Overslaan en naar hoofdcontent gaan

Kan ik James met Outlook koppelen?

Bijgewerkt

Ja, je kunt James met Microsoft Outlook koppelen. Door James met Outlook te koppelen worden:

  • de reguliere e-mails die je vanuit je James praktijkomgeving verstuurt via Microsoft verzonden. Hierdoor staat jouw eigen e-mailadres als afzender in plaats van 'antwoord@james-software.nl'.
  • afspraken in je James agenda automatisch gekopieerd naar de gekoppelde agenda in Outlook. Dit betreft éénrichtingsverkeer: afspraken in Outlook worden niet gekopieerd naar James. Alleen de volgende gegevens worden in Outlook getoond:
    • Afspraaktype of toelichting
    • Datum & tijd
    • Locatie

Let op!

  • Deze koppeling vereist een Microsoft 365-abonnement en toegang tot Microsoft Entra.
  • De stappen in Microsoft Entra moeten worden uitgevoerd door iemand met voldoende beheerdersrechten.
  • Deze koppeling kent geen terugwerkende kracht. Alleen afspraken die vanaf het maken van de koppeling worden opgeslagen, worden naar de Outlook-agenda gekopieerd.
  • Zorgmail- en Zivver-berichten worden niet via deze Outlook-koppeling verstuurd.

Stappen voor koppelen Outlook

Om James met Outlook te koppelen volg je de stappen hieronder.

Let op:
Stappen 1 t/m 5 voer je uit in de externe omgeving van Microsoft.
Stap 6 en de aanvullende stappen voer je uit in James.

Stap 1: App-registratie in Microsoft Entra

  1. Log in op het Microsoft Entra-beheerportaal.
  2. Navigeer naar 'App-registraties' in het linkermenu.
  3. Klik op 'Nieuwe registratie'.
  4. Voer een naam in voor de app, bijvoorbeeld "James mail koppeling" of "James agenda koppeling".
  5. Selecteer de ondersteunde accounttypen, meestal "Alleen accounts in deze organisatiemap".
  6. Klik op 'Registreren'.

Stap 2: API-rechten toekennen

  1. Open de zojuist geregistreerde app.
  2. Navigeer naar 'API-machtigingen' in het linkermenu.
  3. Klik op 'Een machtiging toevoegen'.
  4. Selecteer 'Microsoft Graph'.
  5. Kies 'Toepassingsmachtigingen'.
  6. Zoek en selecteer de machtigingen die je nodig hebt:
    • Mail.Send - nodig voor het versturen van e-mail via Microsoft.
    • Calendars.ReadWrite - nodig als je agenda's naar Outlook wilt publiceren.
  7. Klik op 'Machtigingen toevoegen'.

Let op! Gebruik je alleen de e-mailkoppeling? Dan is Calendars.ReadWrite niet nodig. Gebruik je alleen de agenda-koppeling? Dan is Mail.Send niet nodig.

Stap 3: Beheerderstoestemming verlenen

  1. Blijf in de zojuist geregistreerde app bij 'API-machtigingen'.
  2. Klik op 'Beheerderstoestemming verlenen voor [naam organisatie]'.
  3. Bevestig de toestemming.
  4. Controleer of bij de toegevoegde machtigingen de status op verleend staat.

Let op! Zonder beheerderstoestemming kan Microsoft de koppeling blokkeren, ook als de machtigingen wel zijn toegevoegd.

Stap 4: Client secret (clientgeheim) aanmaken

  1. Navigeer naar 'Certificaten en geheimen' in het linkermenu. Zie je deze optie niet? Controleer dan of je eigenaar van de app bent of minimaal een van de rollen Application Administrator of Cloud Application Administrator hebt binnen Entra.
  2. Klik op 'Nieuw clientgeheim'.
  3. Voer een beschrijving in, bijvoorbeeld "James API koppeling", en selecteer een vervaldatum.
  4. Klik op 'Toevoegen'.
  5. Je krijgt nu éénmalig de kans om de gegenereerde Client secret te kopiëren. Bewaar deze goed!

Let op! Je vindt de Client secret bij 'Value' / 'Waarde', niet bij 'Secret ID'.

Client secret in Microsoft Entra

Stap 5: Client ID en Tenant ID verkrijgen

  1. Navigeer naar 'Overzicht' in het linkermenu van de app-registratie.
  2. Kopieer de 'Toepassings-id (Client ID)' en 'Map-id (Tenant ID)' en bewaar deze veilig.

Client ID en Tenant ID in Microsoft Entra

Stap 6: Configuratie Online Dienst in James

  1. Log in op je James praktijkomgeving.
  2. Navigeer naar "Praktijk > Online diensten".
  3. Klik op [Voeg Online Dienst toe].
  4. Selecteer type: 'Microsoft Graph API'.
  5. Vul de Client secret, Client ID en Tenant ID in de daarvoor bestemde velden in.
  6. Vink aan welke functionaliteit je wilt gebruiken:
    • Mail verzending zorgt ervoor dat alle reguliere mail via Outlook wordt verstuurd, met uitzondering van Zorgmail- en Zivver-berichten.
    • Agenda publiceren zorgt ervoor dat agenda's van medewerkers gekopieerd kunnen worden naar de gekoppelde Outlook-agenda.
  7. Sla de online dienst op.

E-mail omleiding instellen

Volg deze stappen om in James aan te geven dat alle reguliere mail via Outlook verstuurd moet worden.

  1. Ga naar "Praktijk > Voorkeuren > E-mail instellingen".
  2. Zet 'E-mail instellingen' op 'Online dienst instelling Microsoft'.
  3. Sla onderaan de 'Voorkeuren' pagina op.

Koppeling testen

  1. Ga naar "Praktijk > Voorkeuren > E-mail instellingen".
  2. Klik op [Test] om een testmail te versturen.
  3. Controleer onder "Home > Email logging" of de e-mail is verzonden.
  4. Staat de e-mail niet op verzonden? Controleer dan de kolom 'Server Message' voor de foutmelding.

Let op! Een e-mail kan door Microsoft geaccepteerd zijn, terwijl de uiteindelijke aflevering daarna nog door Exchange Online wordt verwerkt. Controleer daarom bij twijfel ook de mailbox van de afzender en eventuele foutmeldingen of retourberichten in Outlook.

Factuurkopie via Bcc gebruiken bij e-mail via Microsoft

Microsoft ondersteunt Bcc-ontvangers bij het versturen van e-mail via Microsoft Graph. Bcc-ontvangers zijn niet zichtbaar voor de andere ontvangers van de e-mail.

Gebruik je het veld 'E-mailadres kopie facturen/declaraties'? Dan wordt dit adres bij het mailen van facturen als Bcc-ontvanger toegevoegd. Dit wordt bijvoorbeeld gebruikt om een kopie van facturen naar de boekhouder of boekhoudsoftware te sturen.

Controle bij problemen met de factuurkopie

Komt de factuurkopie niet aan? Controleer dan eerst of James de mail heeft verstuurd en wat Microsoft daarna met de mail heeft gedaan.

  • Controleer in "Home > Email logging" of de e-mail is verzonden.
  • Controleer de kolom 'Server Message' op een foutmelding.
  • Controleer of de e-mail wel aankomt bij de gewone ontvanger, maar niet bij het adres voor de factuurkopie.
  • Controleer of het probleem bij één adres voorkomt of bij meerdere adressen voor factuurkopieën.

Let op! Microsoft telt To-, Cc- en Bcc-ontvangers samen mee als ontvangers van één e-mail. Gebruik de factuurkopie daarom niet voor grote mailings naar veel ontvangers tegelijk.

Factuurkopie naar boekhouder of boekhoudsoftware komt niet aan

Gebruik je het veld 'E-mailadres kopie facturen/declaraties' om facturen naar de boekhouder of boekhoudsoftware te sturen en komen deze niet binnen? Dan kan het probleem op meerdere plekken zitten:

  • James heeft de e-mail niet of niet volledig aangeboden aan Microsoft.
  • Microsoft heeft de e-mail geweigerd, vertraagd, gefilterd of in quarantaine geplaatst.
  • Microsoft heeft de e-mail afgeleverd, maar het mailadres verwerkt de e-mail of bijlage niet.
  • Het verzendende e-mailadres is in de boekhoudsoftware niet gemachtigd om facturen aan te leveren.

Laat de Microsoft 365-beheerder daarom een Message Trace uitvoeren in Exchange Online op het mailadres als ontvanger, rond het moment waarop de factuur vanuit James is verzonden.

Uit deze controle blijkt of Microsoft de e-mail aan het Bcc-adres heeft afgeleverd, geweigerd, uitgesteld of gefilterd.

Wat betekent de uitkomst?

  • Microsoft toont de mail als afgeleverd: de verzending vanuit James en Microsoft lijkt goed te gaan. Controleer dan in de boekhoudsoftware of het verzendende e-mailadres gemachtigd is om facturen naar het Digitale Archief, Mail & Herken-adres of een vergelijkbaar aanleveradres te sturen.
  • Microsoft toont de mail als geweigerd, gefilterd of in quarantaine: controleer de instellingen in Microsoft 365, zoals Exchange mailflow, Defender, quarantaine of blokkeringsregels.
  • Microsoft toont geen mail naar het mailadres: controleer in James of het veld 'E-mailadres kopie facturen/declaraties' correct is gevuld en neem contact op met James Support met een voorbeeldfactuurnummer en verzendtijdstip.

Agenda koppelen

Volg deze stappen om in te regelen dat de agenda's van de gewenste medewerkers worden gekopieerd naar de gekoppelde Outlook-agenda.

  1. Navigeer naar "Praktijk > Medewerkers".
  2. Open de medewerker wiens agenda je wilt kopiëren.
  3. Activeer de instelling 'Zet afspraken door naar Microsoft Outlook 365 agenda'.
  4. Sla de algemene medewerkersgegevens op.
  5. (Optioneel) Herhaal stappen 2 t/m 4 om de agenda's van andere medewerkers ook te koppelen.

Veelvoorkomende controlepunten

  • Controleer of de juiste machtigingen zijn toegevoegd in Microsoft Entra.
  • Controleer of beheerderstoestemming is verleend voor de toegevoegde machtigingen.
  • Controleer of de Client secret, Client ID en Tenant ID juist zijn overgenomen.
  • Controleer of de Client secret niet is verlopen.
  • Controleer of in James de juiste functionaliteit is aangevinkt bij de Online Dienst.
  • Controleer of de e-mailinstelling onder "Praktijk > Voorkeuren > E-mail instellingen" op 'Online dienst instelling Microsoft' staat.
  • Controleer bij Bcc-problemen of Microsoft de mail naar de Bcc-ontvanger terugvindt in Message Trace.

Gerelateerd aan

Verwante artikelen