Wat betekent deze status?
Wanneer een consult de status 'Open' heeft, kan James geen koppeling maken tussen de verzekeraar van de patiënt en een passend contract uit de tarieflijst. James weet hierdoor niet bij welke zorgverzekeraar het consult ingediend moet worden.
Hoe kun je dit oplossen?
Er zijn verschillende oorzaken die ertoe kunnen leiden dat een consult de status 'Open' krijgt. Om erachter te komen wat de precieze oorzaak is, controleer je een aantal zaken:
1. Snelle check: is het probleem al opgelost?
Het kan zijn dat het oorspronkelijke probleem in de tussentijd al is opgelost. Om snel na te gaan of dit het geval is, doorloop je de volgende stappen:
- Ga naar het tabblad 'Financieel > Consulten'.
- Selecteer de consulten met de status 'Open' en klik op [Toevoegen aan declaraties].
- Verdwijnt het consult uit het overzicht? Dan is het oorspronkelijke probleem opgelost en heeft James de factuur of declaratie klaargezet.
2. Bestaat er een contract voor de gebruikte tarieflijst en de verzekeraar?
Het zou kunnen dat er nog geen contract aan de gebruikte tarieflijst is gekoppeld. Om te controleren of dit het geval is, doorloop je de onderstaande stappen:
- Open het consult en noteer de gebruikte tarieflijst en prestatie.
- Navigeer naar Praktijk > Contracten, filter daar rechtsboven op de tarieflijst in kwestie en klik op [Zoeken].
- Controleer of er een contract met de status 'Actief' is én met de juiste start- en einddatum.
- Bestaat er geen contract? Importeer of maak dan een nieuw contract:
- Contract importeren (meeste beroepen)
- Contract handmatig toevoegen
- ZPM-contract aanmaken (Alléén voor GGZ / ZPM)
Is het niet de bedoeling dat er een contract is? Dan staat het 'Deb. Type' in het zorgtraject op 'Verzekeraar'. Je kan handmatig het Deb. type aanpassen naar 'patiënt'. James zal automatisch facturen aanmaken voor de consult regels in het overzicht met de status 'Open'
Tip: Wanneer update 2.9.28 live is, kan je in de tarieflijst aangeven wat James moet doen wanneer er geen contract gevonden wordt.
3. Staat de gekozen prestatie wel in het contract?
Soms is er wel een contract met de zorgverzekeraar in kwestie, maar staat de geselecteerde prestatie hier niet in. Dit kan betekenen dat de zorgverzekeraar die prestatie niet vergoed, óf dat de prestatie nog niet aan het contract is toegevoegd.
Je kan er als volgt achter komen welke het geval is:
-
Is het contract geïmporteerd?
Dan wordt deze prestatie niet door de zorgverzekeraar vergoed. Je zal in het consult dan een andere, wél vergoede prestatie moeten kiezen. -
Is het contract handmatig toegevoegd?
Dit betekent meestal dat de prestatie op een later moment aan de tarieflijst is toegevoegd. Wanneer dit gebeurt, zal James een pop-up melding sturen dat de contracten bijgewerkt moeten worden. Volg de instructies in de melding om het contract bij te werken.
Tip:
Je kan de melding ook openen door op het rode uitroepteken rechtsboven in James te klikken.
4. Is de verzekeraar correct ingesteld in het zorgtraject?
Tot slot kan een consult ook de status 'Open' krijgen wanneer de zorgverzekeraar niet goed aan het zorgtraject is gekoppeld. Om na te gaan of dit het geval is, doorloop je de volgende stappen:
1. Navigeer in de patiëntenkaart naar het tabblad 'Zorgtrajecten' en open het zorgtraject waaraan het consult is gekoppeld.
Tip:
Weet je niet welk zorgtraject hoort bij het consult? Vouw het zorgtraject in het overzicht open om de gekoppelde consulten te zien. Alternatieve optie: open het consult en kijk onder het kopje 'Zorgtraject' aan welk zorgtraject het consult is gekoppeld.
2. Controleer of in het veld 'Standaard debiteur' de juiste zorgverzekeraar gekoppeld is. Pas dit zo nodig aan.
Tip:
Kun je de verzekeraar niet selecteren? Voer dan een nieuwe COV-check uit; de patiënt kan tussentijds van verzekeraar zijn gewisseld of niet (meer) verzekerd zijn.
3. Sla het zorgtraject op (óók als de zorgverzekeraar al goed stond!)
Laatste stap
Wanneer je de oorzaak van het probleem m.b.v. bovenstaande stappen hebt opgelost, kan je het consult opnieuw klaarzetten. Dit doe je als volgt:
- Open consult en sla deze opnieuw op m.b.v. de knoppen [Opslaan] óf [Opslaan en Sluit]
-
Alternatief:
Keer terug naar 'Financieel > Consulten' en klik opnieuw op de knop [Toevoegen aan declaraties].
Als het probleem is verholpen, zal het consult uit het overzicht bij Financieel > Consulten verdwijnen en als factuur of declaratie worden klaargezet.