt hebt. Je kan per dossiersjabloon maar één vragenlijst aanmaken.
Stap 3: Het systeem email-sjabloon controleren
In het systeem email-sjabloon voor de afspraakbevestiging moet het voorwaardelijke veld zijn toegevoegd.
Let op! Heb je dat sjabloon niet aangepast? Dan staat het <<vragenlijst>> voorwaardelijke veld er standaard al in en kun je deze stappen overslaan.
- Ga naar Praktijk > Tekstsjablonen
- Klik op de titel 'Systeem email-sjablonen' om het overzicht aan mail-sjablonen te openen
- Controleer of bij de regel met categorie 'Afspraakbevestiging voor patiënt' in de kolom 'Aangepast': 'Nee' staat.
- Zo waar, dan ben je klaar om vragenlijsten te sturen met afspraakbevestigingen! Mocht je willen, kun je het mail-sjabloon natuurlijk nog aanpassen. In dit geval ga je door naar stap 4.
- Zo nee, dan kun je:
- Het mail-sjabloon resetten naar het originele onderwerp en inhoud door deze te selecteren en op de knop [Terugzetten] te klikken.
- Het noodzakelijk voorwaardelijke veld <<Vragenlijst bij afspraak>> toevoegen aan het mailsjabloon door deze te selecteren en op [Bewerken] te klikken. Ga door naar stap 4.
- Typ op de gewenste plek de gewenste voorwaardelijke tekst waarin je verwijst naar de vragenlijst, bijvoorbeeld: "Er staat een vragenlijst voor u klaar. Klik hier om deze in te vullen."
- Selecteer de tekst
- Klik in de opmaakbalk op het icoon met de tekstballon en oog (
)
- Kies 'Vragenlijst bij afspraak'
- Selecteer het woord(en) waaraan de hyperlink moet worden toegevoegd, bijvoorbeeld "hier".
- Klik op het ketting icoontje (
)
- Kies 'Vragenlijst link'
- Klik op [Update] om de inhoud van het link veld op te slaan.
- Klik op [Update] om de inhoud van het voorwaardelijke veld op te slaan.
- Klik op [Opslaan] om het systeem email-sjabloon op te slaan.
Je bent nu klaar om vragenlijsten te sturen met afspraakbevestigingen!
Wanneer je een patiëntafspraak inplant met het gekoppelde afspraaktype zal voortaan een vragenlijst link worden gestuurd, maar alleen zolang de patiënt nog geen dossier heeft op basis van het aan het afspraaktype gekoppelde dossiersjabloon.
Om te controleren of alles naar goed en naar wens is ingesteld, adviseren we een patiëntafspraak in te plannen voor jezelf, waarna de ontvangen afspraakbevestiging en vragenlijst te na te