Dit artikel helpt telefonisten van de afsprakenbureaus BD Business Call, Business Square, Easydesk, M-contact, Telefoonaanname en Voice to Voice om te werken met James. De starttraining bestaat uit drie onderdelen: Praktijkbeheer, Afspraakbeheer en Patiëntbeheer.
Houd er rekening mee dat de overige kennisbankartikelen zijn bedoeld voor James-klanten en daardoor informatie kunnen bevatten die niet van toepassing is op telefonisten. Ook James de Bottler (onze AI-gesprekspartner) is primair ingericht voor klanten en sluit mogelijk niet volledig aan op de werkwijze van afsprakenbureaus.
Wanneer je account is aangemaakt, ontvang je een e-mail met je gebruikersnaam en een link om je wachtwoord aan te maken. Is de link verlopen, stel dan een nieuw wachtwoord in via ‘Wachtwoord vergeten’ op de inlogpagina. Je kunt nu inloggen met jouw tweefactorauthenticatie code.
1. Praktijkbeheer
Eenmaal ingelogd tref je een dropdownmenu met alle praktijken die gekoppeld zijn aan jullie afsprakenbureau. Selecteer een praktijk en klik op [Ga verder] om de praktijkomgeving te openen.
Om van praktijk te wisselen klik je op het profiel icoon () rechtsboven en kies je de optie ‘Kies praktijk’. Je wordt uit de huidige praktijkomgeving gezet en kunt een andere praktijk selecteren.
Let op, belangrijk: Je kunt maar één praktijk tegelijk hebben geopend, dus gebruik niet meer dan één browsertabblad.
2. Afspraakbeheer
In dit onderdeel leer je hoe je patiëntafspraken inplant, wijzigt en annuleert binnen James. Er wordt uitgelegd op welke manieren je een afspraak kunt aanmaken, waar je op moet letten bij bestaande afspraken, en wat de verschillen zijn tussen patiëntafspraken en algemene afspraken.
Bekijk de schermuitleg van de agenda voor een toelichting op de onderdelen en filters.
Patiëntafspraak maken
Er zijn twee manieren om een patiëntafspraak aan te maken.
Afspraak plannen vanuit de agenda: Gebruik deze methode wanneer je zelf een geschikt tijdsvak in het rooster wilt selecteren om een patiëntafspraak in te plannen. Je kunt alleen patiëntafspraken aanmaken binnen de witte tijdsvakken (de roosters).
- Selecteer in de behandelaarfilter bovenaan de agenda de behandelaar waarvoor je de afspraak wilt plannen.
- Dubbelklik op het gewenste witte tijdsvak in de agenda of klik met de rechter muisknop en selecteer ‘Nieuwe afspraak’. James neemt automatisch de locatie (uit het rooster), behandelaar en begintijd over.
- Zoek de patiënt op via het veld ‘Zoek patiëntnaam’ (naam, geboortedatum of patiëntnummer) en selecteer de patiënt om deze toe te voegen aan de afspraak.
- Is de patiënt nog niet bekend? Maak de patiëntkaart aan via [Voeg nieuwe patiënt toe] en vul de verplichte velden in (groene sterretjes). De praktijk kan zelf instellen welke velden verplicht zijn; dit kan worden aangepast door een praktijkmanager.
- Kies het juiste afspraaktype.
Let op! Selecteer je hier een afspraaktype waarvoor de behandelaar niet bevoegd is? Dan wordt de behandelaar automatisch aangepast naar een behandelaar die wél bevoegd is. - Sla de afspraak op. De patiëntafspraak is opgeslagen. De patiënt ontvangt een afspraakbevestiging en/of -herinnering mits de praktijkmanager dit in de praktijkinstellingen heeft ingeschakeld.
Afspraak plannen via afspraakvoorstellen: Gebruik deze methode wanneer je start vanuit een patiënt en de beschikbare tijden van de behandelaar wilt laten voorstellen door James.
- Klik op het vergrootglas rechtsboven en zoek de patiënt op naam, geboortedatum of telefoonnummer. Klik op de naam van de patiënt.
- Klik op ‘Nieuwe afspraak’. Dit opent een 'Nieuwe afspraak' venster waaraan de patiënt al is toegevoegd.
- Selecteer het 'Afspraaktype' en eventueel ook de 'Behandelaar' en 'Locatie'. Dit toont het overzicht 'Voorstellen' onderaan het venster met verschillende afspraakvoorstellen op basis van de gekozen criteria en beschikbare ruimte.
- Selecteer een afspraakvoorstel. De datum en tijd (behandelaar en locatie) worden automatisch overgenomen op de patiëntafspraak..
- Sla de afspraak op. De patiëntafspraak is opgeslagen. De patiënt ontvangt een afspraakbevestiging en/of -herinnering mits de praktijkmanager dit in de praktijkinstellingen heeft ingeschakeld.
Patiëntafspraak wijzigen
In dit onderdeel lees je hoe je bestaande afspraken kunt aanpassen. Afspraken zonder streep (bies/balk) kunnen op de manieren worden gewijzigd zoals hieronder beschreven. Houd er rekening mee dat de patiënt hiervan een afspraakwijzigingsmail ontvangt mits de praktijkmanager afspraakbevestigingen heeft ingeschakeld.
- Open de afspraak door daarop te dubbelklikken of met te klikken met je rechtermuisknop en 'Open afspraak' te kiezen. Pas de gegevens aan en sla op.
- Klik op de afspraak en houd de muisknop ingedrukt om deze te verslepen naar een andere tijd, dag, locatie en/of behandelaar.
- Klik met de rechtermuisknop op de afspraak, kies ‘Knip’, klik met je rechtermuisknop op het nieuwe gewenste tijdsvak en kies ‘Plak’.
Patiëntafspraak annuleren
Patiëntafspraken zonder streep (bies/balk) kunnen worden verwijderd of als 'No-show' worden gemarkeerd.
Verwijderen: Klik met je rechtsmuisknop op de patiëntafspraak en kies 'Verwijder afspraak'. De praktijk kan hebben ingesteld dat je een annuleringsreden moet opgeven. Deze wordt dan naar de behandelaar gemaild of kan worden opgenomen in een dagjournaal.
No show (factureren): Een niet nagekomen afspraak wordt doorzichtig weergegeven in de agenda met een grijse streep. In de plaats hiervan kan een nieuwe afspraak worden ingepland.
- Open de patiëntafspraak door daarop te dubbelklikken of met te klikken met je rechtermuisknop en 'Open afspraak' te kiezen
- Vink ‘No-show’ aan
- Wilt de praktijk de niet nagekomen afspraak factureren? Pas dan het afspraaktype aan naar het met de praktijk overeengekomen afspraaktype, bijvoorbeeld het "No-show" afspraaktype.
- Sla op de patiëntafspraak op.
Algemene afspraken
Een algemene afspraak is een afspraak zonder patiënt. Je kunt geen nieuwe aanmaken of verwijderen, maar wél wijzigen of verplaatsen. Ze kunnen dienen als notitieveld voor communicatie met de behandelaar en zijn vrij toepasbaar, afhankelijk van de werkwijze van de praktijk.
3. Patiëntbeheer
In dit onderdeel leer je welke acties je buiten de agenda kunt uitvoeren. Je kunt patiëntgegevens inzien of wijzigen, notities toevoegen via het dagjournaal of een To-do aanmaken om informatie met de praktijk te delen. Ook wordt uitgelegd hoe je patiënten beheert binnen de wachtlijst.
Patiëntgegevens
Een patiënt kan telefonisch gewijzigde NAW-gegevens doorgeven. Pas deze aan via de patiëntenkaart, te openen op verschillende manieren:
- Met de rechter muisknop op de afspraak, kies ‘Open patiëntenkaart’
- Via het vergrootglas rechtsboven
- Bovenaan via ‘Patiënten’ en daar zoeken
Dagjournalen
Behandelaren gebruiken het dagjournaal om per afspraak notities te maken. Jij kunt hun notities niet zien, maar wel zelf een notitie toevoegen via het rechtermuisknopmenu van de afspraak. Deze notities zijn zichtbaar voor de praktijk en bedoeld voor relevante informatie over de patiënt of afspraak. Spreek met de praktijk af op welke manier het dagjournaal wordt gebruikt, zodat de communicatie eenduidig blijft.
To-do's
Een To-do is een manier om informatie met de praktijk te delen. To-do’s die door de praktijk zijn aangemaakt, zijn niet zichtbaar voor telefonisten. Stem vooraf met de praktijk af hoe To-do’s worden gebruikt, zodat de werkwijze duidelijk is. Een nieuwe To-do aanmaken doe je als volgt:
- Ga naar ‘Home’ en open het To-do-overzicht.
- Klik op [Voeg toe] om een nieuwe To-do te maken.
- (Optioneel) Pas de categorie aan. De praktijk kan specifieke categorieën hebben ingesteld.
- Selecteer de medewerker(s)
- Wil je dat de To-do op een specifieke datum onder de aandacht wordt gebracht bij de geselecteerde behandelaar(s)? Pas dan de datum aan.
- Vul de omschrijving in.
- (Optioneel) Voeg een patiënt toe ter refenentie.
- Sla op en sluit.
Wachtlijst
Klik bovenaan op ‘Patiënten’ en kies ‘Wachtlijst’ in het linker menu om wachtende patiënten te zien. Nieuwe patiënten die je toevoegt krijgen automatisch de status ‘Wachtlijst’. Wat je invult bij ‘Toelichting aanmelding’ is zichtbaar in het wachtlijstenoverzicht.
De wachtlijst is standaard gesorteerd op aanmelddatum, die gelijk is aan de datum waarop de patiëntenkaart is aangemaakt. Ook patiënten met de status ‘Werkvoorraad’ worden hier getoond; dit wordt vaak gebruikt voor heraanmeldingen. De aanmelddatum blijft in dat geval de oorspronkelijke aanmaakdatum van de patiëntenkaart.