Om een dossier toe te kunnen voegen aan een patiëntenkaart heb je een dossiersjabloon nodig. Op basis van het dossiersjabloon wordt de inrichting van het dossier bepaalt.
Een dossiersjabloon kan de status ‘Concept‘ of 'Actief' hebben.
- 'Concept' betekent dat je het dossiersjabloon kunt aanpassen, ofwel de "bouw-" of "ontwerpfase".
- 'Actief' betekent dat je op basis van dit dossiersjabloon dossiers kunt toevoegen aan een patiëntenkaart.
Hoe je een aanpasbare versie krijgt van een dossiersjabloon is afhankelijk van het dossiersjabloon dat je wilt aanpassen:
1. Nieuw dossiersjabloon
Geheel nieuwe dossiersjablonen hebben standaard de status 'Concept' en kunnen dan ook direct worden bewerkt. Het toevoegen van een nieuw dossiersjabloon doe je als volgt:
- Navigeer naar "Praktijk > Dossiersjablonen".
- Klik op de knop [Voeg sjabloon toe]. Dit opent een blanco dossiersjabloon dat je meteen kunt gaan bewerken.
- (Optioneel) Selecteer in het veld 'Gebruik dossiersjabloon' een dossiersjabloon uit onze database. Dit laadt het geselecteerde dossiersjabloon
Tip: Onderaan het conceptuele dossiersjabloon tref je de knop [Preview], waarmee je kunt zien hoe het dossier er uit zal zien wanneer je deze daadwerkelijk toe zou voegen aan een patiëntenkaart. Mocht je ingeladen dossiersjabloon niet interessant vinden? Begin dan opnieuw vanaf stap 1.
2. 'Concept' dossiersjabloon
Het aanpassen van een bestaand 'Concept' dossiersjabloon is een kwestie van het betreffende dossiersjabloon openen.
- Navigeer naar "Praktijk > Dossiersjablonen".
- Open het dossiersjabloon door erop te dubbelklikken of te selecteren en op [Open] te klikken.
3. 'Actief' dossiersjabloon
Een 'Actief' dossiersjabloon kan niet meer (terug) aangepast worden naar 'Concept' en dus ook niet meer worden bewerkt. Echter kun je wél een nieuwe 'Concept' versie maken van het actieve dossiersjabloon door deze kopiëren.
- Navigeer naar "Praktijk > Dossiersjablonen".
- Selecteer het actieve dossiersjabloon dat je wilt bewerken
- Klik op de knop [Kopie]. Dit genereert een nieuw en identiek 'Concept' dossiersjabloon dat je nu kunt bewerken.
Tip: Geef de nieuwe versie van het dossiersjabloon een andere naam, bijvoorbeeld daar achteraan de naam een datum of versienummer toe te voegen.
Tip: Probeer het bij 1 dossiersjabloon per professie te houden. Bij het opstellen van een rapport (brief/ verslag) of e-mail kun je namelijk maar naar één dossier verwijzen.
Fasen (Tabbladen)
"Fasen" zijn de tabbladen van het dossier. Ze worden fasen genoemd omdat een tabblad gewoonlijk een fase van het behandeltraject dekt, bijvoorbeeld: Anamnese, Onderzoek, Behandelplan etc..
- Tabbladen verplaatsen doe je door op het te slepen naar de gewenste plek.
- Tabbladen toevoegen doe je door op het + tabblad te klikken. Zij het een nieuw blanco tabblad of een tabblad uit een ander dossiersjabloon uit de centrale database.
- Tabbladen verwijderen doe je door op het kruisje rechtsboven het tabblad te klikken.
De naam van het tabblad kan worden aangepast door het tabblad te selecteren en daaronder in de fase-instelling 'Naam' de naam te wijzigen.
Stappen (Vragen/Titels)
De stappen zijn de "blokjes" in een tabblad, denk aan een titel, vrij tekstveld, meerkeuzevraag, meting of rode vlaggen. Deze stappen voeg je toe met de verschillende beschikbare soorten "Toolbox items" aan de rechterkant van je scherm.
- Stappen toevoegen doe je door het gewenste toolbox item te slepen naar de gewenste plaats.
Tip: Wil je een stap toevoegen onderaan een tabblad? Sleep deze dan naar de tekst 'Herhaling' onder 'Naam'. Dit voegt de stap toe onderaan het huidige tabblad. - Stappen verplaatsen kan door aan de linkerkant van de stap op de grijze balk te klikken en te slepen naar de gewenste plek.
Let op! Het is niet mogelijk deze naar een ander tabblad te slepen of kopiëren. - Stappen verwijderen doe je door op het prullenbak icoontje te klikken aan de rechterkant van de stap.
Het label en overige instellingen van de stap kunen worden aangepast in de stap-instellingen.
Dossiersjabloon activeren
Wanneer het dossiersjabloon naar je zin is en je op basis van dit dossiersjabloon dossiers wilt kunnen gaan toevoegen aan patiënten, wil je het dossiersjabloon de status 'Actief' geven. Ben je nog niet tevreden? Dan kun je opslaan met status 'Concept' en op een later moment dit dossiersjabloon verder bewerken.
Tip: Klik onderaan op de knop [Preview] om te zien hoe het dossier er uit zal zien eenmaal toegevoegd aan de patiëntenkaart.
- Navigeer naar "Praktijk > Dossiersjablonen"
- Dubbelklik op het dossiersjabloon om deze te openen
- Pas de 'Status' aan naar 'Actief'
- Sla onderaan op.
Let op! Alle stappen moeten een label, naam of vraagstelling bevatten. Mocht één van deze velden leeg zijn, kun je het dossiersjabloon niet opslaan als 'Actief'. Bij het opslaan tref je dan bij de [Opslaan] knop de foutmelding.
Eenmaal opgeslagen met status 'Actief' kun je het dossiersjabloon niet meer aanpassen, maar nu wél gebruiken bij het toevoegen van een dossier aan een patiënt.
Tip: Wees niet bang om proefversies van je dossier op Actief te zetten en ze uit te proberen bij een testpatiënt. Je kunt hierna altijd weer een nieuwe Kopie maken en extra wijzigingen doorvoeren.
Tip: Om te voorkomen dat de oude versie(s) van het dossiersjabloon je niet meer kan worden gebruikt, open je dit dossiersjabloon en pas je rechtsboven op de status aan van 'Actief' naar ‘Geannuleerd‘. Dit annuleren van een dossiersjabloon heeft geen effect op de dossiers die reed op basis hiervan zijn toegevoegd aan patiënten, je kunt deze dossiers nog gewoon openen en bewerken.
Instructievideo's
Hieronder tref je drie instructievideo’s:
- Basiskennis; Wat je moet weten vóór je dossiersjablonen gaat bewerken.
- Deel 1: Titels, open vragen en meerkeuze vragen.
- Deel 2: Metingen (bv voor VAS score), tabellen en samenvattingsvelden (gegevens uit verschillende tabbladen bij elkaar zien).
Met de eerste twee instructievideo's kun je in principe al aan de slag om een eigen dossier te bouwen of een bestaand dossier aan te passen. De derde instructievideo geeft je uitleg over minder voorkomende toolbox items (opties).
Basiskennis; Wat je moet weten vóór je dossiersjablonen gaat bewerken.
Deel 1: Titels, open vragen en meerkeuze vragen.
Deel 2: Metingen (bv voor VAS score), tabellen en samenvattingsvelden (gegevens uit verschillende tabbladen bij elkaar zien).