Met Word-sjablonen in James maak je eenvoudig professionele documenten die automatisch worden gevuld met patiënt-, praktijk- en dossiergegevens. Dit bespaart tijd en voorkomt fouten bij het handmatig overnemen van informatie. In dit artikel leggen we uit hoe je een Word-sjabloon opstelt, welke automatische velden je kunt gebruiken en hoe je het sjabloon correct instelt en toepast binnen verschillende onderdelen van James.
Een Word-sjabloon is een tekstsjabloon: je stelt het op in Microsoft Word en voegt het daarna toe onder Praktijk > tekstsjablonen. Omdat je het sjabloon in Word opmaakt, bepaal je daar zelf de volledige opmaak, inclusief koppen, lettertypen, tabellen en afbeeldingen of een logo. De opmaak en afbeeldingen die je in het Word-bestand zet, vormen de vaste opmaak van het tekstsjabloon.
Automatische velden
In de sjablonen kan je gebruik maken van verschillende automatische velden.
- Via de standaard automatische velden kan je onderdelen van de praktijk, medewerker en patiënt laten invullen.
- Klik in het Word-sjabloon op het menu 'Automatische velden'.
- Zoek het gewenste automatische veld op.
- Klik op het veld. Het automatische veld wordt gekopieerd.
- Plak het automatische veld in je Word-bestand.
- Door automatische velden zoals <<1.2>> in je Word-bestand te typen kan je onderdelen van het behandeldossier in het Word-sjabloon laten zetten.
Word-sjabloon bestemmingen
Het veld 'Bestemd voor' is verplicht om in te vullen en geeft aan waar James dit Word-sjabloon voor moet gebruiken.
Rapport: De meest simpele versie van alle soorten Word-sjablonen. Dit Word-sjabloon kan je kiezen wanneer je in de patiëntenkaart > dossiers een rapportage aanmaakt.
Oproep: Podotherapeuten gebruiken oproepen voor trajecten waar patiënten sporadisch op afspraak moeten komen. Oproep Word-sjablonen zijn te gebruiken in het Home > Oproepen scherm.
Zolenplan en MDR verklaring: Podotherapeuten kunnen voor een MDR een zolenplan en een MDR verklaring uitprinten. Bij de inrichting van de praktijk levert James een voorbeeldversie aan waar je op door kan bouwen. Je vindt deze ook onderaan dit artikel in de bijlage.
Word-sjabloon beperken
Met de vinkjes 'Gebruik dossier' en 'Gebruik zorgtraject' kan je beperken wanneer het Word-sjabloon gebruikt kan worden. Het sjabloon moet dan aan een dossier of zorgtraject gekoppeld worden. Wanneer er geen behandeldossier of zorgtraject bestaat, is het sjabloon niet te vinden.
Het advies is als volgt:
Gebruik dossier: Alleen voor <<1.2>> gebruiken. Dit zijn de enige velden waarvoor je het behandeldossier echt nodig hebt.
Gebruik zorgtraject: Er zijn standaard automatische velden die verwijzen naar het zorgtraject. Wanneer deze in het Word-sjabloon staan kan je dit vinkje aanzetten.
Word-bestand in het Word-sjabloon plaatsen
Wanneer je tevreden bent met het Word-bestand, volg dan de volgende stappen om het Word-sjabloon in James te zetten.
- Navigeer naar Praktijk > tekstsjablonen.
- Klik op [Voeg toe].
- Kies 'Word sjabloon'.
- Geef het Word-sjabloon een naam.
- Kies de bestemming.
- Kies eventueel de beperking.
- Voeg het Word-bestand toe via de [Importeren] knop.
- Klik op [Opslaan en sluiten].
Het Word-sjabloon is meteen actief en kan je voor de aangegeven bestemming gebruiken.
Let op! Het kan zijn dat het tekstsjabloon nog niet in de medewerker > Beroepsgegevens is aangevinkt. Dit leidt ertoe dat de medewerker het tekstsjabloon niet kan gebruiken.
Word-sjabloon testen
Voor Word-sjablonen is tijdelijk geen automatische voorbeeldfunctie. Het advies is om het Word-sjabloon bij een testpatiënt te gebruiken en te kijken of het sjabloon naar wens wordt ingevuld.
Tip: Vul bij een testpatiënt alle velden in die je wilt testen. Dan kan je deze patiënt gebruiken tijdens het testen en weet je zeker dat de automatische velden iets invullen.