Hieronder vindt de GGZ de meest voorkomende oorzaken waarom bij ZPM-consulten de verkeerde ZPM-prestatie (CO-codes) wordt toegevoegd of gevalideerd. Dit artikel is bedoeld voor praktijken die werken met het zorgprestatiemodel (ZPM) en dus prestaties registreren met CO-codes (bijv. CO0001 t/m CO1035).
Belangrijk: Dit artikel gaat over het automatisch bepalen/valideren van de ZPM-prestatie (CO-code). Overige ZPM-prestaties (zoals OV-, TC-, TG- en VD-codes) voeg je doorgaans handmatig toe vanuit de overige ZPM-tarieflijst.
Wat bedoelen we met ‘valideren’ of ‘automatisch bepaald’?
In de aanbevolen GGZ-werkwijze maak je het consult via het dagjournaal, geopend vanuit de agenda. In het dagjournaal/consult zie je bij tarieflijst en prestatie vaak ‘-- Automatisch bepaald --’. Bij het opslaan bepaalt James dan automatisch de juiste ZPM-prestatie (CO-code) op basis van onder andere de geregistreerde tijd en de instellingen van de behandelaar.
Lees meer over de aanbevolen werkwijze in het artikel over het registreren van tijd voor GGZ (ZPM).
Oorzaak 1: er zijn meerdere gelijktijdig geldige ZPM-tarieflijsten voor hetzelfde beroep
Als de automatische prestatie uit de ‘verkeerde’ tarieflijst lijkt te komen, is de meest voorkomende oorzaak dat er meerdere ZPM-tarieflijsten tegelijk actief en geldig zijn voor hetzelfde beroep. Dat leidt tot onvoorspelbaar gedrag bij het kiezen van de tarieflijst/prestatie.
Belangrijk: Per beroep mag er maar één actieve ZPM-tarieflijst tegelijk geldig zijn. Werk je met meerdere beroepen (bijv. meerdere behandelaren met verschillende beroepen)? Dan mag je wel per beroep één actieve ZPM-tarieflijst hebben, maar niet meerdere tegelijk voor hetzelfde beroep.
Controleer daarom:
- Of er meerdere ZPM-tarieflijsten op ‘Actief’ staan.
- Of contracten/ingangs- en einddata overlappen, waardoor twee ZPM-tarieflijsten tegelijk geldig zijn.
- Of per beroep maar één ZPM-tarieflijst is bedoeld om gebruikt te worden.
Advies: zorg dat er onder Praktijk > Tarieven per beroep precies één actieve, geldige ZPM-tarieflijst is. Zet de andere tarieflijst(en) op ‘Inactief’ of zorg dat de geldigheidsperiodes niet overlappen.
Oorzaak 2: er is een verkeerde ZPM beroepsgroepcategorie ingesteld bij de behandelaar
Wordt er bijvoorbeeld een prestatie bepaald die past bij een ander beroep (bijv. een prestatie die hoort bij een GZ-psycholoog terwijl het om een psychotherapeut gaat)? Dan wijst dit vaak op een verkeerd ingevulde ZPM beroepsgroepcategorie in de beroepsgegevens van de behandelaar.
Controleer en pas dit aan in Praktijk > Medewerkers > Beroepsgegevens bij de betreffende medewerker.
Advies: pas de ZPM beroepsgroepcategorie aan naar de juiste categorie voor de behandelaar en test daarna opnieuw door een afspraak via het dagjournaal door te boeken.
Oorzaak 3: er wordt geen prestatie toegevoegd
Als er helemaal geen CO-prestatie wordt toegevoegd of ‘automatisch bepaald’ blijft leeg, dan zijn dit de meest voorkomende oorzaken:
- Er is nog geen (juiste) ZPM-tarieflijst aanwezig of actief.
- De ZPM-tarieflijst is onjuist ingericht (bijv. verkeerde codelijst, type, declaratiestandaard of status), waardoor deze niet als ZPM-tarieflijst wordt gebruikt.
- De behandelaar heeft een ZPM beroepsgroepcategorie die niet voorkomt in de (oude/verkorte) ZPM-tarieflijst, waardoor er geen passende prestatie kan worden bepaald.
Advies: controleer eerst of de praktijkomgeving beschikt over een ZPM-tarieflijst en of deze actief is. Lees eventueel het artikel over het toevoegen van een ZPM-tarieflijst (reguliere CO-codes).
Oorzaak 4: een oude of ‘verkorte’ ZPM-tarieflijst mist prestaties voor het huidige beroep
In sommige omgevingen is in het verleden een beperkte/verkorte ZPM-tarieflijst gebruikt, bijvoorbeeld met prestaties voor één beroepsgroep. Als later in de beroepsgegevens de ZPM beroepsgroepcategorie wordt aangepast (bijv. doordat een behandelaar onder een andere categorie valt), kan het zijn dat de benodigde prestaties niet in die oude tarieflijst aanwezig zijn. Dan wordt er geen prestatie toegevoegd of wordt een onjuiste prestatie gekozen.
Advies: beëindig eerst de bijbehorende contracten (indien van toepassing) en zet daarna de oude tarieflijst op inactief/annuleer deze. Voeg vervolgens een nieuwe, correcte ZPM-tarieflijst toe volgens het instructieartikel. Bij het aanmaken van een nieuwe ZPM-tarieflijst worden de relevante ZPM-prestaties automatisch toegevoegd.
Oorzaak 5: het consult wordt niet gemaakt via de aanbevolen ZPM-werkwijze
Voor GGZ (ZPM) adviseren we het consult te maken via het dagjournaal, geopend vanuit de agenda. Als consulten op een andere manier worden aangemaakt (bijv. handmatig in consulten, of via een afwijkende flow), kan dat ertoe leiden dat de automatische prestatiebepaling niet correct werkt of dat er een andere tarieflijst wordt gebruikt.
Advies: test één afspraak met de aanbevolen flow: agenda > rechtermuisknop op afspraak > Dagjournaal, en sla daarna het dagjournaal op. Controleer vervolgens in het consult welke prestatie is bepaald.
Checklist: wat controleer ik als eerste?
- Is er per beroep precies één actieve, geldige ZPM-tarieflijst?
- Staat de juiste ZPM beroepsgroepcategorie ingevuld bij de behandelaar in Beroepsgegevens?
- Wordt de afspraak doorgeboekt via het dagjournaal (aanbevolen ZPM-werkwijze)?
- Is de ZPM-tarieflijst correct ingericht (codelijst 071 – ZPM prestaties, type ‘Declaratie’, declaratiestandaard ‘Vecozo GDS801’, status ‘Actief’) en zijn de prestaties daadwerkelijk toegevoegd?