Je kunt een dossier op basis van een oud dossiersjabloon bijwerken naar een nieuwe versie van hetzelfde dossiersjabloon, de antwoorden uit het oude dossier worden dan overgenomen naar het nieuwe dossier. Heb je nog geen nieuwe versie van het dossiersjabloon gemaakt? Maak dan eerst een kopie van het betreffende actieve dossiersjabloon en pas deze aan.
Houd er rekening mee dat je een dossier niet kunt bijwerken naar een ander dossiersjabloon dat niet is aangemaakt n.a.v. een kopie van het dossiersjaboon op basis waarvan het oude dossier is gebaseerd: Het nieuwe dossiersjabloon moet een kopie (van een kopie) zijn van het dossiersjabloon waarop het betreffende dossier is gebaseerd. Je treft de naam van het dossiersjabloon van het dossier in de kolom 'Dossiernaam' in het dossieroverzicht in de "Patiëntenkaart > Dossiers".
Let op! Bij het ontwerpen van de nieuwe versie van hetzelfde dossiersjabloon wil je er rekening mee houden dat een kleine afwijking in een naam, titel of label van een fase, stap of antwoord zoals een extra spatie, leesteken of een hoofdletter ervoor kan zorgen dat de in het oude dossier ingevulde gegevens niet worden overgenomen op het nieuwe (bijgewerkte) dossier. Je kunt dit voorkomen door ervoor te zorgen dat in de nieuwe versie van het dossiersjabloon de namen, titels en labels van fasen, stappen en antwoorden exact hetzelfde zijn als in het oude.
Om een dossier bij te werken:
- Open je de patiëntenkaart
- Open je het linkermenu "Dossiers"
- Selecteer je het dossier dat je wilt bijwerken
- Klik je op [Bijwerken]
Blijft de knop grijs? Dan is er geen nieuwe actieve versie van het dossiersjabloon op basis waarvan het geselecteerde dossier is gebaseerd. Controleer of het nieuwe dossiersjabloon dat je hebt gemaakt de status 'Actief' heeft en of deze daadwerkelijk een kopie betreft van het dossiersjabloon van dit dossier. - Bevestig je door op [Ja] te klikken
- (In het geval dat er meerdere nieuwe dossiersjablonen zijn) selecteer je het dossiersjabloon waarnaar je wilt bijwerken en klik je op [Bijwerken].
Let op! Naar dossiersjablonen die geen deel uitmaken van dezelfde (dossiersjabloon)versiereeks als het geselecteerde dossier(sjabloon) kan niet worden bijgewerkt.
Je hebt nu een nieuw dossier toegevoegd op basis van het nieuwe dossiersjabloon met de gegevens uit het oude dossier. We adviseren het oude dossier te sluiten, niet verwijderen. Je doet dit door:
- Het oude dossier te selecteren
- Op de knop [Dossier sluiten] te klikken
Je hebt het oude dossier gesloten. Dit zorgt ervoor dat het dossier niet meer kan worden geselecteerd bij het openen van het dossier vanuit de agenda of bij het opstellen van een rapport of e-mail.
Mocht het nodig zijn, kun je een afgesloten dossier later weer op 'Actief' zetten met de knop [Wijzig details].
Tip: Heb je een nieuw dossier en wil je alle dossiers bijwerken? Doe dit dan niet in één keer te willen, maar doe dit één voor één op het moment dat de patiënt op bezoek is.
Optionele service
Support kan alle dossiers in één keer updaten naar de nieuwe versie. Hiervoor wordt per dossiersjabloon een bedrag van 35,- Euro excl. btw in rekening gebracht. Neem hiervoor contact op met support@james-software.nl.
Eventuele niet overgenomen gegevens zijn voor eigen verantwoordelijkheid, dus zorg dat je nieuwe dossiersjabloon in orde is conform dit artikel.
Indien Support je dossiers bijwerkt, worden de oude dossier niet verwijderd, maar 'Afgesloten'.
FAQ
- Wat gebeurt er met mijn standaardteksten als ik een dossier bijwerk? Standaardteksten worden opgeslagen in het dossiersjabloon. Wanneer je een dossiersjabloon kopieert, kopieert dat ook de standaardteksten. Heb je het dossiersjabloon al gekopieerd en voeg je vervolgens nog een standaardtekst toe aan het oude dossiersjabloon? Dan wordt deze standaardtekst niet toegevoegd aan het nieuwe dossiersjabloon. Ben je van plan nieuwe standaardteksten toe te voegen? Voeg deze dan toe vóór je het dossiersjabloon kopieert of voeg deze toe aan het nieuwe dossiersjabloon.
-
Wat wordt bedoeld met een ‘vertakking’ bij dossiersjablonen?
Een vertakking ontstaat wanneer van hetzelfde dossiersjabloon meerdere kopieën worden gemaakt. Elke kopie vormt technisch een eigen reeks. Zodra er meer dan één kopie bestaat, kunnen deze kopieën niet meer als één doorlopende lijn worden beschouwd. -
Wanneer ontstaat zo’n vertakking precies?
Een vertakking ontstaat zodra je een tweede kopie maakt van hetzelfde oorspronkelijke dossiersjabloon, terwijl er al een concept- of actief dossiersjabloon bestaat dat ook uit datzelfde origineel is voortgekomen. -
Waarom kunnen dossiers niet worden bijgewerkt naar een sjabloon uit een andere tak?
Dossiers zijn technisch gekoppeld aan de specifieke tak waarin het dossiersjabloon is aangemaakt. Een update naar een sjabloon uit een andere tak zou betekenen dat de onderliggende structuur verandert, wat in het huidige ontwerp niet wordt ondersteund. -
Is dit een fout in James?
Nee. Dit gedrag is technisch verklaarbaar en werkt zoals ontworpen. In de praktijk is het echter lastig uit te leggen en momenteel niet zichtbaar in de interface, wat tot verwarring kan leiden. -
Hoe kan ik zien tot welke tak een dossiersjabloon behoort?
In het huidige gedrag is dat niet zichtbaar. James toont geen indicator, herkomst of relatie tussen dossiersjablonen die via kopieën zijn ontstaan. Dit kun je alleen afleiden uit eigen kennis of naamgeving.
Tip: Geef de namen van dossiersjablonen versienummers -
Krijg ik een waarschuwing als ik een nieuwe kopie maak en daarmee een nieuwe tak start?
Nee. Op dit moment krijg je geen waarschuwing of uitleg bij het maken van een extra kopie, ook niet wanneer er al een concept- of actief dossiersjabloon bestaat in een andere tak. -
Wat zijn de gevolgen in de praktijk?
– Dossiers kunnen niet worden bijgewerkt naar een sjabloon uit een andere tak
– Aanpassingen moet per tak afzonderlijk gebeuren -
Hoe kun je hier nu het beste mee omgaan?
– Maak alleen een kopie als dat echt nodig is
– Beperk het aantal varianten van hetzelfde dossiersjabloon
– Gebruik duidelijke naamgeving om verschillen te herkennen
– Houd bij welke sjablonen actief worden gebruikt voor nieuwe dossiers